En règle générale, mieux vaut avoir plus que moins de choix. Cela s’applique particulièrement au monde de l’entreprise dans le cadre d'un appel d'offre ou d'un comparatif pré-achat. Un logiciel d’entreprise est un achat coûteux sur plusieurs années et disposer de la bonne solution pour les besoins de votre entreprise revêt une importance cruciale. Limiter vos options dès le départ n’est simplement pas judicieux d’un point de vue commercial.
En matière de sélection de logiciels, l’objectif dans les premières phases devrait consister à maintenir votre recherche aussi large que possible, afin de ne pas limiter les options de votre entreprise. Mieux vaut commencer avec une idée claire des besoins de l’entreprise. Ce qui inclut tous les types d’utilisateurs finaux (raisonnez au-delà de votre service). La plupart des types de logiciels d’entreprise concernent et sont utilisés par des personnes de différentes parties d’une organisation, parfois même à l’extérieur (pensez par exemple aux prestataires/fournisseurs qui accèdent à un système de gestion de la chaîne logistique).
Au lieu de vous adresser à seulement un ou deux éditeurs de logiciels dans les premières phases de votre recherche de nouveau produit logiciel, vous devriez commencer par réfléchir au type de solution logicielle dont votre organisation a besoin. Par exemple, avez-vous besoin d’un logiciel de recrutement ou un système complet de gestion du capital humain (HCM) vous conviendrait-il mieux ? Tenez comptez de la façon dont le logiciel va être utilisé par chaque groupe de parties prenantes.
Parfois, un choix important peut être écrasant. Même s’il est vrai que disposer de plus d’options peut causer une certaine confusion, cela signifie également que, compte tenu de l’évaluation adéquate, votre entreprise sera bien plus susceptible de retenir une solution qui fonctionne très bien pour toutes les parties prenantes. Ne vous inquiétez pas : dès que vous commencerez à rassembler des informations détaillées sur ce qui est réellement nécessaire, le choix se réduira immédiatement.
Un scénario courant, qui constitue également un piège fréquent, est la recommandation par des individus. Une personne de votre organisation, voire un tiers de confiance, recommande un produit spécifique. Dans ce cas, les écueils possibles sont liés à la personne à l’origine de la recommandation. Voici quelques signes d’alerte à garder à l’esprit :
En résumé, des recommandations peuvent être importantes, mais elles reposent souvent sur des facteurs plus émotionnels, notamment le souhait de se cantonner à ce qui est familier. Les décisions relatives à la sélection de logiciels doivent être basées sur des faits et non pas sur des considérations émotionnelles ou sur l’approche traditionnelle antérieure. Intégrez évidemment la recommandation d’une personne de confiance dans votre sélection, mais ne limitez pas vos choix à cette seule suggestion, même si vous êtes plutôt convaincu que cette solution spécifique pourrait convenir. Vous pouvez trouver une option encore mieux adaptée, une solution différente moins chère ou simplifiant la mise en œuvre et la formation de tous vos utilisateurs. La seule façon d’en être sûr est de s’informer.
Un projet approprié de sélection de logiciels commence par une évaluation complète des besoins de votre entreprise. Il est important qu’une personne soit désignée pour superviser le processus global, du début à la fin. L’évaluation doit comprendre les besoins de toutes les parties prenantes, et pas seulement le groupe principal. Une façon d’éviter une approche excessivement restrictive sur seulement un ou deux fournisseurs consiste à s’assurer que les besoins de toutes les parties prenantes ont été prises en compte.
Méfiez-vous de l’« expert » qui connaît très bien son domaine mais qui n’est peut-être pas conscient des besoins et des préoccupations des utilisateurs de votre entreprise. Cette personne peut être très compétente pour identifier les exigences de base, mais il est primordial d’obtenir la contribution de chaque secteur de l’entreprise qui utilisera ou sera directement impacté par le nouveau logiciel.
Parfois, cet expert interne est un professionnel de l’informatique. Cette personne peut disposer d’une bonne connaissance du marché des logiciels d’entreprise et s’avérer compétente sur des sujets tels que l’assistance technique, la plateforme de déploiement, les systèmes d’exploitation compatibles, etc. Elle risque de ne pas être aussi bien informée des besoins des différents groupes de parties prenantes.
Prenons l’exemple d’un logiciel de HCM (gestion du capital humain). Votre service des ressources humaines sera très vraisemblablement le moteur principal pour l’achat de ce logiciel. Il peut également envisager de proposer aux utilisateurs de l’entreprise davantage d’options en libre-service grâce au nouveau système de HCM. Ces questions et ces exigences doivent donc intégrer le processus de sélection, sans se limiter aux détails techniques sur lesquels un collaborateur du service informatique peut se focaliser. Cela ne signifie pas qu’un collaborateur du service informatique ne peut pas être un excellent coordinateur : il peut tout à fait être le meilleur choix pour gérer votre processus de sélection. Il convient simplement de s’assurer qu’il va au-delà de son point de vue et prend en compte les autres parties prenantes.
Qu’en est-il des consultants externes ? Il peut être intéressant de faire appel à un consultant externe pour guider votre projet de sélection de logiciels, mais assurez-vous qu’il est impartial. N’oubliez pas que l’objectif est d’envisager toutes les possibilités valables parmi les différents fournisseurs afin de ne pas limiter vos options, y compris dans les premières phases.
Si le consultant externe avec lequel vous travaillez représente un ou plusieurs fournisseurs, il est improbable qu’il envisage des options hors de la liste des fournisseurs avec lesquels il collabore. Assurez-vous que la personne que vous choisissez pour vous assister est impartiale et n’accorde pas d’attention aux marques.
L'éditeur prometteur d’aujourd’hui est peut-être la locomotive de demain. Certains facteurs sont importants, tels que l’assistance technique. A contrario, la notoriété d’un fournisseur importe peu, voire pas du tout.
Choisir un logiciel d’entreprise est rarement une question de prestige : une adresse commerciale prestigieuse, une réception et des salles de conférences impressionnantes voire une marque commerciale attrayante doivent avoir peu d’influence sur l’achat. Il s’agit, ou du moins il devrait s’agir, d’une décision pratique. Le logiciel assure-t-il toutes les fonctions requises par votre entreprise ? Est-il facilement adopté par les utilisateurs ? Est-il fiable ? Constitue-t-il une bonne valeur ajoutée en matière de retour sur investissement (ROI) ? Il s’agit des facteurs les plus importants.
Le rythme de changement des logiciels d’entreprise est extrêmement rapide. De même, il est généralement influencé par les technologies émergentes et les besoins commerciaux en constante évolution de la part du client, et non pas par les développeurs logiciels. La solution que tout le monde adoptait il y a 5 ans, ou même l’année dernière, n’est peut-être plus adaptée à votre entreprise, en supposant qu’elle l’était auparavant. N’oubliez pas qu’il s’agit fondamentalement de trouver la meilleure réponse aux exigences de votre organisation.
En fonction de la culture de votre entreprise, de votre propre niveau d’expertise et de familiarisation avec la sélection de logiciels, sans oublier de nombreux autres facteurs, une certaine forme d’aide extérieure peut être extrêmement bénéfique.
Comme indiqué ci-dessus, si vous envisagez de faire appel à un consultant externe pour guider votre projet de sélection de logiciels, assurez-vous de trouver l’impartialité et l’expérience. Veillez à faire appel à un consultant qui n’est pas inféodé à quelques fournisseurs de logiciels.
Il est vrai que faire appel à un consultant engendre des coûts, mais le ROI est énorme si cette personne arrive à faire la différence entre le choix d’un système mal adapté avec une mise en œuvre à problèmes et l’achat d’un système qui fonctionne tout simplement dès qu’il est adopté. La solution type pour un logiciel d’entreprise coûte entre plusieurs centaines de milliers et quelques millions d’euros. Il s’agit assurément d’un investissement en capital très significatif. Il est également censé durer, en prenant en charge un grand nombre de vos processus opérationnels critiques, pendant plusieurs années. Par rapport au prix du système, le coût d’un consultant expert est minime.
En prenant l’exemple de TEC, il convient de noter qu’en tant que société de conseil impartiale, TEC n’est impliquée avec aucun fournisseur ni aucune catégorie spécifique de logiciel. L’équipe des services de sélection de TEC bénéficie également d’une expérience étendue et approfondie, en ayant accompagné plusieurs centaines d’entreprises depuis plus de 20 ans.
De plus, une équipe de sélection de logiciels peut agir en tant que représentant de votre entreprise pendant les négociations avec le fournisseur que vous avez finalement retenu. Cette seule prestation se révèle souvent très rentable en matière de ROI.
Si votre budget est limité et une consultation externe n’est pas possible, de nombreux niveaux de service sont tout de même disponibles. Même une action aussi simple qu’une brève consultation téléphonique ou l’utilisation de TEC Advisor, l’outil de sélection de logiciels en ligne de TEC, peut faire la différence. De plus, TEC propose également des modèles complets d’appels d’offre qui peuvent être très utiles pendant un projet de sélection de logiciels.
