ENQUÊTE RH : Lucca passe les campagnes d’entretiens annuels de 260 entreprises françaises à la loupe

Google, Accenture, General Electric… Autant d’entreprises qui auraient choisi de mettre l’entretien annuel au placard. Effet de mode ou vraie bonne idée ?

Certes, 95 % des managers ne sont pas satisfaits du système d’entretien annuel et 70 % des DRH le jugent inefficace (source : étude de Deloitte sur les tendances RH 2017). Cependant, les entreprises ne peuvent pas se passer d’un système d’évaluation, ne serait-ce que pour s’assurer de la performance des équipes, justifier les augmentations ou encore être capable d’identifier les hauts potentiels.

La réalité est donc plus complexe et la vraie question n’est pas de savoir s’il faut faire ou non des entretiens d’évaluation, mais comment mieux les faire. Cependant, entre théorie et mise en œuvre concrète, le pas semble difficile à faire. Par quoi commencer ? Quelles méthodes ont vraiment fait leurs preuves sur le terrain ?

Pour répondre à ces questions, l’éditeur de logiciels RH, Lucca, a interrogé 260 entreprises françaises sur leurs pratiques. Les dirigeants, responsables RH, managers et collaborateurs ont partagé la manière dont les campagnes d’entretiens annuels sont organisées au sein de leur startup, PME ou ETI, aussi bien sur le fond que sur la forme : les sujets abordés, les dates de lancement et la durée des campagnes, le ressenti des équipes concernant le processus, le temps alloué à la préparation, le contenu des grilles d’entretiens…

Lucca a ainsi décelé les points de frictions et propose des axes d’amélioration pour rendre les campagnes d’entretiens annuels enfin efficaces et satisfaisantes pour l’ensemble des collaborateurs.

On en demande généralement trop aux entretiens annuels : évaluation de compétences, revue des objectifs de la période écoulée, fixation de nouveaux objectifs, feedbacks, demandes de mutation, souhaits de formation… Les entreprises le confirment : 71 % d’entre elles indiquent aborder au moins trois grands sujets au cours de leurs entretiens annuels. Certes, il est tentant de faire de cette grande messe annuelle une parfaite occasion pour traiter tous les sujets liés à un même collaborateur. Est-ce cependant un vrai gain de temps ? N’est-ce pas l’une des raisons qui pourraient expliquer la pénibilité exprimée par les collaborateurs, managers et responsables RH ?

Les raisons qui motivent la mise en place de campagnes d’entretiens annuels sont principalement managériales comme la revue des objectifs des équipes (29 %) ou l’évaluation de la performance des salariés pour fixer les augmentations (21 %). D’autres entreprises s’en servent même pour recueillir les doléances des salariés (20 %). Rares, cependant, sont celles qui traitent du sujet pourtant crucial du développement du collaborateur (4,8 %).

La multitude des thèmes abordés a pour conséquence de rendre les entretiens trop longs à préparer, illisibles pour le collaborateur, difficiles à mener pour le manager et impossibles à analyser pour les responsables RH.

Idéalement, l’entretien d’évaluation doit être entièrement consacré à un seul sujet, celui du développement du collaborateur. L’entretien annuel n’est en effet ni le moment de faire le point sur les objectifs (à réaliser au projet, au semestre ou au trimestre) ni de faire des retours sur des événements qui auraient dû faire l’objet d’un feedback immédiat.

On observe ici un amalgame courant. Les deux seuls entretiens obligatoires sont l’entretien professionnel, qui doit avoir lieu tous les 2 ans, et l’entretien annuel des collaborateurs au forfait jours. L’évaluation des collaborateurs est quant à elle facultative, excepté si elle est imposée par une convention collective spécifique.

Le désamour des entretiens annuels en entreprise s’explique également par un déficit de communication interne sur l’objectif des campagnes d’entretiens et sur la manière dont les entretiens sont menés. Un collaborateur sur quatre avoue ne pas comprendre le processus d’entretiens annuels de sa société et un sur six ne le connait même pas. Seuls 4 % des collaborateurs interrogés estiment que leur processus d’entretiens annuels est apprécié dans leur entreprise.

Les campagnes d’entretiens annuels doivent être limpides pour l’ensemble des collaborateurs et traduire la stratégie globale de l’entreprise au niveau individuel. Plutôt que de les concevoir comme un passage obligé ou un simple processus à suivre, il est fondamental d’en faire un moment de co-construction avec les collaborateurs.

Dans cette optique, une bonne pratique consiste à inviter le collaborateur à préparer son entretien annuel, en lui communiquant la grille d’évaluation au préalable. Ici encore, force est de constater que cette étape n’est pas suffisamment intégrée dans les processus actuels : 18,4 % des sondés déclarent ne jamais recevoir la grille d’évaluation en amont de l’entretien et 18,4 % seulement une semaine avant, ce qui ne leur laisse pas suffisamment de temps pour prendre connaissance des critères d’évaluation ni même préparer leur entretien correctement.

L’auto-évaluation a pourtant un but crucial, celui de lancer la discussion sur une base commune. En s’autoévaluant, le collaborateur prend le temps de réfléchir à l’année écoulée et à ses aspirations futures. Cette prise de recul lui permet d’engager le processus d’évaluation plus sereinement. Une bonne pratique consiste à lister ce qui lui a plu et déplu. Cela peut être une mission, un projet, une collaboration en particulier. En outre, cette base permet au manager de bien comprendre les problématiques de son interlocuteur et de lui proposer une réponse personnalisée.

Encourager l’auto-évaluation est donc la meilleure manière d’impliquer les équipes dans les campagnes et d’enrichir la discussion en donnant l’occasion aux deux parties de réfléchir en amont de l’entretien. Ce dernier n’est plus seulement un moment de verdict. Il devient un moment d’échange, de conseils et de réflexion sur la carrière du collaborateur. Les campagnes ne sont alors plus redoutées, mais attendues par les équipes.

55 % des responsables RH indiquent ne jamais recevoir l’intégralité des grilles d’entretien remplies, malgré des relances qui demeurent pour beaucoup inefficaces (51 %). Comment expliquer cette difficulté à clôturer les campagnes d’entretiens annuels ?

Les éternels retardataires et étourdis (+35 % des collaborateurs avouent rendre systématiquement leurs grilles en retard) expliquent en partie cette gestion difficile, mais pas seulement. En cause le contenu des grilles d’entretien : est-il adapté ? Les questions reflètent-elles la réalité du poste ou des compétences métiers requises ? Les collaborateurs sont-ils surpris par les questions ?

Pour le savoir, des entreprises lancent un questionnaire de satisfaction à l’issue des campagnes d’entretiens annuels dans l’objectif de faire évoluer leurs méthodes.

Il est également intéressant de noter que les grilles non récupérées contiennent dans bien des cas les informations les plus intéressantes et les plus urgentes à traiter. Elles cachent les points de friction entre un manager et un collaborateur ou un désengagement avéré des collaborateurs.

Enfin, la longueur des campagnes est un facteur déterminant dans le désengagement des équipes. Si les entreprises de moins de 50 salariés arrivent aisément à lancer et clôturer leurs campagnes d’entretiens en moins d’un mois (56,7 %), il n’en est pas de même pour des sociétés de plus grande taille (de 50 à +300 salariés). Plus de la moitié d’entre elles consacrent en effet entre 4 et 12 semaines à gérer les entretiens et 12 % y passent même plus de 4 mois.

Contenu des grilles, thèmes des entretiens, communication interne, engagement des équipes, préparation des entretiens, durée des campagnes… autant de facteurs déterminants dans le succès d’une campagne et dans l’efficacité des entretiens annuels. Lorsqu’ils sont bien menés, ces derniers sont un puissant outil de management des équipes au service de la performance de votre entreprise.

Suite à cette enquête réalisée auprès de 260 entreprises françaises entre le 1er juillet et le 30 août 2019, Lucca a réuni dans un livre blanc 9 conseils qui pourront améliorer vos campagnes d’entretiens annuels afin qu’elles se concentrent sur les points importants, et qu’elles augmentent la motivation de vos collaborateurs à atteindre les objectifs de votre entreprise.