Comment assurer le bon fonctionnement d’une entreprise en télétravail ?

par Ludvig Auvens, le 01/06/2021
Comment assurer le bon fonctionnement d’une entreprise en télétravail ?

À mesure qu’une entreprise grandit, celle-ci recrute de nouveaux collaborateurs, que cela soit pour son siège social, ou pour ses autres bureaux.

Néanmoins, de plus en plus de salariés jouissent de jours de télétravail dans leur planning. Ce télétravail implique une diminution des échanges et la peur d’une perte de cohésion d’équipe peut alors s’emparer des team leaders.

Mais, même à l’heure de la transformation digitale, assurer la cohésion des groupes au sein de l’entreprise est primordial. Tous doivent poursuivre le même but et, même à la maison, la culture d’entreprise doit rester intacte pour permettre sa pérennité.

Pour ce faire, rien de tel que de stimuler le travail d’équipe grâce à une plateforme intégrée permettant de monitorer, découvrir et rejoindre un projet à n’importe quel moment de sa réalisation.

Utiliser un logiciel de gestion de projet pour suivre ses tâches

De nos jours, un nombre croissant d’entreprises, de la PME familiale à la grande multinationale, se tourne vers l’utilisation de logiciels externes afin de gérer plus efficacement leur business.

Saviez-vous qu’à l’intérieur d’une petite manufacture, on retrouve parfois plus de dix logiciels différents pour la production d’une table et quatre chaises seulement ?

Si vous gérez une entreprise, vous n’êtes pas sans savoir que la multiplication de ces outils numériques entraîne une perte d’information, ainsi que le gaspillage du temps de travail.

Et cette réalité est encore plus vraie lorsque deux équipes utilisent deux canaux différents pour communiquer. Comment accéder à l’information inter-équipe ?

Un seul et unique logiciel de gestion de projets est la meilleure solution pour garder l’accès à l’information et faciliter la communication pour tous.

Chacun, indépendamment de sa position géographique, de son besoin, ou de la raison de sa recherche, peut accéder à tout, en tout temps, sans devoir attendre la réponse d’un collègue. L’accès à l’information est ainsi instantané à n’importe quel stade du projet.

La flexibilité comme fer de lance de la collaboration

Généralement, les outils de gestion de projets offrent une grande flexibilité, tant visuelle que dans l’exécution des processus.

Leur utilisation en est d’ailleurs très variée. Que ceux-ci servent de pense-bête sur les différentes tâches à réaliser ou constituent de véritables outils de formation pour les nouveaux arrivants, leur efficacité n’est plus à démontrer.

Parmi la myriade de logiciels de ce type, vous trouvez Odoo Project. Avec ses multiples vues (Kanban, List, Calendar, etc.), chaque entreprise peut créer son propre espace de travail et organiser les tâches de façon optimale.

Une vue Kanban, par exemple, permet de visualiser en un clin d’œil quels sont les projets en cours de réalisation et quelles tâches sont déjà terminées.

N’importe qui peut arriver sur le projet et voir quel est le statut de chaque tâche, et quel niveau de réalisation est atteint par l’ensemble du projet. Tout cela, simplement grâce au nom des différentes colonnes de la vue Kanban et les tags ajoutés à chaque tâche.

Cette vision transparente est alors le meilleur moyen pour partager l’information dans un laps de temps très court. Et, dans le même temps, chacun peut accéder à ce dont il a besoin sans devoir contacter son collègue qui, peut-être, dort encore.

Une seule plateforme pour échanger en équipe

Emails, SMS, chat, intranet, il existe aujourd’hui énormément de moyens de communication.

Tous présentent leur lot d’avantages, mais aussi d’inconvénients. Et parmi ces inconvénients, on retrouve notamment le manque d’accessibilité à l’information, les risques liés au partage de fichiers, et bien d’autres.

Avec une plateforme de gestion de projets collaborative interne, la communication au sein de l’équipe en charge du projet, mais aussi avec les autres équipes, devient plus fluide puisque tout est centralisé.

Pour de nombreuses solutions, comme c’est le cas pour Odoo, ouvrir une tâche à l’intérieur d’un projet vous permet d’accéder à un chat où les employés peuvent échanger des fichiers, ou simplement donner des retours sur le travail effectué.

Les conversations prennent alors la forme d’un forum de discussion et n’importe qui peut rejoindre en cours d’échange. Tout est ensuite gardé en mémoire.

De plus, chaque personne souhaitant être tenue informée des mises à jour peut suivre la tâche et recevoir des notifications lorsque celle-ci avance dans le flux ou lorsque de nouvelles discussions sont lancées.

Cette automatisation de la communication évite de perdre du temps à communiquer les nouveautés à chacun, individuellement, ou à écrire de longs mails lorsque quelques notifications suffisent.

L’intégration pour faire plus en moins de temps

Évidemment, un logiciel de gestion de projets à lui seul ne pourra pas remplacer l’ensemble des autres solutions utilisées au sein de l’entreprise.

C’est pourquoi chercher à les intégrer toutes ensemble est le meilleur moyen pour atteindre l’efficience.

Certaines solutions, comme Odoo, intègrent les différents logiciels entre eux dès le début, mais ce n’est pas toujours le cas.

Intégrer présente de nombreux avantages, comme l’automatisation de certaines activités à travers plusieurs départements de l’entreprise.

Un exemple très fort est la possibilité de créer un devis pour un service depuis une application de vente et voir un projet être créé automatiquement pour ledit devis. Un gain de temps incroyable et l’assurance de ne rien perdre en cours de route !

Dès lors, l’utilisation d’un logiciel de gestion de projets permet de travailler plus efficacement. Avec une seule source d’information, un accès rapide à cette dernière, et une automatisation des notifications, vous n’aurez jamais travaillé aussi rapidement !

Enfin, l’intégration rendue possible par les technologies actuelles permet d’automatiser certains flux de travail au point de gagner du temps et ainsi pouvoir se concentrer sur d’autres tâches parfois bien plus productives.

À propos de l'auteur :

Ludvig Auvens travaille sur les stratégies SEM et Content Marketing chez Odoo.