La boîte à outils logiciels de l’entrepreneur

Vous êtes à la tête d’une TPE (Toute Petite Entreprise – moins de dix salariés) ? Ou bien entrepreneur en train de démarrer votre entreprise ? De quoi avez-vous besoin au quotidien, et quels sont les logiciels entreprise qui vous accompagneront et vous faciliteront la gestion de votre entreprise ? Retrouvez tous nos conseils sur la relation client.

Quelle est votre to-do list ? Vous avez des objectifs à atteindre, un plan d’action à mener. Quels en sont les points principaux ?

• le démarchage : vous le savez, ce sont les clients qui feront vivre votre entreprise. Il est donc prioritaire d’en trouver.
• la fidélisation : une fois que vous avez un client, il s’agit de le garder. C’est une condition sine qua non de développement. Les ventes one-shot (ponctuelles) sont court-termistes, impuissantes à pérenniser l’activité.
• la communication :
  • opérationnelle déjà, vous dotez d’une boîte mail pro est la base,
  • promotionnelle ensuite pour développer votre relation client, communiquer plus largement sur votre actualité, votre image… et gagner en visibilité et en légitimité aussi bien auprès de vos prospects que de vos clients actuels ou partenaires potentiels.
• la facturation et l’encaissement : vous avez des clients, certes, mais vous payent-ils comme prévu ? Il vous faut suivre les paiements, relancer au besoin, c'est le minimum vital de votre compta.

Les quatre points ci-dessus sont directement liés à votre cœur d’activité. Mais à leur suite figurent aussi les actions indirectement liées et non moins importantes.

Plus en rapport avec l’environnement dans lequel évolue votre entreprise, il existe également les risques associés. La structure a beau être petite, leur impact n’en sera pas moins grand.

• la sauvegarde de vos données : une perte soudaine de vos informations, type fichier client, base de données ou comptabilité, serait dramatique. Synonyme de temps et d’énergie perdus, mais aussi d’une atteinte pour votre image affectant votre crédibilité auprès des clients et partenaires.
• la protection de vos données : le hacking (piratage informatique) n’arrive pas qu’aux autres. Les malwares (virus) sont nombreux. Que faire si un pirate corrompt votre système ou vous réclame une rançon astronomique ? Mieux vaut se protéger en amont.

Fort de ce check up, voyons les solutions de gestion en mode Saas susceptibles de vous faciliter le quotidien.

Vous munir d’un email professionnel, c’est le B.A.-BA bien sûr. Mais quel serveur de messagerie choisir ? Il en existe plusieurs, à différents prix. Zimbra est l’un des plus prisés à la fois par les entreprises, et également par les organisations et les associations. Open source, il est customisé par Ovea et hébergé en France. Sa disponibilité et la qualité de ses services associés font la différence. Synchronisé sur tous devices, il permet de travailler en mobilité en ayant toujours avec vous la boîte mail, le carnet de contacts, l'agenda, et même les documents de travail. Puisqu’au-delà de sa messagerie, Zimbra est une suite de logiciels de collaboration pour plus d'efficacité, de productivité et de réactivité.

Le CRM est votre outil de prospection, de fidélisation commerciale et de gestion de le relation client. Il peut aussi s’étendre à votre gestion administrative du commercial comme avec un logiciel de gestion commerciale en ligne. À l’image de TigerPro : logiciel au sein duquel vous pourrez :

• élaborer vos grilles de tarification différenciées,
• adresser vos devis à vos prospects comme avec un logiciel de devis,
• transformer automatiquement ces devis en factures,
• suivre les paiements et paramétrer des relances pour la bonne santé de votre trésorerie.

Avec ces workflows au sein du même outil, TigerPro élargit la notion de CRM et propose un embryon de solution ERP (Entreprise Ressource Planning) précieux pour les créations d‘entreprise et petites structures vouées à se développer (un ERP dédié pourrait couvrir différents besoins et processus comme la gestion des achats et la gestion des stocks par exemple). Pour une gestion comptable plus poussée (comptabilité générale, saisie des écritures comptables, liasse fiscale...), il est conseillé de se tourner vers un logiciel de comptabilité en ligne dédié tel que le logiciel EBP Compta par exemple.

Maintenant, comment communiquer ? Avec un logiciel CRM (Customer Relationship Management) tel que Send up par exemple. Cette solution de communication multicanale permet de réaliser des campagnes marketing :

• par mail : via une interface intuitive drag & drop, des templates responsives, des scénarios et des landing pages vous sont proposés. Une fois la campagne envoyée, un rapport détaillé avec des analytiques sur le chiffre d'affaires notamment et des tableaux de bord permet d’en évaluer l’impact en temps réel et de piloter les actions à mener pour une optimisation des campagnes,
• par SMS : vous pouvez envoyer des SMS push à vos clients ou prospects avec un message spécifique,
• par fax : encore utile dans des secteurs plus old school ! Votre campagne est exportée en pdf puis expédiée.

Send up propose aussi de mener des enquêtes marché ou de satisfaction par l’envoi de formulaires ou de sondages.

Les données sont précieuses pour toutes les entreprises (TPE, PME, grandes entreprises) : la base de données, le carnet de contacts, mais aussi l’historique associé avec les échanges et travaux réalisés. La question de leur sauvegarde n’est pas à négliger. Il serait inconscient de laisser la potentialité qu’un plantage vous fasse tout perdre. Que mieux vaut-il faire ? Une sauvegarde locale ? Cloud ? Pour plus de sécurité, la solution Oxibox vous propose les deux, avec une garantie de restauration en toute simplicité et le support avec. Les données sont hébergées en France, et assurées à hauteur de huit millions d’euros… rassurant !

La sauvegarde est une chose, la protection en est une autre. Vous utilisez des appareils professionnels : ordinateur, tablette, smartphones ; des applications spécifiques : mail, portail, logiciels… Ce sont autant d’entrées vers votre système d’informations qu’il est nécessaire de protéger des attaques malveillantes. C’est ce que propose BitDefender avec sa console d’administration Cloud pour paramétrer et déployer un système complet de cybersécurité vous protégeant aussi bien dans le Cloud que localement.
 
 
Une entreprise, aussi petite soit-elle, a des besoins incompressibles. Ceux liés à son métier bien sûr, mais également ceux liés aux risques associés. Différents progiciels de gestion existent et se veulent à la fois accessibles et adaptés, à vous d’y piocher ce que vous cherchez pour simplifier et maitriser les actions du quotidien.