L’émargement numérique, ou comment moderniser vos feuilles de présence grâce à un logiciel

Dans le cadre de formations, l’émargement numérique est souvent considéré comme une charge administrative chronophage. Elle est cependant obligatoire, il faut donc passer par là…

Et si vous pouviez changer vos feuilles de présence papier pour une meilleure méthode ?

Les logiciels d’émargement numériques offrent une perspective assez séduisante. De quoi perfectionner et moderniser un processus qui n’est, de toute évidence, plus à la page !

Pour vous aider dans votre quête de nouveauté, voici nos 6 meilleurs logiciels !

Bienvenue Formation par Bsoft est une solution complète très prisée par les organismes de formation en ligne à destination des entreprises et des écoles.

Disponible à la fois sur mobile (iOS et Android) ou sur ordinateur (Mac OS, Windows et Linux), cet outil accompagne les centres de formations avec sécurité et conformité avec la loi, dont le RGPD et le décret 2017-382 relatif aux parcours de formation.

Bsoft apporte de nombreux avantages grâce à ses différentes fonctionnalités :

• L’émargement digital est généré automatiquement avec précision, mais il est aussi possible de signer électroniquement, ce qui permet de gagner du temps tout en réduisant les erreurs et les oublis.
• Les feuilles de présence peuvent être exportées, individuellement ou collectivement, afin de fournir des certificats de présence. De quoi transférer rapidement les informations aux ressources humaines.
• Bsoft s’intègre parfaitement avec votre système ERP. Toutes les données sont centralisées, le flux de travail est fluide, et le processus RH en ressort automatisé en ce qui concerne la gestion du temps de travail, des absences et de la paie. Un vrai gain de temps !
• Bsoft est aussi bien équipé en ce qui concerne la gestion directe d’une formation : aide dans l’organisation et la gestion directe des formations, mise en place de questionnaires d’évaluation, interface personnalisable et adaptée aux besoins spécifiques de la formation…

Digiforma est une solution spécialiste de l’émargement numérique, indispensable pour les organismes de formation qui souhaitent avoir une vision sécurisée et pratique de la présence de leurs participants.

Adapté aux entreprises de toutes tailles, cet outil tout-en-un accompagne la gestion des présences et des absences, à la fois en ligne et en présentiel. Et, évidemment, l’application est sécurisée avec une signature encryptée inaltérable et un coffre-fort numérique sécurisé.

Grâce à ces différentes fonctionnalités, Digiforma est un logiciel avantageux sur différents aspects :

• Les feuilles de présence sont dématérialisées et vous permettent d’enregistrer les présences des participants directement à partir d’un ordinateur, d’un smartphone ou d’une tablette : vous envoyez un lien, ils signent et vous collectez les signatures.
• La présence des participants est automatiquement mise à jour dans Digiforma, ce qui permet d’enrichir le suivi administratif et les bilans pédagogiques et financiers.
• En tant qu’outil très complet, il vous aide dans la gestion administrative (dont RH) et dans l’organisation de vos formations : suivi des résultats, blended learning, optimisation du parcours de formation…
• Digiforma s’intègre avec de nombreuses applications tierces, comme Microsoft Teams, Trello, JetForm, ou encore HubSpot. Vous avez ainsi une vision plus globale de toutes vos données que vous pouvez synchroniser.

Edusign a pour objectif le suivi et le boost de l’assiduité des apprenants dans un contexte d’éducation (écoles supérieures, CFA…) à la fois à distance, mais aussi en présentiel.

Adapté à toutes tailles d’institutions éducatives, il propose une gestion efficace des présences aux formations avec sécurité et flexibilité, ce qui vous permet d’adapter vos formations et la pédagogie à chaque apprenant et à son niveau d’assiduité. Les données sont stockées en France sur des serveurs sécurisés et accessibles à tout moment. De quoi satisfaire vos besoins.

Grâce à ses nombreuses fonctionnalités, Edusign vous accompagne dans vos tâches quotidiennes :

• Vous trouverez plusieurs moyens d’enregistrer les présences, telles que les QR codes et des liens uniques transmis par mail ou NFC. Cette diversité permet de mieux s’adapter aux besoins spécifiques, idéal pour les formations à distance ou en présentiel.
• Les données sont automatiquement actualisées, ce qui vous permet de gérer plus simplement le côté administratif et pédagogique. En quelques clics, les documents nécessaires à la formation sont ainsi générés selon les données de présence.
• Conçu spécifiquement pour l’éducation, Edusign répond aux exigences uniques de ce secteur : le système identifie les apprenants à risque en se basant sur l’assiduité, ce qui vous permet d’adapter vos méthodes pédagogiques.
• Edusign inclut aussi une solution de signature électronique conforme à la certification européenne eIDAS.

E-parcours est un logiciel spécifiquement développé pour les organismes de formation, que ces formations soient dispensées en présentiel ou à distance.

Avec pour objectif d’améliorer l’organisation et le suivi des formations, il intègre différents outils optimisant la planification et la gestion des cours, le pilotage administratif et financier ou encore la communication entre formateurs et stagiaires. Et, évidemment, il offre des options d’émargement numérique pour surveiller plus facilement l’assiduité des participants. Le tout conformément à la certification Qualiopi.

E-parcours présente de nombreux avantages grâce à ses fonctionnalités avancées :

• Avec l’émargement numérique, vous gérez les absences et les présences plus efficacement, ce qui vous permet, in fine, de mieux planifier les formateurs et les besoins en ressources humaines et matérielles.
• Le suivi détaillé des absences et des présences vous permet d’adapter vos formations professionnelles et scolaires selon les profils des apprenants et leur niveau d’implication.
• En plus de la gestion des formations et des présences, vous avez accès à une large couverture fonctionnelle, incluant entre autres :
  • le catalogue de formation,
  • le CRM,
  • le pilotage financier,
  • la gestion administrative…
• En centralisant les informations relatives aux formations, vous pouvez les faire coïncider avec les rapports d’absences et de présence, comme les conventions et les factures. Tout est disponible en quelques clics et de manière automatisée.

i-Périclès propose, de son côté, un émargement numérique adapté aux professionnels qui organisent des évènements, des réunions, des assemblées générales ou des webinars, chacun nécessitant une gestion efficace et fiable des présences.

Disponible sur téléphone, sur ordinateur ou sur tablette, il s’adapte parfaitement au contexte, autant en présentiel qu’à distance, le tout avec sécurité et en temps réel. En bref, c’est la solution rêvée pour accélérer et fiabiliser l’accueil des participants à votre évènement.

Aux travers de ses différentes fonctionnalités, i-Périclès est un atout de choix :

• Une plateforme d’enregistrement en ligne s’occupe d’envoyer les convocations aux participants, sous forme de QR code et par e-mail. Il leur suffit alors de présenter ce code pour émarger. De votre côté, vous contrôlez aussi le statut des convocations, en temps réel.
• Vous pouvez suivre en temps réel l’évolution des effectifs présents pour adapter au mieux le déroulement de l’évènement : les nouveaux participants arrivent à distance et le quorum est calculé automatiquement.
• À la fin de votre évènement, le registre d’émargement numérique est exporté, comprenant toutes les signatures digitales et les différentes interactions de l’évènement.
• Le petit plus de cet outil ? Le module de vote permet de dynamiser les évènements. Les résultats sont collectés avec des boîtiers intégrés dans votre présentation (compatible avec PowerPoint) et diffusés en temps réel. De quoi garantir un scrutin fiable et rapide.

SoWeSign adapte sa solution d’émargement numérique à divers contextes éducatifs et professionnels.

Le système facilite l’enregistrement des présences à distance, mais aussi en présentiel (particulièrement adapté à cette situation). Il inclut des fonctionnalités très complètes qui en font un outil versatile et polyvalent. Ce logiciel est donc particulièrement adapté aux organismes de formation et entreprises à la recherche d’un moyen d’émargement simple et efficace.

SoWeSign propose des fonctionnalités complètes et vous apporte de nombreux bénéfices par la même occasion.

• L’outil d’émargement digital affiche les informations relatives à l’évènement en temps réel (lieu, horaires, avec qui). Les participants ne peuvent émargement que dans un temps imparti, avec une signature électronique réalisable du bout du doigt sur téléphone. Si vous souhaitez que vos participants signent au tout début d’une formation, d’un cours ou d’une réunion, vous pouvez !
• En plus d’émarger numériquement, vous pouvez faire signer vos documents au format PDF et les gérer depuis l’application. En prime, les signatures et fichiers sont infalsifiables, étant stockés dans un coffre-fort électronique de l’OFSAD, conformément à la norme AFNOR NFZ42-013.
• SoWeSign s’adapte à vos besoins en termes de formation en s’intégrant avec Horizontal Software, un logiciel vous permettant d’évaluer les formations grâce à la méthode Kirkpatrick, c’est-à-dire de mesurer le degré de satisfaction des participants vis-à-vis du programme.
• L’intégration avec votre ERP automatise les échanges informatiques, vous permettant de gérer plus facilement les éléments relatifs à vos formations, entre autres :
  • le lieu,
  • l’emploi du temps,
  • le type de formation dispensée (individuelle ou collective),
  • la centralisation des données stratégiques,
  • la gestion administrative et pédagogique…

L’émargement numérique permet de signaler sa présence à une formation, à un cours ou à un évènement. Cette trace peut se faire au moyen d’une signature électronique, d’une trace automatiquement enregistrée après une connexion, ou d’un QR code, entre autres.

Le principe est donc en tout point similaire à l’émargement papier, c’est le support qui change : la feuille de présence est abandonnée au profit d’un ordinateur, d’une tablette ou d’un téléphone.

L’émargement numérique joue un rôle crucial dans le domaine de l’e-learning. C’est d’ailleurs dans ce contexte qu’il est majoritairement utilisé. C’est aussi pour cette raison que de nombreux logiciels, comme ceux que nous avons présentés, sont aussi des logiciels d’e-learning.

Grâce à l’émargement, vous avez la possibilité de vérifier la participation et l’assiduité, ou non, des stagiaires inscrits à une formation en ligne ou en présentiel.

👉Par exemple, lorsqu’un des apprenants se connecte à votre plateforme d'e-learning, sa présence est automatiquement enregistrée et vous avez la certitude que la formation a été suivie.

En prime, vous avez accès à toutes les informations liées à cette formation. Dans certains cas, la validation des compétences à travers un quiz est nécessaire pour conclure la formation, et vous avez donc accès aux résultats.

💡La feuille d’émargement constitue une preuve juridique correspondant à une obligation légale prévue par le Code du travail. Elle est obligatoire pour les organismes de formations et pour tous les dispensateurs de formation.

L’émargement numérique peut sembler superflu, après tout pourquoi modifier un processus qui ne présente aucun problème ?

Figurez-vous que nos bonnes vieilles feuilles de présence ne sont pas sans défaut, et passer par une solution plus moderne ne peut qu’être bénéfique pour vous et votre entreprise.

L’émargement numérique est synonyme de fiabilité et de précision : vous avez accès aux heures exactes de pointage et vous êtes assuré de la véracité des informations. De son côté, l’émargement sur papier est plus propice aux erreurs, aux imprécisions et aux oublis : les signatures peuvent être illisibles ou falsifiées, les feuilles se perdent, les participants et les formateurs perdent du temps…

Grâce à l’émargement numérique, le processus est plus efficace pour les organisateurs et les ressources humaines qui peuvent sereinement faire le travail avec des informations fiables.

Toutes les données numériques (noms, horaires, localisations…) sont plus difficiles à falsifier ou altérer, contrairement à une feuille de papier. Vous êtes assuré que les apprenants sont assidus et présents aux stages de formation, et ainsi, vous pouvez fournir des rapports pour les audits ou contrôles légaux, ainsi que des certificats réglementaires, à la demande des apprenants.

Et, évidemment, les données stockées sont sécurisées dans le cloud ou sur des serveurs.

Les informations d’émargement sont centralisées et accessibles en un seul clic. Les ressources humaines ont alors une vision plus claire et plus globale de ces données. D’ailleurs, comme les outils d’émargement numérique sont souvent compatibles avec d’autres systèmes d’ERP et de RH, le processus de gestion des paies, des absences et des heures supplémentaires peut être automatisé et adapté aux données d’émargement.

Abandonner les feuilles d’émargement est aussi une petite action écolo. 🌱

Plus besoin de papier, d’encre ou d’imprimante, vous faites un beau geste pour la planète en limitant le gaspillage et votre consommation niveau papeterie.

Comme quoi, ce petit geste vert vous fait gagner du temps, de l’énergie et de l’argent.

L’émargement numérique devient indispensable dans les contextes de formations professionnelles, d’écoles et de grande réunion. Il est d’ailleurs complémentaire au pointage digital pour les entreprises.

Mais alors, comment choisir un bon logiciel ?

Prenez vos besoins en compte avant tout, et demandez-vous dans quel contexte vous en aurez besoin : pour une formation, pour un cours, pour un évènement… Cherchez un logiciel qui annonce la couleur avant tout, vous devez savoir à quoi vous attendre.

Avec nos conseils et notre sélection de logiciels, vous pouvez dire adieu aux feuilles de papiers et bonjour à l’émargement numérique (vos formateurs nous remercieront 😉) !