Débordé·e ? Maîtrisez l'art de la planification des tâches pour triompher !

Au travail, la planification des tâches est primordiale, elle vous donne une visibilité sur ce que vous avez à faire, dans quel ordre et sans omissions !
Il est très important que vous soyez organisé pour accomplir vos différentes missions, notamment en gestion de projet. 

Vous savez ainsi où vous en êtes vous-même, vous favorisez le travail d'équipe et vous êtes à même de communiquer sur vos avancements auprès de votre direction, vos partenaires et vos clients.

Nous vous guidons dans cette étape cruciale alliant organisation, collaboration et productivité.

La planification a pour objectif de déterminer et d’ordonnancer les tâches à effectuer au sein d’un projet, puis d’estimer leur durée et les ressources nécessaires à leur accomplissement.
Il existe plusieurs techniques pour parvenir à découper un projet en tâches et pour les répartir sur un planning.

La gestion des tâches compte un ensemble d’actions :

1. l’identification des tâches, grâce au découpage du projet,
2. la priorisation des tâches : l’ordonnancement des tâches les unes par rapport aux autres,
3. la planification des tâches : leur répartition dans le temps,
4. la répartition des tâches : l’allocation des ressources.

Interconnectées, ces actions nécessitent parfois de passer à l’étape suivante puis de réajuster. Par exemple, des contraintes dans la répartition des ressources humaines peuvent amener à revoir la planification.

La planification est bien entendu étroitement liée au facteur temps (quand ?), mais aussi :

• aux objectifs (quoi ?),
• aux parties prenantes (qui ?),
• aux méthodes et outils (comment ?), 
• aux contraintes :
  • les ressources sont souvent limitées (main d’œuvre, matériel) ; 
  • la durée du projet doit être la plus courte possible ;
  • le coût doit être le moins élevé possible et rentrer dans le budget initialement alloué ; 
  • la qualité doit être optimale et conforme aux prévisions.

Ainsi, 5 paramètres essentiels sont à prendre en compte : 

• la qualité, 
• le coût, 
• le délai, 
• la performance, 
• les risques.

La planification des tâches est primordiale car elle permet :

• de définir l’enchaînement logique des tâches entre elles et dans le temps,
• d’exprimer un besoin en ressources ou moyens,
• d’analyser les charges de travail,
• de prendre en compte les facteurs de risques (contraintes extérieures au projet),
• de comparer l’avancement réel par rapport aux prévisions,
• d’analyser les conséquences d’un écart entre ce qui était planifié et le réel, 
• d’identifier les dates de début « au plus tard » des tâches, et de fin « au plus tôt »,
• de simuler des hypothèses optimistes, pessimistes, ou probables,
• de prioriser les tâches.

Voilà le secret ! Pour améliorer la faisabilité du projet, il faut rendre les tâches plus abordables et moins effrayantes, pour mobiliser et motiver les collaborateurs. Chaque tâche réalisée devient alors une réussite réconfortante.

Le découpage des tâches permet aussi de faciliter l’estimation des durées et des coûts, et d’écarter de nombreux facteurs de risques dus à des projections trop éloignées dans le temps. C’est ce qu’on appelle l’effet tunnel : il est impossible d’évaluer la charge de travail autrement.

Idéalement, la tâche découpée est rapide (une journée par exemple) et « atomique » : c’est une unité du projet, elle peut être réalisée seule.
Si elle dépend des autres et que ses contours sont trop flous, il faut revoir le découpage. Pour ce faire, plusieurs méthodes peuvent vous aider.

Cette méthode de la carte mentale, qui permet d’organiser son esprit et de prendre des décisions réfléchies en faisant le tour d’une problématique, peut être utilisée en individuel ou en groupe.
L’objectif principal est inscrit au centre, donnant naissance à des branches de mots clés qui se créent au fur et à mesure, d’où partent d’autres idées, tâches et contraintes. Le schéma va du général (au centre) vers le spécifique.

Chef de projet, équipe projet, votre travail ne s’arrête pas là : maintenant que les différentes tâches sont bien identifiées, il vous faut établir leur interconnexion (ou interdépendance).

Les tâches peuvent être : 

• successives, 
• simultanées, 
• convergentes.

Mais lesquelles réaliser en premier pour un enchaînement logique et fluide ?

Deux critères entrent en jeu :

• l’importance de la tâche dans l’ensemble du projet,
• son degré d’urgence.

Organigramme des Tâches du Projet (OTP) en français, c’est l’une des méthodes opérationnelles les plus connues pour découper un projet en unités gérables. 
Il s’agit d’un mapping hiérarchique qui part des activités majeures à réaliser, c’est-à-dire des livrables principaux et sous-livrables (ci-dessous projet mère et tâches enfants) vers les tâches nécessaires à leur réalisation et les sous-tâches.

Pour cela, il faut bien entendu :

• avoir réalisé un inventaire exhaustif de tous ces livrables et tâches en amont,
• identifier les tâches interdépendantes liées à des livrables et sous-livrables bien définis (organisées ci-dessus en colonnes).

Dans la gestion de projet agile, cette méthode de priorisation se concentre justement sur l’importance de la tâche et son impact sur la réalisation du projet.

Il y a les tâches :

• Must have : indispensables,
• Should have : importantes,
• Could have : peu impactantes,
• Won’t have but would like : optionnelles.

Elle priorise l’importance sur l’urgence.

NB : Le même type de matrice peut être utilisé avec les critères « gain » et « effort » :

C’est une technique mathématique informatisée qui propose plusieurs schémas possibles et leurs probabilités de réalisation suivant les décisions prises. Toutes les conséquences des choix intermédiaires sont comprises dans le calcul.

La multiplication des critères (scoring)

1. Listez les tâches à effectuer, dans n’importe quel ordre ; 
2. Si vous comptez 5 tâches, attribuez à chacune d’entre elles des notes d’urgence et d’importance de 1 (minimum) à 5 (maximum) ;
3. Multipliez les deux notes ;
4. Dans la colonne priorité, la plus urgente est celle qui a la note la plus élevée, etc.

Cela fonctionne aussi avec les critères « gain »/« effort ».

Le diagramme de PERT

Il schématise la connexion entre les tâches.

La durée estimée permet d’établir le chemin le plus court, mais aussi d’amener à la méthode du chemin critique, qui identifie le chemin le plus critique, le plus long pour atteindre l’objectif.

Cette méthode, mise au point par Morgan Walker et James Kelley en 1957 pour gérer des projets avec un grand nombre de tâches, est remise en question car elle ne prend pas en compte les ressources humaines, budgétaires, matérielles et technologiques, essentielles pour une projection réaliste.

Comme pour le découpage et les méthodes d’ordonnancement des tâches, ces deux phases sont réunies dans un même point car elles vont de pair.
De nombreux outils de planification des tâches existent. En voici un panel.

Pour pallier les lacunes de la méthode du chemin critique, de nombreux responsables projets préconisent plutôt la méthode de la chaîne critique, car elle tient compte :

• des ressources disponibles, de leur nivellement,
• des facteurs de risques (coûts cachés, retards, défaillances),
• des conflits de priorité dus au multitasking des collaborateurs, ces derniers ne pouvant pas se consacrer pleinement à plusieurs tâches en même temps,
• d’une mutualisation des marges de sécurité des tâches critiques (tampon projet ou buffer).

Retrouvez dans cet article des extraits de formation sur les méthodes PERT et de la chaîne critique, rapides et concrets.

Il présente graphiquement l’avancement des tâches et leurs échéances, avec la liste des activités (en ordonnée) et les unités de temps (en abscisse).
A chacune de ses tâches peuvent être liées :

• des ressources (moyens humains ou matériels), 
• des connexions (avec d’autres tâches), 
• des dates (de début et de fin).

Le diagramme de Gantt (du nom de son créateur, Henry Gantt) est très utilisé car il est :

• simple d’utilisation, 
• pratique à mettre à jour, 
• facilement compréhensible des experts comme des néophytes, 
• très visuel,
• structurant,
• collaboratif,
• dynamique.

Exemple 2 :

En parallèle, un tableau de répartition des tâches peut être réalisé, appelé parfois le kifékoi ?
Synthétique, il fournit au chef de projet un outil de pilotage résumant les missions de toutes les parties prenantes et les moyens à mettre en œuvre pour les réaliser. 

Exit les panneaux muraux à gouttières ou à fiches en T !

Quant à Excel, dont les fonctionnalités peuvent être poussées à condition de les maîtriser, pourquoi pas. Mais pour les novices et les gestionnaires de projet qui n’ont pas de temps à perdre, passez votre chemin !

Excel est :

• chronophage,
• pas adapté au travail collaboratif,
• pas mobile,
• peu lisible quand de nombreuses tâches sont planifiées.

Petit aperçu du planificateur de tâches sur Excel avec la réalisation d’un diagramme de Gantt :

Et maintenant, bienvenue dans l’ère du numérique, de la collaboration et de la mobilité !

Créez des tâches, avec des couleurs dédiées, des récurrences, des débuts et des fins. Elles s’afficheront ensuite dans votre agenda en ligne, consultable depuis votre ordinateur ou votre smartphone, et vous enverront des rappels.
Vous pouvez aussi inviter des personnes et ajouter des pièces jointes.
C’est mieux qu’Excel pour la collaboration, mais cela ne permet pas de faire des diagrammes par exemple, ni d’avoir une visualisation d’ensemble, des rapports personnalisés, etc.

De nombreuses applications du type to do list existent, telles que Wunderlist et Todoist. Mais leurs fonctionnalités sont plutôt basiques. Pour en avoir plus, il faut souvent passer à la version premium.

Exemple avec Todoist, qui détecte automatiquement certaines informations clés dans votre langage (« réunion chaque lundi ») et automatise la tâche récurrente.

Autres avantages : 

• checklist, 
• notifications géolocalisées, 
• synchronisation avec iCal, Google Agenda, etc.,
• gratuité pour 80 projets actifs.

Entièrement configurable, Redmine s’adapte facilement aux spécificités de vos projets. Vous pouvez créer autant de champs que vous le souhaitez sous forme de tickets (demandes d’actions), afin de les regrouper et de les filtrer rapidement. 
Comme tout logiciel open source, il faut compter un temps de configuration et des compétences IT en interne, mais l’outil en vaut la peine en s’adaptant à vos besoins et vos contraintes.

Redmine propose entre autres :

• un nombre d’utilisateurs illimité,
• une connexion sécurisée avec login et mot de passe,
• un aperçu de tous les projets en cours,
• une feuille de route (roadmap),
• une visualisation sous forme de calendrier ou de liste, 
• la création de listes personnalisées,
• le partage avec les membres de votre équipe,
• la création de tickets avec titre, description, numéro et champs personnalisables,
• la génération de rapports (graphiques de Gantt, d’avancement [burndown chart]).

C’est un logiciel de gestion de tâches et de gestion de projet conçu pour la collaboration et la planification de projets de taille intermédiaire.

Il offre une expérience utilisateur et collaborateur agréable avec une interface intuitive et des fonctionnalités bien pensées.
Il permet notamment l’intégration de nombreux outils tels que Redmine, Gmail, Outlook, Slack, Zapier, etc.

Asana propose une version gratuite jusqu’à 15 utilisateurs et une version premium à partir de 5,75 €/mois/utilisateur pour les petites entreprises.

Beesbusy est un logiciel français de gestion de projet, idéalement adapté aux entreprises allant de 20 à 300 utilisateurs. Sa promesse : vous faire gagner en efficacité dans la planification et la gestion quotidienne de vos tâches et projets.

Beesbusy propose une offre gratuite avec projets, liste et tâches illimités pour une organisation simplifiée, sans frais. À noter que pour ses offres payantes, l’éditeur intègre le fait que « tous les utilisateurs ne sont pas actifs » : il prend en compte les utilisateurs occasionnels pour une tarification dégressive plus juste.

Parmi les forces de Beesbusy pour la planification de tâches :

• la visualisation des tâches en liste pour les gérer en groupes, en mode Kanban,
• la priorisation des tâches facilitée visuellement (elles restent visibles en haut de la liste),
• un diagramme de Gantt par projet avec un affichage permettant de planifier sur des durées courtes ou longues, disponible aussi en vue multi-projets,
• la possibilité de ventiler facilement la charge de travail par ressource, de façon distincte à la durée de la tâche, pour se projeter concrètement dans la faisabilité du projet dans les délais espérés,
• une simplicité d’utilisation reconnue par ses utilisateurs qui le préfèrent à Trello, grâce à un soin spécifique apporté à l’ergonomie.

C’est un outil de gestion des tâches très intuitif à destination des équipes travaillant en mode projet. Il s’adapte à tous les projets et processus de travail agiles. Son interface est agréable et personnalisable.
Combiné avec MindMeister, il permet de créer et de collaborer sur des cartes mentales (mind mapping).

MeisterTask propose aussi une version gratuite, cliquez sur le lien pour voir ce qu’elle inclut.

Il propose :

• la création et la gestion de tableaux de bord personnalisables, 
• des tableaux Kanban, 
• des calendriers éditoriaux, 
• l’automatisation de certaines tâches,
• des intégrations faciles avec les outils utilisés par votre équipe (Github, Office 365, G Suite, Outlook, Zapier, etc.),
• l’ajout de documents,
• la connexion et la dépendance entre les tâches,
• des champs personnalisables dans chaque tâche, etc.,
• une application mobile gratuite pour iPhone et iPad.

Microsoft Planner fait partie de la suite Office 365.
Il est souvent comparé à Trello pour son ordonnancement des tâches : 

• des colonnes personnalisables, 
• des cartes symbolisant les tâches, déplaçables de colonne en colonne. 

Il permet aussi :

• le partage des fichiers, 
• les discussions sur le travail en cours,
• des mises à jour sur l’avancement.

Il est gratuit pour toute personne abonnée à Office 365 particulier ou entreprise, sinon retrouvez tous les tarifs pour les PME ici

Trello est une application qui permet de créer facilement des espaces visuels divisés en étapes pour organiser et suivre l’avancement de vos projets de manière fluide. 

Très apprécié des équipes créatives, il offre une visualisation rapide de l’avancement du projet grâce à des tableaux inspirés de la méthode Kanban (post-it sur un tableau blanc).
Comme Microsoft Planner, il n’est pas adapté aux projets complexes, mais c’est une bonne solution pour une gestion des tâches simple.

Les solutions ne manquent pas pour faciliter la gestion de vos tâches et optimiser la planification de votre travail.
Il est très intéressant d’en choisir une qui permette l’intégration des outils dont vos équipes se servent déjà au quotidien, telles que Asana ou MeisterTask, pour un gain de temps exponentiel et un pilotage très intuitif.
Testez les versions gratuites et partagez vos expériences avec nous !