[Résolu] Comment générer un planning médical automatique ?

Comment générer un planning médical automatique ?

La gestion du planning médical reste un véritable casse-tête sans logiciel adéquat. D’un côté les directeurs de structures médicales ont pour mission d’optimiser l’organisation générale pour obtenir des performances satisfaisantes, de l’autre, ils doivent prendre en compte les desideratas des différents médecins, (notamment Chirurgiens, Anesthésistes, Radiologues) et des infirmiers. Pour répondre aux enjeux de la planification médicale, il faut en effet savoir soigner le capital humain autant que l’agenda médical. Dans cette perspective, appvizer attire votre attention sur la génération de plannings complexes en automatique.

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Les composantes du planning médical

Le responsable planning (ou la secrétaire) doit savoir jongler entre les spécialités, les ressources humaines, les plateaux techniques (comme les plateaux d’interventions chirurgicales ou de radiologie), afin d’organiser le temps de travail de l’ensemble de son équipe médicale.

Si l’objectif final est d’apporter les meilleurs soins aux patients, de nombreux éléments participent à l’atteindre :

  • réunir les spécialistes nécessaires à une intervention au moment planifié,
  • organiser le roulement des salles d’interventions,
  • tenir comptes des horaires effectués et adapter le temps de travail,
  • comptabiliser les heures supplémentaires,
  • avoir observer la pénibilité éprouvée par chaque membre,
  • attribuer des jours de repos compensatoires selon un barème défini,
  • faire preuve d’équité entre chacun,
  • prendre en compte les desideratas,
  • prévoir le planning de garde,
  • gérer les congés, les astreintes,
  • fournir une visibilité cohérente de l’agenda avec les rendez-vous,
  • gérer avec les outils mis en place les remplaçants,
  • etc.

Le planning médical est ainsi un générateur de stress permanent pour la personne en charge de le définir.

Les desideratas du personnel, source de tensions omniprésentes

Outre le fait qu’un planning médical est chronophage à mettre en place, il peut facilement devenir un cauchemar à vivre : l’anecdote du médecin en charge du planning qui finit le planning tard le dimanche soir pour se faire submerger de remarques désobligeantes le lundi matin n’est pas une légende mais une réalité.

Un simple échange de gardes, des heures supplémentaires, un weekend prolongé, une maladie, une défaillance, et c’est le « cauchemar en cuisine ».

Passons en revue les attentes respectives des parties prenantes dans une clinique ou un hôpital :

 
Type de personnel Motivations Attentes
Responsable planning

Secrétaire

Confort des équipes

QVT (qualité de vie au travail)

Identifier les sources d’erreur

Des plannings plus fiables

Des plannings plus faciles à générer

Eviter les conflits

Directeurs d’établissement

Financiers - DAF

Augmenter la performance globale

Optimiser la productivité

Optimiser le budget, le coût du travail

Veiller à la réputation de la structure

Attirer les talents et les patients

Médecins

Praticiens

Personnel médical

Réussir l’équilibre entre vie professionnelle et personnelle

Zénitude

Visibilité sur son agenda à plusieurs mois

Moins de tensions, plus de zénitude

Augmenter la qualité fournie aux patients

Se dégager du temps pour sa vie personnelle

Une erreur de planning et c’est la panique à la clinique

Une mauvaise gestion du planning médical peut entraîner une réaction en chaîne et affecter rapidement toute la structure médicale.

Une erreur de planning peut provoquer des tensions et des conflits sévères entre membres du personnel d’un hôpital par exemple : l’impression d’inégalité légitime ou mal perçue provoque une fatigue et une baisse de productivité.

Sans indicateurs définis et facilement mesurables, difficile d’évaluer la pénibilité, de respecter le principe d’égalité, ou encore de comptabiliser les heures de travail de manière équitable.

Combien d’heures perdues à essayer de courir après le temps perdu d’avance ?
Qui voit venir le burn out ?
Qui est capable de prévenir le surmenage ?

Si la réputation et l’image de l’établissement peuvent souffrir, la qualité de vie du corps médical est en péril. A ce stade, nous n’osons pas imaginer la qualité des services rendus auprès des patients…

Pour 65% de médecins, la qualité des soins est affectée au point de mettre en danger la vie du patient.

Source : Association SPS (soins aux professionnels de santé)

Les 4 causes du burn out chez les médecins

Le Département Universitaire de DPC des facultés de médecine de Toulouse établit 4 types de facteurs entraînant le burn out.

Parmi les 4 facteurs du burn out chez les médecins, observez bien le nombre d’éléments importants qui concernent ou découlent d’une bonne planification médicale :

  1. Le contenu du travail : la durée, la cadence, dont le poids négatif est augmenté par la quantité de consultations, les difficultés et les obligations administratives, et autres sources qui viennent altérer la continuité du travail.
  2. L’organisation du travail : la gestion des urgences, du planning de garde, le manque de vérification, les horaires inadaptés au rythme biologique et à la vie sociale et familiale, les difficultés à gérer les absences et les remplacements.
  3. Les relations de travail : un climat souvent défavorable à la cohésion, la communication et l’entraide, l’agressivité et le manque de reconnaissance des patients, ajoutés à un manque de soutien de la direction.
  4. L’environnement du travail : des complications dues à une mauvaise gestion, des lieux de travail inadaptés, le poids des contraintes administratives et des contrôles, l’impact des arrêts maladie sur la répartition des tâches.

Pouvoir enfin lâcher prise avec un logiciel de planning

Vous pouvez cependant raviver facilement les couleurs de ce tableau noir pour garantir le bien-être de vos blouses blanches, ainsi que celui du secrétariat médical.

Les solutions apportées par un logiciel de planning médical permettent au gestionnaire de se libérer des contraintes de gestion du personnel, tout en étant capable de répondre aux desideratas de chacun, de manière adaptée et évolutive.

Sur le marché des logiciels dédiés à la gestion de planning médical, vous pouvez vous orienter vers diverses possibilités :

  • un outil utile pour gérer vous-même votre planning de manière plus évoluée qu’avec Excel,
  • un logiciel en ligne qui permet de contrôler le temps de travail,
  • une solution qui prend en compte les desideratas des médecins,
  • un service pour partager l’information avec les autres membres,
  • un logiciel capable de planifier un planning médical en fonction de contraintes personnalisées.

Vous voulez vraiment siffler en travaillant ? Passez au crible les capacités d’un logiciel à s’adapter à la grande variété des contraintes spécifiques à votre structure médicale.

Mon planning professionnel doit être synchronisé avec mes confrères anesthésistes et chirurgiens, mes patients, et les disponibilités techniques de la clinique dans laquelle j’exerce.

Cette expression est bien légitime émanant d’un médecin et raisonne de bon sens. Posez-donc la colle à votre secrétariat médical, ajoutez au passage quelques absences, urgences et desideratas : il y passera la nuit.

Pour lâcher vraiment prise et adopter une attitude plus zen, il faut savoir aussi lâcher prise sur le planning, et s’appuyer sur une solution spécialisée permettant la génération de plannings automatiques sous contraintes.

Générer ses plannings médicaux automatiquement

La solution innovante Outburn propose de vous débarrasser de votre planning médical et du stress qui va avec. Prenons notre stéthoscope pour l’examiner de plus près. Ce logiciel conçu avec l’aide d’un médecin fonctionne en 3 étapes afin de répondre aux planifications les plus complexes :

Etape n°1 : analyse et intégration de vos contraintes

Un cahier des charges sur mesure est défini après analyse de votre environnement de travail. Le logiciel intègre toutes les spécificités de votre établissement médical : multi-contraintes, multi-équipes, multi-plateaux, multi-lieux, ainsi que les desideratas de vos utilisateurs.

Toutes les informations essentielles telles que le compteur temps pour mesurer le temps de travail, le nombre et les spécialités de votre effectif, vos moyens matériels, et même l’incompatibilité entre 2 praticiens cohabitent ensemble !

Etape n°2 : génération automatique de plannings médicaux optimisés

La gestion des contraintes d’organisation, de compétences est centralisée : la solution analyse et exploite toutes les données pour générer automatiquement vos plannings médicaux.

Chaque planning médical est optimisé en tenant compte des contraintes renseignées en amont : ceci représente un gain de temps considérable, en procurant un confort de travail profitable à tous. Les bonnes ressources sont réunies au bon endroit, au bon moment.

Etape n°3 : pilotage et visibilité opérationnelle jusqu’à 6 mois

Ce logiciel de gestion de planning permet le partage des plannings et leur synchronisation automatique : la visibilité est transparente et chacun peut émettre ses souhaits pour modifier par exemple son planning de garde.

Le suivi des plannings et des compteurs temps est facilité. Atout : la connexion des compteurs temps avec votre logiciel de paie.

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Faire évoluer son planning en toute quiétude

Disposer d’un agenda médical en ligne c’est bien. Pouvoir le faire évoluer sans retomber dans le piège du casse-tête, c’est mieux : Outburn offre un service d’assistance aux structures médicales qui les aident à s’adapter à de nouvelles situations, aux changements d’organisation, aux nouveaux desideratas comme les échanges de postes.

Avec le temps et à l’usage, la solution permet également de prendre du recul : certains établissements médicaux ont par exemple pris la décision de valoriser la pénibilité à travers un indicateur.

Exemple : la garde de Noël ou la veille de jours fériés sont reconnues comment étant des gardes difficiles. Certains établissements valorisent ce type de jour de travail en donnant en compensation un taux de rémunération qui « vaut triple », d’autres structurent attribuent des jours de repos compensatoires plus nombreux.

Vous ne disposez pas d’une solution qui vous permet de résoudre convenablement vos problèmes de planification et d’organisation du temps de travail ? Les symptômes traumatiques persistent ? Passez à la génération de plannings médicaux automatique.

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