Logiciels et systèmes de caisse : prêts pour un contrôle ?

Actualité dans le domaine de la gestion de caisse : la loi est entrée en vigueur le 1er janvier 2018. Désormais, toute entreprise peut recevoir la visite d'un contrôleur, qui lui demandera l'inventaire de ses logiciels et systèmes de caisses, avec pour chacun d'entre eux un certificat ou une attestation de conformité. Ce document, fourni par le fabriquant ou l'éditeur de logiciel, est obligatoire, et son absence peut entraîner une amende de 7500 € (ou 45000 € en cas de présentation d'un faux document), puis l'obligation de se mettre en règle sous 60 jours.

Un recentrage a bien eu lieu, mais finalement très partiel : la loi écarte très explicitement les fonctions de comptabilité et de gestion pour ne s'appliquer qu'à la fonction de caisse. Mais en réalité, tous les logiciels de facturation restent concernés, même sans caisse enregistreuse, dès lors qu'une facture est émise pour un particulier.

Cet article stipule que la fonction de caisse correspond à l'enregistrement de toutes les livraisons de biens et prestations de services ne donnant pas lieu à facturation conformément à l'article 289 du CGI (code général des impôts). Celui-ci précise l'obligation de réaliser des factures en bonne et due forme pour les entreprises assujetties à la TVA qui facturent à d'autres entreprises assujetties à la TVA. Il faut donc comprendre que tous les autres, ceux qui font des factures à des particuliers, utilisent (souvent sans le savoir) une fonction de caisse.

Ce qui pose problème, c'est que beaucoup d'entreprises ont négligé cette loi dès l'annonce du recentrage sur les caisses en juin 2017, en se disant " je n'ai pas de caisse enregistreuse, donc je ne suis pas concerné ". Grave erreur.
Cette loi ne réduit que très faiblement le nombre d'entreprises concernées car la plupart des entreprises font un minimum de factures à des particuliers (à commencer souvent par leurs propres salariés). En conséquence, le nombre d'entreprises ayant un logiciel de facturation spécifique qui devront se faire certifier est bien supérieur à la capacité des organismes de certification.

Le colloque du 11 janvier organisé par le GT CSI (Groupe de Travail " Conformité fiscale des Systèmes d'information ") a permis de faire un tour complet de ce sujet, et la DGFiP (Direction Générale de Finances Publiques) y a participé pour préciser les modalités d'application pour l'année 2018. La totalité de ce colloque est accessible en ligne.

La DGFiP l'a annoncé officiellement, l'année 2018 est une année " pédagogique ", car durant cette année, il n'y aura pas d'amendes pour les entreprises qui utilisent encore un système non conforme, à condition qu'une démarche réelle de mise en conformité soit engagée et prouvée par un engagement de l'éditeur, ou un bon de commande signé pour un système conforme. Il ne faut surtout pas confondre cela avec un report d'un an, car les preuves demandées devront être solides.

La modification de la loi ayant été votée fin décembre 2017, la DGFiP va rapidement en détailler les conséquences dans un bulletin officiel. Des questions sont encore en suspens : est-ce qu'un tableur est dans le champ de la loi s'il sert à faire des factures ou des tickets de caisse ? doit-on faire une clôture quotidienne du système de facturation si on émet de factures à des particuliers, comme pour les véritables caisses ? Le GT CSI va contribuer à clarifier ces questions avec la DGFiP en ce début 2018.

La loi est désormais applicable, mais l'année 2018 " pédagogique " laisse un peu de temps pour préciser ses modalités complètes d'application et préparer les entreprises concernées. Le groupe de travail " Conformité des Systèmes d'Information " qui regroupe des éditeurs de logiciels, des experts comptables, des associations professionnelles, des avocats spécialisés, des entreprises, et un organisme de certification, a encore de nombreux sujets de travail avec la DGFiP pour rendre la loi applicable par tous.