Sélection de logiciel : 5 conseils à suivre pour faire le bon choix

En règle générale, mieux vaut avoir plus que moins de choix. Cela s’applique particulièrement au monde de l’entreprise dans le cadre d'un appel d'offre ou d'un comparatif pré-achat. Un logiciel d’entreprise est un achat coûteux sur plusieurs années et disposer de la bonne solution pour les besoins de votre entreprise revêt une importance cruciale. Limiter vos options dès le départ n’est simplement pas judicieux d’un point de vue commercial.

1. Exigez plus de choix de solutions
2. Méfiez-vous des recommandations de logiciels
3. Réfléchissez bien à qui vous choisissez pour superviser le projet de sélection
4. Ne vous focalisez pas sur l'image de marque de l'éditeur
5. Si cela semble trop compliqué, ne vous en chargez pas seul

En matière de sélection de logiciels, l’objectif dans les premières phases devrait consister à maintenir votre recherche aussi large que possible, afin de ne pas limiter les options de votre entreprise. Mieux vaut commencer avec une idée claire des besoins de l’entreprise. Ce qui inclut tous les types d’utilisateurs finaux (raisonnez au-delà de votre service). La plupart des types de logiciels d’entreprise concernent et sont utilisés par des personnes de différentes parties d’une organisation, parfois même à l’extérieur (pensez par exemple aux prestataires/fournisseurs qui accèdent à un système de gestion de la chaîne logistique).

Au lieu de vous adresser à seulement un ou deux éditeurs de logiciels dans les premières phases de votre recherche de nouveau produit logiciel, vous devriez commencer par réfléchir au type de solution logicielle dont votre organisation a besoin. Par exemple, avez-vous besoin d’un logiciel de recrutement ou un système complet de gestion du capital humain (HCM) vous conviendrait-il mieux ? Tenez comptez de la façon dont le logiciel va être utilisé par chaque groupe de parties prenantes.

Parfois, un choix important peut être écrasant. Même s’il est vrai que disposer de plus d’options peut causer une certaine confusion, cela signifie également que, compte tenu de l’évaluation adéquate, votre entreprise sera bien plus susceptible de retenir une solution qui fonctionne très bien pour toutes les parties prenantes. Ne vous inquiétez pas : dès que vous commencerez à rassembler des informations détaillées sur ce qui est réellement nécessaire, le choix se réduira immédiatement.

Un scénario courant, qui constitue également un piège fréquent, est la recommandation par des individus. Une personne de votre organisation, voire un tiers de confiance, recommande un produit spécifique. Dans ce cas, les écueils possibles sont liés à la personne à l’origine de la recommandation. Voici quelques signes d’alerte à garder à l’esprit :

• Un éditeur de logiciel spécifique a conseillé la solution. Il est très improbable qu’il recommande le produit de quelqu’un d’autre et il va évidemment affirmer que sa solution est « parfaite » pour les besoins de votre entreprise. La véritable surprise serait de l’entendre dire le contraire et recommander les produits de l’un de ses concurrents. Il ne s’agit pas forcément d’un manque d’honnêteté globale de sa part. Il est logique qu’il connaisse parfaitement son produit et cette perspective sera influencée par sa connaissance et son expérience approfondies de son produit. Cependant, son point de vue est restreint. Gardez-le à l’esprit.
• Votre collègue de confiance travaille dans une autre entreprise. Demandez-vous si son entreprise est exactement la même que la vôtre, et pas seulement en matière de secteur d’activité et de taille : est-elle confrontée aux mêmes défis, aux mêmes concurrents et dispose-t-elle du même type d’employés ? Plus les similitudes sont nombreuses, plus il est logique de prendre en considération la suggestion de cette personne dans votre sélection, mais ne vous limitez-pas à ce seul choix. N’oubliez pas que, selon toute vraisemblance, il existe des différences importantes entre cette entreprise et la vôtre. Vous devez choisir un logiciel pour votre organisation en fonction de ses besoins uniques.
• La recommandation s’appuie sur des informations pouvant être obsolètes, même si elles ne datent que d’un an ou deux. Les logiciels d’entreprise se développent rapidement. La solution unique d’hier peut déjà avoir plusieurs concurrents valables et l’un de ces systèmes concurrents peut être mieux adapté à votre entreprise ou peut proposer ce dont vous avez besoin pour un prix inférieur. Se tenir informé des derniers développements dans le domaine des logiciels d’entreprise n’est pas une mauvaise idée, mais n’oubliez pas que les dernières nouvelles ne seront peut-être pas les plus à jour pendant très longtemps.
• Méfiez-vous du collègue de votre entreprise qui ne dispose peut-être pas de tous les éléments. Une fois encore, il est bon de prendre sérieusement en considération sa suggestion, mais n’en faites pas votre seule option dès le début du processus. N’oubliez pas que cette personne ne représente peut-être que l’une des parties prenantes, alors que vous devez obtenir le point de vue de l’ensemble des acteurs affectés par le nouveau logiciel. Une réserve s’impose lorsque votre supérieur est le collègue en question. Cet article propose des conseils utiles concernant la meilleure approche.

En résumé, des recommandations peuvent être importantes, mais elles reposent souvent sur des facteurs plus émotionnels, notamment le souhait de se cantonner à ce qui est familier. Les décisions relatives à la sélection de logiciels doivent être basées sur des faits et non pas sur des considérations émotionnelles ou sur l’approche traditionnelle antérieure. Intégrez évidemment la recommandation d’une personne de confiance dans votre sélection, mais ne limitez pas vos choix à cette seule suggestion, même si vous êtes plutôt convaincu que cette solution spécifique pourrait convenir. Vous pouvez trouver une option encore mieux adaptée, une solution différente moins chère ou simplifiant la mise en œuvre et la formation de tous vos utilisateurs. La seule façon d’en être sûr est de s’informer.

Un projet approprié de sélection de logiciels commence par une évaluation complète des besoins de votre entreprise. Il est important qu’une personne soit désignée pour superviser le processus global, du début à la fin. L’évaluation doit comprendre les besoins de toutes les parties prenantes, et pas seulement le groupe principal. Une façon d’éviter une approche excessivement restrictive sur seulement un ou deux fournisseurs consiste à s’assurer que les besoins de toutes les parties prenantes ont été prises en compte.

Méfiez-vous de l’« expert » qui connaît très bien son domaine mais qui n’est peut-être pas conscient des besoins et des préoccupations des utilisateurs de votre entreprise. Cette personne peut être très compétente pour identifier les exigences de base, mais il est primordial d’obtenir la contribution de chaque secteur de l’entreprise qui utilisera ou sera directement impacté par le nouveau logiciel.

Parfois, cet expert interne est un professionnel de l’informatique. Cette personne peut disposer d’une bonne connaissance du marché des logiciels d’entreprise et s’avérer compétente sur des sujets tels que l’assistance technique, la plateforme de déploiement, les systèmes d’exploitation compatibles, etc. Elle risque de ne pas être aussi bien informée des besoins des différents groupes de parties prenantes.

Prenons l’exemple d’un logiciel de HCM (gestion du capital humain). Votre service des ressources humaines sera très vraisemblablement le moteur principal pour l’achat de ce logiciel. Il peut également envisager de proposer aux utilisateurs de l’entreprise davantage d’options en libre-service grâce au nouveau système de HCM. Ces questions et ces exigences doivent donc intégrer le processus de sélection, sans se limiter aux détails techniques sur lesquels un collaborateur du service informatique peut se focaliser. Cela ne signifie pas qu’un collaborateur du service informatique ne peut pas être un excellent coordinateur : il peut tout à fait être le meilleur choix pour gérer votre processus de sélection. Il convient simplement de s’assurer qu’il va au-delà de son point de vue et prend en compte les autres parties prenantes.

Qu’en est-il des consultants externes ? Il peut être intéressant de faire appel à un consultant externe pour guider votre projet de sélection de logiciels, mais assurez-vous qu’il est impartial. N’oubliez pas que l’objectif est d’envisager toutes les possibilités valables parmi les différents fournisseurs afin de ne pas limiter vos options, y compris dans les premières phases.

Si le consultant externe avec lequel vous travaillez représente un ou plusieurs fournisseurs, il est improbable qu’il envisage des options hors de la liste des fournisseurs avec lesquels il collabore. Assurez-vous que la personne que vous choisissez pour vous assister est impartiale et n’accorde pas d’attention aux marques.

L'éditeur prometteur d’aujourd’hui est peut-être la locomotive de demain. Certains facteurs sont importants, tels que l’assistance technique. A contrario, la notoriété d’un fournisseur importe peu, voire pas du tout.

Choisir un logiciel d’entreprise est rarement une question de prestige : une adresse commerciale prestigieuse, une réception et des salles de conférences impressionnantes voire une marque commerciale attrayante doivent avoir peu d’influence sur l’achat. Il s’agit, ou du moins il devrait s’agir, d’une décision pratique. Le logiciel assure-t-il toutes les fonctions requises par votre entreprise ? Est-il facilement adopté par les utilisateurs ? Est-il fiable ? Constitue-t-il une bonne valeur ajoutée en matière de retour sur investissement (ROI) ? Il s’agit des facteurs les plus importants.

Le rythme de changement des logiciels d’entreprise est extrêmement rapide. De même, il est généralement influencé par les technologies émergentes et les besoins commerciaux en constante évolution de la part du client, et non pas par les développeurs logiciels. La solution que tout le monde adoptait il y a 5 ans, ou même l’année dernière, n’est peut-être plus adaptée à votre entreprise, en supposant qu’elle l’était auparavant. N’oubliez pas qu’il s’agit fondamentalement de trouver la meilleure réponse aux exigences de votre organisation.

En fonction de la culture de votre entreprise, de votre propre niveau d’expertise et de familiarisation avec la sélection de logiciels, sans oublier de nombreux autres facteurs, une certaine forme d’aide extérieure peut être extrêmement bénéfique.

Comme indiqué ci-dessus, si vous envisagez de faire appel à un consultant externe pour guider votre projet de sélection de logiciels, assurez-vous de trouver l’impartialité et l’expérience. Veillez à faire appel à un consultant qui n’est pas inféodé à quelques fournisseurs de logiciels.

Il est vrai que faire appel à un consultant engendre des coûts, mais le ROI est énorme si cette personne arrive à faire la différence entre le choix d’un système mal adapté avec une mise en œuvre à problèmes et l’achat d’un système qui fonctionne tout simplement dès qu’il est adopté. La solution type pour un logiciel d’entreprise coûte entre plusieurs centaines de milliers et quelques millions d’euros. Il s’agit assurément d’un investissement en capital très significatif. Il est également censé durer, en prenant en charge un grand nombre de vos processus opérationnels critiques, pendant plusieurs années. Par rapport au prix du système, le coût d’un consultant expert est minime.

De plus, une équipe de sélection de logiciels peut agir en tant que représentant de votre entreprise pendant les négociations avec le fournisseur que vous avez finalement retenu. Cette seule prestation se révèle souvent très rentable en matière de ROI.

Si votre budget est limité et une consultation externe n’est pas possible, de nombreux niveaux de service sont tout de même disponibles. Même une action aussi simple qu’une brève consultation téléphonique ou l’utilisation de TEC Advisor, l’outil de sélection de logiciels en ligne de TEC, peut faire la différence. De plus, TEC propose également des modèles complets d’appels d’offre qui peuvent être très utiles pendant un projet de sélection de logiciels.