Réussir sa migration de messagerie professionnelle vers Zimbra

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Vous avez choisi la messagerie ou la suite productive qui répond à tous les besoins de votre entreprise. Les POC (Proof Of Concept) ont été de véritables succès auprès de l'équipe gestionnaire. Alors il ne reste plus qu'à migrer toutes les données (mails, agenda, contacts, notes, etc.) pour pouvoir en profiter. Comment éviter que le projet ne tourne au cauchemar ? Dans ce tutoriel en messagerie d'entreprise, nous vous détaillons les étapes de ce changement avec l'exemple de la suite collaborative Zimbra, proposée par l'hébergeur français Ovea.

Etude de l'existant

Cette première étape est cruciale pour analyser les besoins et anticiper toutes les contraintes techniques. Aujourd'hui, les messageries en ligne ne font plus seulement que de l'envoi de messages. Les agendas, les contacts et parfois même les notes sont liés pour fluidifier la gestion de vos échanges. Par conséquent, la migration à réaliser devra englober l’ensemble.

L'enjeu est d'anticiper les problèmes pour éviter tout ralentissement de la procédure et ainsi tenir les délais. Dans les cas simples, il n' a que la messagerie à migrer. Dans les cas plus complexes depuis MS Exchange Online, Google Apps for Work, Office 365, ou encore Lotus Notes, il faut migrer l'intégralité des comptes avec les calendriers, les contacts, les notes… en plus des Giga Octets de mails.

Le plus gros travail lors d'une migration de messagerie est dans la préparation. Passer par Ovea pour migrer sa messagerie professionnelle vers Zimbra est gage de sécurité et vous assure le service continu pour votre entreprise. La garantie de ne pas perdre de données est primordiale, d'autant plus qu'aujourd'hui les emails ont une réelle valeur juridique.

Création des comptes et pré-migration

Avant de réaliser la migration, il y a eu la validation du POC par l'équipe technique, puis la validation de la proposition commerciale par l'équipe dirigeante. L'existant est totalement étudié et toutes les étapes sont planifiées. Il s'agit maintenant de faire un test grandeur nature, appelé pré-migration par Ovea. Celle-ci va permettre de valider l'intégralité du processus et du contenu pour que le client voit comment cela va se passer avant de l'étendre à toute l'entreprise.

Une fois que le processus testé sur quelques personnes est validé, il est nécessaire de consolider toutes les données pour créer les comptes des utilisateurs : noms des utilisateurs, adresses et éventuellement les mots de passe et les informations concernant l’accès à des fonctionnalités particulières (volumétries différentes, synchronisation sur plusieurs supports, etc.).

L'hébergeur Ovea s'adapte à chaque client. Il va mettre en place une migration des emails entrants vers un autre serveur le temps de la migration. La mise en place d'une infrastructure comme celle-ci est uniquement possible avec des experts comme Ovea. Faire appel à des spécialistes, maîtrisant parfaitement le processus de migration complexe de données garantit de protéger l'intégralité de celles-ci.

Les mails sont les données les plus critiques dans le transfert de messagerie collaborative. En effet, les contacts, l'agenda ou les notes peuvent être exportés de l'ancienne messagerie, puis importés facilement dans la nouvelle grâce à leur format compatible avec toutes les messageries. Le problème de cette technique est la volumétrie : faire cette action manuelle pour une dizaine de collaborateurs est accessible, mais au-delà, il faut se tourner vers des professionnels pour automatiser ce processus.

Migration finale

La pré-migration est validée, tous les comptes sont crées et les mails sont gérés sur un serveur annexe pour garantir la conservation de toutes les données. Il est temps alors de passer aux choses sérieuses !

Après toute une série de tests supplémentaires, le changement des champs MX (Mail eXchanger) du DNS (Domain Name System) permet d’aiguiller les nouveaux mails entrants vers votre nouvelle messagerie Zimbra.

La migration finale doit être la plus courte possible. C'est pourquoi Ovea propose à ses clients de migrer leur messagerie durant les week-end afin que tout soit accessible pour les collaborateurs le lundi matin. Dans le cas de migrations pour de grosses structures, celles-ci sont réalisées en plusieurs lots de 1000 utilisateurs, par exemple.

La migration d'une messagerie peut être une étape clé dans votre entreprise. Cela n'est donc pas à prendre à la légère. L'étape de préparation est cruciale, donc se faire accompagner par des experts de la messagerie comme Ovea est important. Ils apportent une assistance, des formations et un support client qui vous permet à vous et vos équipes de prendre en main l’outil sans difficulté. La réversibilité complète des données et la transmission de comptes mail sont possible à tout moment si vous le souhaitez. Avec vos données intégralement migrées dans votre nouvelle messagerie Zimbra, il ne vous reste alors plus qu'à personnaliser la signature de vos emails !
 

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