

Pour assurer sa pérennité, l’entreprise doit savoir maîtriser les risques fournisseurs. Elle peut s’appuyer sur une stratégie globale et sur des outils de gestion spécifiques. On vous en dit plus dans cet article.
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Nombre d’enjeux business découlent de la relation que vous entretenez avec vos fournisseurs. Il convient donc de les payer en temps et en heure. Sans compter que déroger à cette obligation vous expose à des sanctions financières qui pourraient mettre à mal votre trésorerie.
Dans ce contexte, comment se fait le traitement des factures fournisseurs ? La dématérialisation constitue-t-elle une voie vers plus de simplicité et d’efficacité dans votre processus ? Et surtout, de quelle manière vous préparer dès à présent à la généralisation de la facture électronique exigée par la loi au 1er juillet 2024 ?
Cet article reprend tous les points à connaître sur la facturation fournisseurs.
Pour commencer, c’est quoi une facture fournisseur ?
Elle se définit comme le document adressé par votre fournisseur, et qui reprend tous les éléments relatifs à une commande, pour règlement :
Le traitement de cette pièce comptable nécessite l’instauration d’un processus bien rodé. Il reste généralement le même d’une entreprise à l’autre.
Voyons plus en détail les grandes étapes qui le composent 👉.
Pour commencer, il vous faut réceptionner les factures de vos fournisseurs.
Les canaux de transmission sont divers :
☝️ Notez que les documents PDF ou papier, de par l’absence de sécurité électronique, requièrent une piste d’audit fiable.
💡 À savoir : la réglementation évolue ! Comme nous le verrons en détail plus tard, la facture électronique commencera à s’imposer dès 2024 pour les activités B2B, et avec elle de nouveaux formats :
Ensuite, les factures doivent être enregistrées en comptabilité, même avant validation, afin de conserver une trace de tous les flux financiers.
Les comptes concernés sont :
☝️Il convient également de :
Contrôlez minutieusement l’ensemble des factures, pour vous assurer que les montants exigés sont corrects.
Pour cela, on vous conseille de rapprocher les pièces avec les bons de commande émis, ou encore avec la marchandise réelle entrée en stock.
Vient ensuite le moment de mettre la main au porte-monnaie, dans les délais appropriés.
Pour gagner en simplicité, les entreprises choisissent souvent d’opérer de façon périodique, en regroupant le règlement de plusieurs factures fournisseurs, avant arrivée à échéance bien sûr.
💡 En règle générale, les délais de paiement s’élèvent à 30 jours après réception de la pièce. Cependant, ils peuvent se prolonger, jusqu’à 60 jours maximum à compter de la date d’émission. Par contre, si vous allez au-delà, vous vous exposez à des pénalités de retard.
Pour terminer, classez et archivez vos factures fournisseurs.
Côté classement, il est possible d’appliquer plusieurs logiques :
L’archivage, en revanche, s’effectue toujours conformément aux obligations légales, c’est-à-dire pendant 10 ans à partir de la clôture de l’exercice comptable.
Toutefois, Service-Public.fr stipule que « lorsque ces documents sont reçus sur support informatique, ils doivent être conservés sous cette forme pendant 6 ans à compter de la date de la dernière opération. ».
Impossible d’évoquer la question de la facturation fournisseur sans aborder ce sujet.
Et pour cause, dès 2024, le recours à la facture électronique totale, ou e-invoicing, se généralisera pour toutes les activités BtoB. Cette mesure a notamment vocation à lutter contre la fraude à la TVA.
Plus concrètement, dès le 1er juillet 2024, les grandes entreprises auront pour obligation d’émettre des factures électroniques (2025 pour les ETI et 2 026 pour les TPE, PME et entreprises individuelles).
Mais surtout, à compter du 1er juillet 2024, toutes les organisations seront tenues de réceptionner les e-factures en provenance de leurs fournisseurs.
💡 Pour en apprendre davantage sur cette loi, découvrez notre article dédié à la facturation électronique B2B.
Vous en conviendrez, l’échéance est très proche. Mieux vaut vous préparer dès à présent, pour éviter de vous retrouver sur la touche face à vos concurrents. D’autant plus que la dématérialisation de la facturation comprend bien d’autres avantages…
Malgré l’approche de 2024, la majorité des entreprises françaises continue à gérer ses factures fournisseurs « à l’ancienne », souvent par manque de connaissance sur le principe même de la dématérialisation et sur les outils associés.
Pour rappel, dématérialiser ne signifie pas scanner !
La dématérialisation induit l’absence totale de papier et de traitement manuel tout au long de la procédure, de l’émission de la facture jusqu’à son archivage.
Aujourd’hui encore, la gestion traditionnelle de la facturation fournisseurs, ainsi que toutes les manipulations qu’elle implique, prend du temps. L’opération mobilise beaucoup de ressources qui pourraient être allouées à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
En optant pour la dématérialisation, vous gagnez du temps (et donc de l’argent) : le coût de traitement moyen de la facture est divisé par trois lors du passage du papier au numérique (15 € contre 5 € environ).
Par ailleurs, la fluidification du processus vous aide à respecter plus facilement les délais de paiement, et donc à éviter de payer les pénalités de retard et autres indemnités pour frais de recouvrement.
☝️ Enfin, n’oublions pas l’archivage papier des factures. Autant d’espace perdu (pour rien), et les murs de vos locaux ne sont pas extensibles !
Grâce à l’utilisation d’une solution de dématérialisation, vous automatisez au maximum la procédure.
Par exemple, ces outils récupèrent directement les informations (prix, quantités, montant de la TVA, etc.) afin d’éviter les saisies manuelles, et les erreurs qui vont avec. Ils repèrent également les doublons.
Par ailleurs, les coquilles proviennent parfois des fournisseurs eux-mêmes.
🛠 Avec un logiciel de dématérialisation, vous veillez à la conformité des documents, au niveau des mentions obligatoires par exemple. En effet, la technologie déployée par ces plateformes est capable de détecter les factures non conformes puis de notifier le fournisseur pour correction avant transmission. Autant de temps perdu à faire des allers-retours évité !
Ne nous voilons pas la face : la facture papier est vulnérable.
Elle peut facilement être perdue, détériorée, volée, sans compter l’envoi par la Poste, pas toujours fiable à 100 %. Problème évité grâce à la dématérialisation !
Notons également que ce dispositif vous préserve de certaines cyberattaques. Par le rapprochement réalisé entre les factures et les informations du référentiel fournisseurs, vous évitez de vous faire berner par les pirates informatiques qui envisageraient de se faire passer pour votre fournisseur.
Vous l’aurez compris, passer à la dématérialisation des factures est le tout premier conseil qu’on vous recommande de suivre.
Néanmoins, d’autres bonnes pratiques contribuent à une gestion efficiente de votre facturation fournisseurs.
Nous l’avons vu, évitez à tout prix d’honorer vos factures fournisseurs en retard, au risque de subir des pénalités de recouvrement.
En revanche, mieux vaut ne pas payer… trop tôt !
En effet, tout ceci a une incidence sur votre Besoin en Fonds de Roulement. : plus vous bénéficiez de délais de règlement long, plus vous disposez de temps pour obtenir le paiement de vos créances clients.
Une bonne relation avec vos fournisseurs promet des négociations facilitées :
Et c’est tout le processus de facturation qui s’en trouvera simplifié !
Pour entretenir cette confiance, pas de mystère : restez réglo et transparent de votre côté.
On vous conseille aussi de prendre le temps de sélectionner les bons partenaires. Avec un travail de sourcing approfondi, vous identifiez ceux qui correspondent à vos besoins et limitez les risques.
Enfin, tout au long de la collaboration, mettez l’accent sur la communication et instaurez un partenariat vraiment gagnant-gagnant.
☝️ La dématérialisation compte aussi parmi ses avantages l’optimisation des relations fournisseurs.
Comment choisir votre logiciel de dématérialisation pour un meilleur traitement de la facturation fournisseurs ?
Il existe une multitude de solutions sur le marché. C’est pourquoi il vous faut observer certains critères avant d’arrêter votre choix.
Bien entendu, commencez par vérifier si la solution proposée est conforme avec l’e-invoicing.
En parallèle, étudiez ces autres facteurs :
🛠️ Nous pouvons citer par exemple :
Vous savez désormais quelles sont les règles de facturation fournisseur.
Il s’agit d’un poste beaucoup plus stratégique que certaines entreprises ne le croient.
Certes, on pense aux enjeux liés à la réglementation. Mais ça n’est pas tout : déployer un processus de facturation fournisseurs bien rodé promet :
Mais l’optimisation de cette procédure passe nécessairement par l’adoption de logiciels intelligents et dotés d’un haut degré d’automatisation.
Si ça n’est pas déjà fait, on vous conseille alors de franchir le cap de la dématérialisation, pour faire de la facturation fournisseur un puissant vecteur de valeur pour votre organisation.