Projet ERP dans l’industrie : 8 étapes clés pour réussir à tous les coups

La transformation digitale des entreprises a marqué un tournant essentiel dans l’économie. Les entreprises industrielles sont aujourd’hui obligées d’intégrer de nouvelles technologies pour s’adapter à un marché de plus en plus concurrentiel.

Pour faire face à cette forte compétitivité, de nombreuses industries font le choix de solutions de gestion novatrices et efficaces : les ERP.

Considérés aujourd’hui comme le « must have » d’une société, les ERP constituent le socle du système d’information de l’entreprise. Ils permettent une gestion interactive entre différents pôles d’activités en garantissant l’unicité et l’uniformité des informations. Véritables déclencheurs de performance, ils doivent être choisis avec précision et s’inscrire dans une stratégie d’entreprise.

Mais alors, comment être sûr de ne pas se tromper ? Quels sont les véritables points essentiels pour réussir la phase d’intégration d’un ERP ?

Découvrez dans cet article les 8 étapes clés pour réussir votre projet ERP à tous les coups !

Commençons par le commencement : tout projet ERP réussi démarre en se posant les bonnes questions. Vous pouvez par exemple faire le bilan de ce qui ne va pas actuellement au sein de votre entreprise, de ce que l’ERP pourrait vous apporter pour pallier vos problématiques organisationnelles…

La première question à se poser reste quand même « pourquoi ? ». Eh oui, pour quelles raisons implanter un ERP, dans quel but ? La mise en place d’un ERP n’est jamais anodine et elle est systématiquement synonyme d’un changement pour votre entreprise et pour vos collaborateurs. Il est donc important de bien cerner les problématiques et les enjeux qui vous poussent à vouloir vous équiper d’un ERP (ou à le renouveler).

Ensuite, vous pourrez réfléchir aux fonctionnalités que vous souhaiteriez retrouver dans votre ERP. Il est important que ces dernières soient en adéquation avec votre cœur de métier. Il existe d’ailleurs sur le marché des ERP verticalisés permettant de répondre au mieux à vos besoins.

Se fixer des objectifs clairs est essentiel pour pouvoir mesurer les résultats de la mise en place de votre projet ERP en aval. Sans objectifs définis, vous ne saurez pas vraiment si les résultats attendus sont satisfaisants ou non.

Pour vous aider à vous fixer des objectifs, posez-vous ces questions :

• Quelles sont les problématiques de mon entreprise aujourd’hui et comment mon ERP devra-t-il y remédier ?
• Quelle valeur ajoutée mes collaborateurs recherchent-ils au travers de cette solution de gestion ?
• Qu’est-ce que je souhaite changer dans mon organisation ?
• Quel impact cet ERP devra-t-il avoir sur mon entreprise humainement et financièrement ?

Que vous soyez le dirigeant de l’entreprise ou le chef de projet, le bon déploiement de cet ERP ne dépendra pas que de vous. Il est donc essentiel que vous interrogiez vos collaborateurs : analysez leurs processus et écoutez leurs attentes. En tant qu’utilisateurs directs, il est important de les rendre acteurs du projet.

Soyez transparent et mettez-les en confiance. Le changement fait souvent peur, mais s’ils comprennent que ces changements sont faits pour leur faciliter la vie, la mise en place de votre solution de gestion n’en sera que plus simple !

L’une des raisons pour lesquelles vous voulez opter pour une solution de gestion est probablement pour optimiser vos différents flux. Pour une réorganisation optimale de vos processus, il est important de pouvoir tous les identifier dans leur état actuel.

Vous pouvez dans un premier temps commencer par les lister (gestion commerciale, gestion des stocks, gestion de production, gestion de la qualité, etc.), pour ensuite décrire leur mode de fonctionnement et leur utilité pour l’entreprise.

L’idée est de construire une vraie cartographie de vos processus, ce qui vous permettra d’avoir une compréhension globale du fonctionnement de votre entreprise. Vous serez ainsi plus à même de voir ce qui coince et ce que vous aimeriez changer dans ces processus afin d’être plus performant.

Le meilleur moyen d’exprimer ses besoins est de rédiger un cahier des charges. Ce support vous aidera à exprimer sur papier tous vos besoins de manière claire et précise pour vous, mais aussi pour le prestataire que vous aurez choisi.

Ce cahier des charges doit contenir trois points essentiels :

1. D’abord, commencez par présenter votre entreprise. Vous la connaissez sûrement sur le bout des doigts, mais ce ne sera pas le cas de votre prestataire ERP. Certaines de ces données lui seront utiles pour mieux comprendre les enjeux de votre entreprise.
   
   
2. Ensuite, analysez « l’existant ». C’est-à-dire, cartographiez l’ensemble des flux qui seront impactés par ce projet ERP et ce que vous souhaitez en tirer. Déterminez les freins de certains processus et leurs potentiels axes d’amélioration.
   
   
3. Enfin, définissez vos enjeux et fixez des objectifs SMART. Ces objectifs doivent être Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes, et définis dans le Temps. Vous identifierez ici le retour sur investissement attendu.

Une fois la solution de gestion sélectionnée, il vous faudra choisir un prestataire. Il vous faudra alors vous demander si vous souhaitez confier votre projet ERP à un éditeur ou à un intégrateur.

Cette étape est une étape clé dans la réussite de vos projets, car votre relation avec le prestataire et la qualité de vos interactions influencera la qualité du projet et de son suivi au fil des années. Essayez donc d’en voir plusieurs et choisissez le prestataire avec lequel vous avez le meilleur relationnel, celui qui vous inspire le plus confiance.

Le choix de votre prestataire dépendra aussi du mode d’hébergement souhaité pour votre ERP : On-Premise (installé localement sur les serveurs de votre entreprise) ou dans le Cloud (hébergé à distance et accessible via une connexion internet).

Une fois votre projet déployé, votre logiciel installé, une formation est nécessaire pour l’ensemble des collaborateurs susceptibles d’utiliser le logiciel. Cette formation est effectuée par les consultants du prestataire que vous avez choisi. Ils se chargeront de former chaque utilisateur sur les modules qui les concernent le plus (gestion commerciale, gestion des achats, gestion de production…).

Plus la prise en main d’un ERP est compliquée, plus la formation est importante, car elle est garante d’une meilleure productivité et d’une meilleure rentabilité à l’avenir pour l’entreprise.

Plusieurs mois se sont écoulés et l’ERP fait désormais partie intégrante de votre quotidien. Il est donc venu le temps de mesurer vos résultats.

Souvenez-vous, au début de votre projet vous vous étiez fixé un certain nombre d’objectifs : qu’en est-il aujourd’hui ? Ont-ils été atteints ?

Pour vous aider à mesurer votre rentabilité, vous pouvez vous aider d’indicateurs clés de performances (aussi appelés KPIs), comme la productivité, le coût de la main-d’œuvre, la performance financière, la gestion de vos stocks, etc.

Un projet ERP réussi dépend avant tout de votre organisation, de vos motivations et de votre manière de communiquer. Si vous estimez avoir été capable de comprendre et de faire comprendre vos enjeux et vos besoins, et si vous avez communiqué et collaboré avec toutes les parties prenantes du projet, alors il sera forcément réussi !

La collaboration et la communication sont des facteurs clés de succès pour la réussite de n’importe quel projet, notamment pour la mise en place d’un ERP. Chez myfab, nous mettons l’humain au cœur de nos préoccupations pour le déploiement d’un projet ERP dans l’industrie. Vous souhaitez être écouté et accompagné ? Contactez-nous !