Transfert de gros fichiers en ligne : vous allez envoyer du lourd !

Comment envoyer un gros fichier à vos clients sans difficulté ?
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4 avis

Avec la transformation numérique et la digitalisation des documents est arrivée une nouvelle problématique : nos échanges sont dématérialisés et nous avons de plus en plus de fichiers dans nos ordinateurs, sur nos serveurs, dans le cloud. 

Plus besoin d’imprimer à tout-va et d’avoir des archives papier qui envahissent notre espace de travail !
Mais comment faire lorsque nous devons transférer un gros fichier, une vidéo lourde à un collaborateur, ou envoyer un dossier volumineux à un tiers, client ou prestataire, sans recevoir le fatidique message d’erreur ? 

Tout comme vous aviez besoin, avant l’ère du tout numérique, de gros classeurs et de grandes enveloppes pour ranger et envoyer vos documents de taille conséquente, vous avez besoin de solutions web adaptées.
À la clé : sécurité et efficacité pour favoriser vos échanges.

SOMMAIRE

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Comment envoyer de gros fichiers ?

Dans le cadre de nos activités professionnelles, il nous arrive fréquemment de devoir envoyer de gros fichiers, et nous sommes amenés à partager des données sensibles ou importantes, avec un collaborateur, un partenaire, un client ou un fournisseur. Photos, vidéos, documents administratifs, juridiques, commerciaux... l’envoi de ces fichiers est indispensable au bon fonctionnement et au bon développement d’un business.

Il existe de nombreux outils de partage de fichiers lourds qui permettent de transférer facilement plusieurs gigaoctets de données en quelques clics. Souvent gratuits, ils proposent aussi des formules payantes pour avoir accès à une plus grande capacité de stockage en ligne.

L’email : un support inadapté

Le premier réflexe qui vient à l’esprit pour partager des fichiers, c’est le mail : les documents en pièces jointes et hop, c’est parti ! Sauf que les boîtes mail — Outlook, Thunderbird, Gmail… — acceptent la taille maximale de 20 à 25 Mo, soit une dizaine de photos de qualité moyenne par exemple. Au-delà, c’est le message d’erreur assuré : « la taille de votre fichier dépasse les 25 Mo »...

La compression ou le découpage de fichiers volumineux : peu efficace

Il est possible d’installer un logiciel de compression (WinZip ou WinRAR entre autres) ou un utilitaire de découpage des fichiers (Xtremsplit), avant envoi par mail, le principe étant de réduire les données inutiles sans trop perdre en qualité, ou de découper le fichier en plusieurs paquets.

Le problème de la compression, c’est que cela fonctionne mieux avec les documents types Word ou Excel qu’avec les photos, car elle supprime les éléments répétitifs (type caractères). Néanmoins, le destinataire doit installer un logiciel pour décompresser les fichiers. Pour les fichiers audio ou vidéo, il faut souvent accepter une perte, une baisse de qualité, pour arriver à un allègement significatif du poids du fichier. Le format est changé, par exemple en JPEG ou en MPEG.

Le découpage, lui, implique l'envoi de plusieurs mails, ce qui n'est pas très pratique...

Gros fichier

    Différentes plateformes de partage des fichiers

    Pour pallier les limites des boîtes de messagerie électronique, il y a justement plusieurs solutions :

    • Les serveurs FTP, File Transfer Protocol ou protocole de transfert de fichiers, type FileZilla, permettent un partage via une connexion serveur/client. L’utilisateur doit installer le serveur et partager son adresse FTP avec le destinataire. Une fois les fichiers téléchargés, il faut tout de même les décompresser avec un programme dédié ;
    • Les suites bureautiques avec des messageries associées à un espace de stockage cloud (comme Gmail avec Google Drive dans la Google suite) ;
    • Les espaces de stockage et de partage en ligne tels que Dropbox ;
    • Les plateformes online dédiées au transfert de fichiers : Wetransfer, Transfernow, etc. 

    Envoi de fichiers volumineux : les critères à prendre en compte

    Suivant vos usages et vos besoins, recherchez une solution pour transférer un gros fichier suivant :

    • le poids maximal autorisé par envoi,
    • le nombre de fichiers simultanés,
    • la possibilité d’envoyer un dossier entier,
    • le nombre de destinataires simultanés,
    • la sécurité de l’envoi (chiffrement, mot de passe, hébergement en France, suppression des fichiers),
      Wetransfer ne chiffre les données que sa version payante par exemple. Et pour supprimer les fichiers de ses serveurs, il faut procéder à une demande de suppression.
    • le prix (la gratuité ou pas),
    • le type d’envoi (génération d’un lien, pièce jointe, QR code),
    • la validité, le délai d’expiration,
    • l’utilisation via une plateforme web, une application ou une extension dans le navigateur,
    • la nécessité de s’inscrire ou pas (pour les versions gratuites),
    • la personnalisation de l’envoi (ajout d’un texte possible),
    • le paramétrage de l’envoi (durée de conservation, nombre de téléchargements ou nombre de jours),
    • l’assurance contre les pertes de données.

    Stockage et confidentialité

    En matière de transfert de fichiers, vous devez prêter une attention toute particulière aux questions de sécurité et de confidentialité. Ne risquez pas une fuite de données.

    Conseil no 1 : Pour comparer les éditeurs, vérifiez que leur solution dispose d’un certificat SSL (Secure Sockets Layer), le minimum pour protéger votre connexion. Consultez aussi leur pourcentage de niveau de service (SLA : Service Level Agreement).

    Certaines messageries s’appuient sur un espace de stockage cloud en parallèle : Outlook avec OneDrive, Gmail avec Google Drive, MailDrop avec iCloud. On y dispose de 5 à 10 Go pour le partage de fichiers. Pour autant, le fait d’ouvrir cet espace personnel à d’autres peut en dissuader certains. D’autre part, les données ne sont pas forcément chiffrées, et encore moins hébergées en France.

    Conseil no 2 : Certains éditeurs détruisent systématiquement vos fichiers de leurs serveurs après le transfert, gage de confidentialité. Consultez les conditions d’utilisation, notamment le respect du RGPD et le lieu de stockage des données.

    6 solutions gratuites pour l’envoi de gros fichiers

    En dehors des bien connues Dropbox Basic, TransferNow et Wetransfer, nous avons sélectionné 6 solutions intéressantes, et comparé leur version gratuite selon certains des critères énumérés plus haut. N’hésitez pas à regarder aussi ce que leur offre payante vous propose.

    FileMail

    Filemail, plateforme norvégienne, est disponible sous forme d’application (desktop ou smartphone) ou d’extension pour Outlook.

    Envoi d'un gros fichier avec Filemail

    ▲ Taille maximale du fichier : 50 Go ;
    ⇢ Partage via un lien de téléchargement ou en pièces jointes d’un mail, à télécharger sous 7 jours ;
    🗝 Sécurité : données chiffrées, possibilité de créer un mot de passe et de le rendre obligatoire pour le téléchargement ;
    ᐩ Plus : possibilité de transfert de répertoires complets.

    Firefox Send

    Créé par l’américain Mozilla, c’est un service gratuit de transfert de fichiers chiffrés accessible depuis n’importe quel navigateur.

    Envoi d'un gros fichier avec Firefox Send

    ▲ Taille maximale du fichier : 1 Go sans inscription, 2,5 Go avec ouverture d’un compte gratuit ;
    ⇢ Partage via un lien de téléchargement, dans un mail, un chat ou un SMS ;
    🗝 Sécurité : chiffrement de bout en bout et protection par mot de passe ;
    ᐩ Plus : expiration paramétrable au nombre de téléchargements ou à la durée (de 5 minutes à 7 jours).

    Framadrop 

    Développé par Framasoft, il s’agit d’un logiciel libre français ayant pour vocation de sensibiliser et d’empêcher la captation de nos données privées par les GAFAM (Google, Apple, Facebook, Amazon, Microsoft).

    Envoi d'un gros fichier avec Framadrop

    ▲ Taille maximale du fichier : non précisé ;
    ⇢ Partage : le lien est généré sur la plateforme, puis copié-collé pour envoi via une boîte mail personnelle ;
    🗝 Sécurité : les fichiers sont chiffrés et stockés sur ses serveurs sans que même ses administrateurs ne puissent les déchiffrer ;
    ᐩ Plus : délai d’expiration personnalisable de 24 h à 60 jours, ou dès le premier téléchargement.

    Grosfichiers

    Service gratuit et sans inscription, c’est une plateforme suisse d’envoi de gros fichiers, disponible depuis n’importe quel navigateur.

    Envoi d'un gros fichier avec Grosfichiers

    ▲ Taille maximale du fichier : 4 Go ;
    ⇢ Partage à 30 destinataires à la fois, téléchargement sous 14 jours ;
    🗝 Sécurité : chiffrement SSL, hébergement des données sur ses propres serveurs, en France et en Suisse ;
    ᐩ Plus : historique des téléchargements consultable, demande d’accusé de réception possible.

    Send Anywhere

    C’est un service de partage de documents qui ne conserve pas vos fichiers et qui ne les propose au partage que pour une durée limitée, sur inscription.

    Envoi d'un gros fichier avec Send Anywhere

    ▲ Taille maximale du fichier : jusqu’à 4 Go avec Windows, 10 Go avec l’extension Chrome ou Outlook, 20 Go sur le smartphone ;
    ⇢ Partage : par lien de téléchargement accompagné d’une clé ou device à device, 2 options de partage : instantané (10 minutes avant destruction) ou disponible pendant 24 h ;  
    🗝 Sécurité : le stockage sur le serveur est temporaire et les données chiffrées ;
    ᐩ Plus : la génération d’un code à 6 chiffres sécurise le transfert direct entre 2 devices.

    Smash

    C’est une solution française cherchant le compromis entre simplicité et sécurité, pour les petites entreprises et les indépendants notamment.

    Envoi d'un gros fichier avec Smash

    ▲ Taille maximale du fichier : sans limite de taille mais vitesse de transfert réduite au-delà de 2 Go ;
    ⇢ Partage par transfert par email, lien ou sur Slack, valable 7 jours ;
    🗝 Sécurité : données chiffrées au moyen du standard AES (Advanced Encryption Standard) 256 bits, protocole SSL/TLS entre l’application et les serveurs, fichiers supprimés des serveurs après expiration du transfert ;
    ᐩ Plus : pas d’inscription nécessaire et pas de publicités.

    Les alternatives payantes

    Quelques solutions populaires du moment

    LockTransfer
    Partager vos fichiers par liens ou espaces sécurisés
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    Les avantages de l’utilisation d’une plateforme professionnelle payante

    Toute qualité de service a un prix ! En plus de la fluidification de la transmission d’informations, en interne comme en externe, et de l’accès aux documents en mobilité, sur tout type de support (ordinateur, tablette, smartphone), une plateforme professionnelle peut proposer :

    • l’envoi de documents importants et urgents sans contraintes de taille ;
    • la capacité de stockage est importante et évolutive ;
    • l’intégration d’un coffre-fort numérique ;
    • la définition de différents niveaux d’accès aux documents suivant les collaborateurs, comme le contrôle des flux de données vers les nouvelles recrues et le blocage de l’accès en cas de départ d’un salarié (LockTransfer propose cette sécurité) ;
    • le suivi en temps réel des actions menées sur l’ensemble de vos transferts (traçabilité), de leur création à leur suppression ;
    • la personnalisation de l’outil à vos couleurs, comme J-Doc qui intègre votre logo et fournit une URL au nom de votre entreprise ;
    • une sécurité et une confidentialité de haut niveau : NetExplorer héberge vos données dans deux datacenters français et présente un SLA supérieur à 99,9 %.

    Envoyez du lourd !

    Parmi les solutions d’envoi de gros fichiers, pensez pratique ET sécurité. Les solutions payantes, en plus de fonctionnalités complémentaires précieuses, sont les seules à s’engager en termes de niveau de service et d’assurance contre les pertes de données : des garanties qui comptent au moment de télécharger vos fichiers sur ce type d’outil.

    Suivant le type de fichiers que vous exploitez, un logiciel de GED (Gestion électronique des documents) ou de DAM (Digital Asset Management), peut représenter un investissement très intéressant pour préserver votre capital informationnel, que ce soit pour le stocker ou le partager en toute sécurité.

    Article mis à jour, initialement publié en février 2017.

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    Commentaires

    Portrait de Guillaume Maurice

    Il semble que Smash soit

    5
    Il semble que Smash soit passé entre les mailles de votre filet : https://fromsmash.com/

    Un WeTransfer amélioré : pas de limite de taille, pas de publicité !
    Portrait de Thierry

    Bonjour,

    5
    Bonjour,
    Existe également Framadrop : https://framadrop.org/ qui est un service en ligne libre.
    Bien cordialement.
    Portrait de Florent

    Bonjour et merci pour votre

    5
    Bonjour et merci pour votre article :-)

    Je souhaiterais apporter une petite correction concernant l'app web gratuite TransferNow : ce n'est pas 2 mais 4 GO en tant qu'utilisateur invité et non pas 3 mais 5 GO en tant qu'utilisateur disposant d'un compte gratuit.

    Bien cordialement.
    Portrait de Fabien Paupier
    appvizer expert
    Bonjour et merci pour l'information Florent.
    C'est corrigé !
    Portrait de Kampbell

    Send

    5
    J'aimerais avec un service similaires a send de firefox mais qui génère plusieurs mot de passe pour le même lien et a usage unique
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