AS-Ouvrage : Module de gestion d'acquisitions d'ouvrages et de documents

AS-Ouvrage est un module qui gère les acquisitions d'une bibliothèque, médiathèque, ludothèque et service de documentation.

Le module permet de gérer toutes les actions liées à l'acquisition d'un ouvrage et d'un document, de la suggestion d'achat à la gestion des budgets.

Gestion simplifiée des acquisitions

Une commande peut se limiter à un fournisseur et à un ouvrage. Le ou la gestionnaire peut éditer un bon de commande selon un modèle standard ou personnalisé. Le bon de commande peut également être paramétré en fonction de la langue du fournisseur.

La suggestion d'acquisition d'ouvrage s'appuie sur des fichiers d'autorités. La vérification de doublons est réalisée lors de la saisie de ces fichiers d'autorité.

Traitement des réceptions et réclamations

La réception d'un ouvrage ou d'un document va mettre à jour les données bibliographiques du catalogue, ainsi que les informations de gestion des réceptions. 

Le traitement des réceptions permet au gestionnaire de détecter si un ouvrage est manquant ou non. Cette analyse permet de créer automatiquement des réclamations. Le module génère un texte, lors de l'édition d'une réclamation, qui peut être modifié avant d'être envoyé au fournisseur.

Fonctionnalités liées au catalogage

Une notice est automatiquement créée lors de la réception d'un ouvrage. Cette notice permet de classer et mettre l'ouvrage à la disposition des adhérents.

Le catalogage tient compte des différents collections, des fiches bibliographiques et de leurs exemplaires. La gestion du catalogage permet également d'enregistrer des métadonnées liées à l'ouvrage comme : l'éditeur-trice, les auteurs-trices, les matières abordées sous forme de mots-clés, etc.

Accessibilité aux outils de gestion

Les budgets sont régulièrement actualisés en fonction des commandes et de leurs mouvements.

Les statistiques peuvent être éditées à partir des fichiers d'autorités, mais également à partir du coût des commandes et des acquisitions. Les résultats peuvent être visualisés, envoyés et stockés dans un fichier. Le stockage de ces données, permet au gestionnaire de reprendre les résultats sur un logiciel de traitement de texte ou un tableur.