DAM ! Le digital asset management, de la définition à la solution

DAM, Digital asset management

Le digital asset management, encore un anglicisme typique en marketing digital. Et si on vous disait que cet article traite de la gestion de vos actifs numériques, c’est un peu plus clair, non ?

Face à l’augmentation constante de la dématérialisation des supports, qui s’accumulent année après année sur vos serveurs, il devient indispensable de les organiser et de les stocker correctement dès leur création, téléchargement ou achat, pour pouvoir les exploiter facilement et de façon optimale. 

A travers cet article, appvizer vous éclaire sur le digital asset management, et vous fait découvrir quelques tendances en gestion des données digitales.

Sommaire :

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Digital asset management : définition et traduction

Digital asset management, ou DAM pour les intimes, se traduit par « gestion des ressources numériques ».
Cela couvre l’alimentation, l’annotation, le classement, le stockage et la recherche de ressources numériques, comme les images fixes (illustrations, photos, etc.), les images animées (animations, vidéos, etc.), les enregistrements sonores (musique, discours, etc.) et autres documents multimédias (source Wikipédia).

Definitions-marketing.com complète en parlant de « dispositif technique et organisationnel permettant de gérer les actifs numériques d’une entreprise (vidéos, créations publicitaires, photos, etc.) utilisés dans le cadre des activités marketing et communication. »

Le DAM fait partie de la gestion de contenu web, qui a les mêmes finalités mais gère un éventail de contenus plus large que celui des médias numériques seuls.

La gestion de contenu : définition

La gestion de contenu d’entreprise ou enterprise content management (ECM), désigne la méthodologie et les outils qui permettent d’optimiser l’organisation des contenus non structurés et leur restitution sur différents médias, dont le web (source : la revue Documentaliste - Sciences de l’information).

Elle couvre l’ensemble de leur cycle de vie, c’est-à-dire les phases : 

  • de création/capture,
  • de stockage,
  • d’indexation,
  • de gestion,
  • de nettoyage,
  • de distribution,
  • de publication,
  • de recherche,
  • d’archivage.

On peut parler de production et de distribution des contenus au service d’une marque ou d’une entreprise, tenant compte des processus métier.

Termes équivalents ou dérivés du DAM

Au cas où vous tomberiez dessus, voici d’autres termes référant à la notion de DAM :

  • MAM: multimedia asset management,
  • DMAM : digital media asset management,
  • EMAM : entertainment multimedia asset management
  • BRM : brand resources management,
  • MCM : marketing content management (DAM avec modules complémentaires),
  • médiathèque,
  • AM : asset management, tout simplement.

Trop d’abréviations tue l’abréviation ? Passez directement aux solutions DAM.

DAM et GED

Quels sont les points communs et les différences entre la gestion des ressources numériques et la gestion électronique de documents ? Les termes paraissent très proches.
Comme le DAM, la GED fait aussi partie de la grande famille de la gestion de contenu.

Les points communs :
Le dépôt, l’indexation des métadonnées, les capacités de recherche, l’accessibilité définie par les utilisateurs et les fonctions, et les workflows.

Les différences :
Les systèmes de gestion documentaire sont le plus souvent utilisés dans les secteurs d’activité où la documentation représente un fort volume, comme dans les secteurs de la finance ou de la santé. Ils se concentrent sur le contenu textuel.

Les solutions de DAM sont surtout utilisées par des entreprises telles que les agences de publicité, de marketing, de création graphique, ou des structures avec de nombreux supports de communication par exemple (plaquettes, logos, flyers, etc.). Ils se concentrent sur les contenus multimédias (images, enregistrements audios et vidéos).

DAM versus PIM, vers une plateforme commune ?

Dans la série des acronymes marketing, nous avons aussi le PIM, product information management ou GIP, gestion de l’information produit.
Il s’agit d’une technologie de gestion qui centralise et harmonise toutes les informations marketing et techniques pour les catalogues produits.

Ce sont deux pratiques complémentaires dans les projets de digitalisation de l’offre produits, mais leurs processus d’organisation des fichiers diffèrent beaucoup.

Le DAM gère des fichiers médias et permet la mise en place de workflows créatifs entre des équipes marketing, graphiques et commerciales, tandis que la gestion de l’information produit, même si elle s’adresse aux mêmes équipes, implique de nombreuses catégories et sous-catégories incompatibles avec les rangements médiatiques.

Les professionnels s’accordent à dire que les deux outils doivent pouvoir communiquer entre eux mais rester distincts.

Les fonctionnalités d’un solution logicielle DAM

Les outils de gestion des ressources numériques sont des systèmes de gestion de contenu (CMS) qui proposent de nombreuses fonctionnalités comme : 

  • l’alimentation, 
  • l’annotation, 
  • le classement, 
  • le stockage,
  • la recherche,
  • le téléchargement, 
  • le renommage, 
  • la sauvegarde, 
  • le regroupement, 
  • l’archivage, 
  • l’optimisation, 
  • l’entretien, 
  • la compression,
  • l’exportation de fichiers numériques.

C’est en quelque sorte une médiathèque en ligne perfectionnée.

Quels bénéfices tirer d’un outil de digital asset management ?

Les solutions DAM, auparavant de simples bases de stockage pour ressources numériques, sont peu à peu devenues de véritables plateformes collaboratives.

Le ROI (retour sur investissement) ne réside pas dans le stockage des fichiers, mais dans l’utilisation des médias, leur partage et leur exploitation en interne et en externe, ou leur intégration à d’autres solutions de l’entreprise.

Quelques bénéfices :

  • le soutien de la stratégie inbound, qui nécessite une optimisation des ressources pour un meilleur ciblage ;
  • la favorisation de la collaboration, jusqu’à une échelle internationale ;
  • la centralisation sécurisée des documents dans une plateforme unique ;
  • la réutilisation des ressources, qui supprime les frais de reconception ;
  • la gestion des droits d’auteurs et des restrictions d’utilisation ;
  • le respect de régulations de plus en plus strictes ;
  • la recherche et le partage rapide de fichiers numériques (recherche par similarité, etc.) ;
  • la diffusion de supports de communication unifiés ;
  • l’édition d’images intégrée (image de une, miniatures, variantes) ;
  • l’historique et le versioning des images ;
  • le workflow de production pour contrôler et garantir la qualité des médias.

Comment choisir sa solution de digital asset management ?

Ces outils nécessitent une réflexion poussée en amont, la fédération des équipes autour du projet et un accompagnement du prestataire.
Il faut donc respecter plusieurs étapes avant de choisir la bonne solution.

Les étapes

  1. Définition d’objectifs clairs et précis : s’agit-il de fluidifier les processus de partage ou d’automatiser les envois de photos vers votre site, par exemple ?
  2. Définition d’un planning de mise en place et d’une équipe dédiée au suivi du projet.
  3. Identification des besoins en termes de services annexes (module de gestion de projet, de retouche photos etc.).
  4. Comparatif des solutions et prises de contact.

Quelques conseils

Conseil n° 1 : Le chef de projet DAM doit venir du service d’où émane le besoin en gestion des ressources numériques : cela peut être le responsable marketing ou le responsable SI. Quoi qu’il en soit, des spécialistes de chacun de ces services doivent participer au projet pour exprimer leurs besoins et leurs contraintes spécifiques, comme l’interopérabilité de l’outil DAM avec des applications tierces.

Conseil n° 2 : La mise en place d’un outil DAM, au même titre que la création d’un site internet, implique une expertise juridique (interne ou externe) pour s’assurer de respecter les mentions légales, les droits d’auteur et d’utilisation.

Conseil n° 3 : Une personne dédiée à la gestion de contenu, comme un documentaliste ou un content manager, peut s’avérer très utile pour définir le référentiel de la future médiathèque et un plan de classement optimisé.

Comparatif DAM : les solutions

Les solutions de gestion gratuites

Certains prestataires proposent une version gratuite de leur logiciel.
Mais elle sera toujours limitée dans le temps, ou en termes d’utilisation et de stockage.

Côté digital asset management en open source, on peut citer Phraseanet.
Téléchargeable et utilisable librement et gratuitement, elle dispose d’interfaces de programmation (API) et embarque des connecteurs pour Office et Wordpress.
Elle est aussi multiplateforme (Windows/Mac/Linux), offre un nombre illimité d’utilisateurs et une gestion fine des droits.

phraseanet-logiciel-open-source-digital-asset-management.png

L’avantage est que vous avez accès librement au code source du logiciel, vous pouvez l’adapter et le faire évoluer pour répondre au mieux à vos besoins.

Mais l’inconvénient des logiciels open source reste toujours le même : il n’y a pas ou peu de support, il est indispensable que vous ayez des compétences IT en interne. 
Vous vous exposez aussi à des failles de sécurité si vous n’êtes pas assez réactif sur les correctifs à intégrer régulièrement au logiciel.

Le digital asset management par Adobe

Adobe propose la solution Adobe Experience Manager Assets : grâce à l’intégration des applications Adobe Creative Cloud, elle permet de faire le lien entre les workflows marketing et créatifs. 
Elle est dotée d’outils pour que les différents acteurs de l’entreprise puissent collaborer : CRX Explorer pour les développeurs, Damadmin pour les documentalistes ou gestionnaires de contenus, etc. 
Modulable, elle permet la gestion des actifs de A à Z et d’automatiser certaines tâches, mais nécessite l’achat d’une licence ou d’un abonnement Adobe.

Il est aussi possible d’utiliser le plugin du CMS Adobe Experience Manager (AEM) dans des solutions DAM dédiées, pour y intégrer nativement vos ressources stockées dans l’environnement de création Adobe.

Les logiciels de digital asset management en mode SaaS

Au début utilisés par des petites et moyennes structures pour leurs contraintes techniques réduites et une facturation à l’usage, les plus grandes entreprises les ont vite adoptés, pour la flexibilité et l’évolutivité permises par le cloud.

Focus sur Bynder, progiciel intuitif et intelligent 

De la PME au grand groupe, Bynder présente de nombreux avantages :

  • une belle ergonomie de son interface,
  • une photothèque en ligne,
  • une gestion des doublons et des versions de fichiers obsolètes,
  • l’outil Bynder analytics qui calcule le ROI par fichier,
  • des outils de gestion d’identité visuelle et de création graphique intégrés,
  • une interopérabilité avec Adobe CC, Salesforce, Wordpress, Drupal, Wrike, Slack, etc. grâce à son système d’intégrations prêtes à l’emploi,
  • la sécurité des données grâce à leur hébergement en France et en Allemagne, 
  • une adaptabilité du prix en fonction de la taille de l’entreprise, du nombre d’utilisateurs, des modules choisis, et de la capacité de stockage.

Bynder : digital asset management software

« Grâce à Bynder, nous gardons le contrôle sur la totalité des données multimédias de l’entreprise depuis la création jusqu’à la publication. Les collaborateurs sont maintenant plus à l’aise avec notre identité visuelle et contribuent à son évolution. »

Addy Procter, Spécialiste marketing produit chez Monotype

D’autres exemples de solutions en mode SaaS

Keepeek 360°

Photothèque Keepeek : logiciel de digital asset management
© Keepeek

Nuxeo Cloud

Wedia

Wedia : logiciel de digital asset management

© Wedia

Des alternatives ?

Certains diront qu’utiliser Google drive, ou Dropbox, peut tout à fait faire l’affaire en termes de stockage et de partage de données numériques.
C’est possible, mais voilà ce que ces solutions de stockage n’ont pas : la visualisation.
Le DAM est en effet une plateforme beaucoup plus visuelle, optimisant la créativité ; et la collaboration, l’interactivité ainsi que la recherche y sont nettement facilitées et plus intuitives.

Votre identité visuelle en sécurité

Que vous soyez dans l’e-commerce, le marketing, la communication, et bien d’autres secteurs encore, vous êtes amenés à gérer une quantité d’images et de données multimédias incommensurable.

Pour vous éviter de perdre du temps et de l’argent (on y revient toujours), une bonne stratégie de gestion de vos ressources numériques et l’utilisation de l’outil adapté, sont les clés d’une organisation de votre identité visuelle et de collaborations fluides. 
La transformation digitale ne fait que commencer, au profit de votre productivité !

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