Devenez un pro du calcul des IJSS brutes en seulement quelques minutes !

Vous en avez bien conscience, lorsque l’un de vos employés est absent en raison d’une incapacité ou d’un congé indemnisé par la Sécurité sociale, il a le droit de percevoir des revenus de remplacement.

C’est ici qu’entrent en jeu les indemnités journalières de sécurité sociale (IJSS brutes).

Comment sont-elles calculées ? Comment intégrer les IJSS dans le traitement de la paie ?

Rassurez-vous, pas besoin de sortir de Saint-Cyr pour comprendre ce qui va suivre, il suffit simplement d’un peu de concentration et tout ira bien !

Vos employés perçoivent des IJSS pour les types d’absences suivants :

• arrêt de travail pour maladie professionnelle, accident du travail ou de trajet,
• arrêt de travail pour maladie,
• temps partiel thérapeutique,
• congé pathologique prénatal et postnatal,
• congé maternité et paternité,
• congé d’adoption,
• accueil de l’enfant,
• congé de deuil.

En fonction du type d’arrêt, pour bénéficier des IJSS, vos employés doivent pouvoir justifier qu’ils remplissent les conditions requises.

Votre salarié doit justifier d’une cotisation minimale à l’Assurance maladie. En effet, afin de percevoir une indemnisation durant les 6 premiers mois de l’arrêt, votre employé doit justifier, au jour de l’interruption de travail, de l’une des conditions suivantes :

📌 avoir travaillé au moins 150 heures au cours des 3 mois civils ou des 90 jours précédant l’arrêt ;

📌 avoir cotisé au cours des 6 mois civils précédant l’arrêt sur la base d’une rémunération au moins égale à 1 015 fois le montant du SMIC.

Pour obtenir le versement des IJSS, vos employés doivent justifier de 10 mois d’affiliation ou se trouver dans l’une des situations suivantes :

👉 avoir travaillé au moins 150 heures de travail salarié au cours des 3 mois précédant l’arrêt de travail ;

👉 avoir cotisé, pendant les 6 mois précédant l’arrêt, sur la base d’un salaire minimum au moins égal à 1 015 fois la valeur du SMIC horaire ;

👉 avoir cotisé, au cours de l’année précédant l’arrêt, sur un salaire au moins égal à 2 030 fois le montant du SMIC horaire.

Le montant des IJSS est égal à 50 % du salaire mensuel, plafonné à 1,8 fois le SMIC. Dès lors que celui-ci augmente, comme ça a été le cas en mai 2022, les indemnités journalières versées par la Sécurité sociale doivent être revalorisées.

Le montant maximum des IJSS brutes est donc passé de 47,43 € à 48,69 € depuis le 1^er mai 2022. À cause de l’inflation actuelle, une nouvelle évolution du SMIC est prévue pour le 1^er août 2022 de 1 645,58 € à 1 678,95 €.

Il faudra donc s’attendre à voir le montant maximum des IJSS brutes augmenter légèrement.

En tant que dirigeant de TPE ou de PME, connaître le montant que votre salarié perçoit de la Sécurité sociale vous permet de calculer le complément de salaire que vous aurez à lui verser en cas de maintien de salaire.

En cas d’arrêt de travail, votre salarié percevra :

• les IJSS brutes versées par l’Assurance Maladie, à hauteur de 50 % de son salaire de base journalier, dont le montant est limité chaque année en fonction du SMIC ;
• un complément de salaire versé par l’entreprise d’après la convention collective et la situation du salarié. Ce montant s’ajoute aux indemnités journalières.

💡 Pour simplifier encore davantage le traitement des IJSS brutes, pourquoi ne pas vous tourner vers l’externalisation de la paie ? Comment procéder, quelles erreurs éviter… toutes les réponses à ces questions dans notre Livre Blanc dédié :

Le calcul de versement des IJSS brutes diffère selon le type d’arrêt de votre salarié.

Pas de panique, nous allons illustrer les données du tableau ci-dessous au moyen d’exemples concrets.

Selon l’article R323-8 du code de la Sécurité sociale, les absences suivantes sont prises en compte pour un rétablissement de salaire :

• en cas de nouvelle embauche inférieure à 3 mois,
• en raison de maladie, de maternité et d’accident du travail,
• en cas de chômage involontaire total ou partiel,
• en cas de fermeture de l’établissement dont le salarié est rattaché,
• en cas d’appel sous les drapeaux,
• en cas de congé non rémunéré, mais autorisé par l’employeur.

Le salaire rétabli est spécifié tous les mois pour l’ensemble des salariés affilié à la Sécurité sociale au moyen de la Déclaration sociale nominative (DSN). Cette dernière consiste à déclarer et à payer de manière électronique les cotisations sociales des salariés, au moyen d’un fichier mensuel. L’Assurance Maladie récupère ensuite l’information d’un arrêt de travail saisi dans la DSN pour calculer les IJSS dues au salarié.

Pour vous aider à y voir plus clair, voici des exemples explicites et détaillés pour chaque typologie d’arrêt.

Si au cours des 3 derniers mois, le salaire brut mensuel de votre employé s’élevait à 2 000 €, voici les indemnités journalières auxquelles il pourra prétendre :

• salaire brut : 2 000 x 3 = 6 000 €
• salaire journalier de base : 6 000/91,25 = 65,75 €
• IJSS brutes : 65,75 x 50 % = 32,87 €

Ici, le complément journalier versé par l’employeur, pour un salaire maintenu à 100 %, s’élèvera à 32,87 €.

Même si le salaire de votre employé est supérieur au plafond de 1,8 fois le SMIC mensuel, l’indemnité journalière perçue ne peut dépasser 48,69 € brut.

Prenons maintenant le cas d’un employé disposant d’un salaire brut de 1 800 €.

• salaire journalier de base : 1 800/30,42 = 59,17 €
• gain journalier net (plafond maximum de l’IJ) : 59,17 - 21 % = 46,75 €
• IJSS brutes pendant les 28 premiers jours : 59,17 x 60 % = 35,50 €
• IJSS brutes à partir du 29^e jour : 59,17 x 80 % = 47,34 € ramenés à 46,75 €, à savoir le plafond du gain journalier net.

Dans cet exemple, le complément versé par l’employeur sera de 23,76 € pendant 28 jours calendaires, puis de 12,42 € au-delà.

Votre salariée gagnant 3 500 € brut est en congé maternité. Voici le calcul de son indemnité journalière :

• salaire journalier de base : 3 500 x 3/91, 25 = 115,07 €.
• IJSS brute : 115,07 x 79 % = 90,90 € qu’il convient de ramener au plafond de 89,03 €

Dans ce cas précis, le complément de salaire journalier à verser par l’employeur sera de 26,04 €.

En tant que dirigeant de TPE ou de PME, il est fondamental de bien comprendre le mécanisme d’intégration des IJSS sur le bulletin de salaire.

Deux alternatives sont possibles quant au versement des IJSS : soit elles sont perçues directement par le salarié, soit elles sont versées à l’employeur en cas de subrogation.

Si le salaire est maintenu, alors il convient de déduire le montant des IJSS brutes du salaire brut du salarié.

En cas de subrogation, les IJSS brutes sont déduites du salaire brut. Ensuite, il ne faut pas omettre de réintégrer les IJSS nettes après déduction des cotisations sociales. Pour le montant net de l’IJSS (soumises à CSG/CRDS), il suffit de multiplier l’IJSS brute par 0,933.

Pour obtenir une fiche de paie irréprochable, tout en respectant les contraintes juridiques, comptables et RH, il est fondamental d’utiliser un logiciel de paie spécialisé. Grâce à lui, vous gagnerez en efficacité et en productivité.

Par exemple, la solution Sage Business Cloud Paie vous garantit une gestion de la paie et des RH en temps réel entièrement sécurisée. Les déclarations et bulletins issus de l’outil sont 100 % conformes, vous faites vos télédéclarations sociales et DSN en toute tranquillité.

Si votre entreprise a opté pour la subrogation, votre gestionnaire de paie devra alors intégrer les IJSS maladie dans la base de calcul du prélèvement à la source, et ce, uniquement durant les deux premiers mois d’arrêt.

❗ Votre service de ressources humaines en charge de la paie ne doit jamais intégrer les IJSS dans le net imposable dans la Déclaration sociale nominative (DSN). Ce sera le rôle de l’Assurance maladie de les déclarer à l’administration fiscale au moment de la déclaration annuelle.

Les IJSS brutes sont soumises à certaines conditions et répondent à des modes de calcul bien précis. Il convient également de savoir comment les intégrer dans les bulletins de salaire de vos employés. Tout ceci ne s’improvise pas.

Congé maternité, maladie professionnelle, imposable ou non imposable, bien qu’il soit obligatoire de faire paraître toutes ces mentions sur la fiche de paie, savoir sous quelle forme le faire reste un grand défi. Veillez à bien tenir compte de tous les facteurs avant d’intégrer les IJSS sur les différentes fiches de paie de vos salariés.

Au final, tous ces calculs et démarches, un logiciel peut les faire pour vous, et c’est bien plus simple ainsi !