Factorial Finances est le module financier de la plateforme Factorial qui vise à automatiser, centraliser et simplifier la gestion

• des dépenses professionnelles,
• des cartes d’entreprise,
• et du suivi de projets.

Destiné aux responsables RH, managers financiers, comptables et dirigeants de PME ou d’ETI, il permet de gagner du temps, de réduire les erreurs et d’améliorer la visibilité des coûts.

Quelles sont les principales fonctionnalités de Factorial Finances ?

Notes de frais

Le module de notes de frais facilite la saisie, la validation et le remboursement des dépenses professionnelles. Les collaborateurs peuvent soumettre leurs frais, les responsables les approuver et la finance suivre l’ensemble du processus.

• Création de dépenses manuelles ou générées automatiquement lors d’un paiement avec une carte Factorial
• Ajout de justificatifs via capture mobile ou ordinateur, avec reconnaissance automatique (OCR)
• Déclaration de frais kilométriques selon barèmes définis
• Catégorisation et profils comptables pour préparer l’export vers la comptabilité
• Workflows d’approbation avec statuts (brouillon, approuvé, rejeté, remboursé)
• Multi-devises pour les collaborateurs en déplacement à l’international
• Suivi via tableaux de bord et exports détaillés

Cartes Factorial

Le système de cartes Factorial réduit le recours aux avances de frais et permet un contrôle en temps réel des dépenses engagées.

• Cartes physiques, virtuelles et à usage unique
• Possibilité de définir des plafonds et d’activer ou désactiver des cartes selon les besoins
• Synchronisation automatique avec le module notes de frais
• Notifications en cas de transaction ou de dépassement de limites

Gestion de projets

La gestion de projets permet de relier temps de travail et dépenses aux projets pour mieux suivre leur rentabilité.

• Création de projets et sous-projets, avec budgets, dates et collaborateurs assignés
• Enregistrement du temps travaillé par projet pour mesurer le coût main-d’œuvre
• Attribution des dépenses (notes de frais ou cartes) aux projets correspondants
• Tableaux de bord de rentabilité : suivi des coûts, heures investies et budget restant

Autres fonctionnalités utiles

• Possibilité d’extraire les données préparées selon les profils comptables définis (à vérifier selon compatibilité du logiciel de comptabilité utilisé), pour les partager à votre expert-comptable
• Remboursement des dépenses : les dépenses approuvées peuvent être prises en compte pour remboursement, le mode exact (intégration paie ou virement séparé) dépend de la configuration locale
• Permissions et rôles : définition de droits selon collaborateurs, managers et équipe finance

Pourquoi choisir Factorial Finances ?

• Gain de temps et automatisation : OCR, synchronisation des cartes et workflows réduisent la charge administrative
• Visibilité en temps réel : suivi clair de l’état des dépenses, des budgets et des remboursements
• Suivi des coûts projets : association des dépenses et du temps de travail aux projets pour mesurer la rentabilité
• Flexibilité : types de cartes variés, devises multiples, circuits d’approbation et catégories personnalisées