Ces tableurs en ligne vous feront oublier Excel !

On a tous besoin d’un tableur : pour faire une liste, établir un budget, diffuser un sondage… Ils font maintenant partie intégrante de la vie quotidienne de bon nombre de professionnels. Qui n’a jamais utilisé Excel pour collecter des données, les analyser, suivre des indicateurs ?

Si Excel est un outil bureautique connu et reconnu, il est rare que ses utilisateurs sachent l’utiliser correctement car il apparaît trop complexe. Des alternatives à Excel existent pour gagner en simplicité : les tableurs en ligne.

Qu’est-ce qu’un tableur en ligne ? Et quels en sont les avantages ?

Excel fait encore office de référence. Pourtant, il a un gros défaut : celui de ne pas être collaboratif. Or, en entreprise, on a souvent besoin d’accéder à un document en même temps qu’un collègue. Quand l’accès est limité à une seule personne en mode écriture, la productivité de l’ensemble de l’activité ralentit. Le besoin d’un tableur partagé est évident.

ℹ️ Note : il est désormais possible pour plusieurs utilisateurs de coéditer une feuille Excel simultanément. Plusieurs conditions doivent être réunies :

• disposer d’un abonnement Office 365,
• disposer de la dernière version d’Office (sur Windows),
• télécharger un classeur sur OneDrive, OneDrive Entreprise ou SharePoint Online,
• partager le classeur avec la ou les personnes concernées.

Le support en ligne Office précise : « Veuillez noter que si vous avez un compte professionnel ou scolaire, votre version d’Office ne prend peut-être pas en charge la coédition pour le moment. »

Contrairement à Excel que vous devez installer sur votre ordinateur (on premise), les tableurs en ligne sont accessibles via un navigateur grâce à une connexion internet. C’est la magie du cloud !

Ils présentent bien d’autres avantages :

• ils synchronisent automatiquement les modifications et mettent à jour les données sur tous les supports, pour tous les utilisateurs ;
• ils facilitent le travail collaboratif ;
• ils évitent les erreurs de versionnement de documents ;
• ils sont accessibles à distance, sur tout support (ordinateur, tablette, smartphone via une application mobile) ;
• ils peuvent être partagés plus simplement avec un lien ;
• ils libèrent de l’espace de stockage sur votre ordinateur ;
• ils évitent les mises à jour et changements de version : les évolutions sont transparentes pour l’utilisateur.

👉 Travailler dans un tableur en ligne, donc sur internet, ne signifie pas que vous risquez d’être bloqués dans votre travail en cas de coupure, par exemple. Les documents sont toujours accessibles hors connexion, et la synchronisation des données se fait dès que la connexion est retrouvée.

Le cloud a permis l’émergence de pratiques nomades dans la sphère professionnelle, favorisant deux phénomènes :

• le travail à distance, avec le développement croissant du télétravail ;
• le BYOD (Bring Your Own Device), qui consiste à utiliser un appareil personnel (smartphone, tablette ou ordinateur) dans le cadre professionnel.

Différents tableurs en ligne existent, comme les bien connus Google Sheet, ou encore des logiciels libres, ou open source, comme Framacalc ou les tableurs OpenOffice ou LibreOffice.

Nous vous présentons plusieurs alternatives à Excel en ligne pour simplifier votre utilisation d’un tableur.

Les utilisateurs en quête de tableur en ligne fuyant Excel se tournent souvent vers Google Sheets. Cet outil fait partie de la suite Google WorkSpace et s’accompagne d’un espace de stockage cloud lié à Google Drive. L’avantage indéniable de cet outil est qu’un compte Google suffit pour y avoir accès gratuitement, et c’est bien cela qui séduit les utilisateurs.

Ses fonctionnalités sont très proches de celles d’Excel :

• fonctions : somme, soustraction, multiplication, fraction ; moyenne, minimum, maximum ; calcul d’intérêts, d’amortissements, actualisation ;
• tri et filtre des cellules pour un affichage personnalisé des données ;
• mise en forme des lignes et colonnes : format des données, polices, bordures, hauteur et largeur des lignes et colonnes, etc. ;
• insérer des lignes, insérer des colonnes, fusionner plusieurs cellules, etc. ;
• importer et exporter des données dans votre feuille de calcul, au format CSV, XLS ou XLSX le plus souvent ;
• création et insertion de graphiques, d’images, etc.

L’enregistrement en ligne est automatique et se fait en continu, vous protégeant des bugs : en cas de problème, vos modifications ne sont pas perdues.

En revanche, si vous souhaitez construire des tableaux très complexes, vous serez rattrapés par sa limite de taille : 2 millions de cellules maximum (soit 77 000 lignes avec les 26 colonnes par défaut). À partir d’une dizaine d’onglets, vous risquez de constater un ralentissement à l’ouverture de votre tableur.

ONLYOFFICE est une suite bureautique et collaborative open source appréciée des PME, notamment dans l’enseignement et les organisations gouvernementales.
Elle propose un tableur en ligne intuitif, qui ressemble à celui d’Excel, ainsi que le traitement de texte, un outil de présentation et des fonctionnalités de GED et de CRM, entre autres !

Les fonctionnalités du tableur en ligne comprennent :

• deux modes de co-édition, en temps réel ou temporairement verrouillée,
• le partage sécurisé de fichiers avec gestion des droits,
• le suivi facilité des modifications et des révisions,
• l’historique des versions,
• l’export des feuilles de calcul au format PDF,
• l’automatisation des calculs en ligne,
• l’analyse des données, avec ajout de graphiques et d’équations aux rapports,
• le choix parmi 400 fonctions et formules,
• l’édition de commentaires sur les cellules,
• la discussion avec les collaborateurs en ligne sans quitter l’éditeur, etc.

Cette alternative open source à Excel a l’avantage d’offrir une haute compatibilité avec les formats MS Office ainsi qu’une centaine de connecteurs logiciels, pour une intégration à Alfresco, Nextcloud, DocuSign, ownCloud, etc.

En prime :

• l’outil est régulièrement mis à jour,
• il peut être autohébergé ou utilisé dans le cloud,
• son prix est très abordable et une version gratuite de 3 mois est disponible.

Quip est une suite bureautique pensée pour le travail d’équipe. L’interface est facile à prendre en main puisqu’elle ressemble à Excel. Vous pouvez opter, au choix, pour :

• la création de tableaux individuels,
• la création de reportings complets et plus lourds grâce à plus de 400 fonctions.

Les feuilles de calcul sont disponibles hors connexion, sur téléphone ou tablette. Enfin, tout est propice au partage : le chat pour échanger, le gestionnaire de tâches pour s’organiser, les wikis pour assurer la mise en commun et les supports en ligne.

Racheté par Salesforce en 2016, Quip est idéal pour les équipes ayant l’habitude de travailler avec ce CRM car les deux outils sont parfaitement intégrés.

Rowshare est un tableur en ligne collaboratif : il vous permet de collecter et de classer des données avant de les exploiter. Créer des tableaux n’a jamais été aussi simple : vous pouvez partir d’un modèle existant, ou créer votre tableau de A à Z. Plus qu’un tableur, Rowshare est à la croisée entre votre logiciel métier et une base de données.

Sa grande force est la spécialisation des tableaux par métier :

• marketing,
• ressources humaines,
• ventes,
• gestion de projet,
• finance et comptabilité.

Chaque métier dispose d’un outil adapté à ses problématiques propres pour simplifier le suivi des projets.

La gestion des accès est simple à mettre en place mais puissante dans son utilisation : donnez accès aux bonnes données selon le profil d’utilisateur. L’administrateur du tableau peut voir toutes les données, mais un prestataire externe ne voit que celles le concernant, par exemple.

Zoho Sheet est l’outil tableur de l’éditeur indien Zoho. Il appartient à l’ensemble Zdocs regroupant des solutions bureautiques (traitement de texte, logiciel de présentation, etc.), ainsi que des outils métiers (CRM, gestionnaire de tâches, etc.).

Sheet permet :

• de créer des feuilles de calcul interactives,
• de partager vos tableaux avec vos collaborateurs pour discuter et résoudre des problèmes grâce aux commentaires,
• d’analyser vos données grâce à des tableaux de reporting et plus de 350 fonctions,
• de publier tout ou partie de vos tableaux en ligne, sur votre site par exemple.

Ces outils sont compatibles avec Excel : ils intègrent une fonction d’import et d’export de données, si vous devez partager votre tableau avec une personne réticente aux outils en ligne, ou si vous souhaitez réaliser des calculs poussés qui manqueraient dans votre tableur en ligne.

En utilisant un tableur en ligne, vous devenez mobile. Aussi ne tient-il qu’à vous de dire adieu à Excel pour choisir le tableur qui corresponde à vos besoins métiers !

Qu’est-ce qui vous retient d’utiliser un tableur en ligne ?

Article mis à jour, publié initialement en janvier 2017.