Qui doit participer à la sélection des logiciels au sein de votre entreprise  ?

Sélectionner un logiciel d’entreprise est une action importante. Il s’agit également d’une mesure coûteuse, qui vous engage sur l’avenir et qui peut être déterminante pour le succès de votre entreprise. Aucune organisation ne prend une telle décision à la légère. Cette checklist présente les personnes qui doivent vous entourer dans ce projet critique et celles à éviter.

• Prendre le temps et rester objectif en toute circonstance
• Qui ne devez-vous pas conviez au processus de sélection de logiciel ?
• Nommez un chef de projet et un interlocuteur pour encadrer le projet
• Trouvez un sponsor parmi vos dirigeants pour piloter le changement
• Identifiez et invitez les représentants des futurs utilisateurs
• Autres personnes à impliquer dans certaines étapes
• Conclusion : bien commencer pour bien finir

Un logiciel étant un achat essentiel, qui affecte de nombreux aspects de vos activités, choisir le bon logiciel pour votre entreprise doit être une décision objective, reposant sur des faits. Il ne s’agit pas simplement d’opter pour la marque la plus populaire, synonyme de sécurité pour vous, ou la solution la moins chère de sa catégorie, ou celle dont votre expert en informatique a entendu parler la semaine passée.

Avec un logiciel de gestion, vous investissez une grande partie de votre capital dans un système qui sera intrinsèquement lié à un grand nombre de processus commerciaux, et qui sera utilisé quotidiennement par les collaborateurs des différents départements de votre organisation. Il est essentiel d’étudier la manière dont le logiciel impactera les utilisateurs internes à votre entreprise, mais également les personnes extérieures (clients, partenaires, fournisseurs), qui peuvent subir des conséquences indirectes.

Prenez le temps, faites les choses correctement.

Il peut être utile d’identifier les personnes qui ne devraient pas participer au processus. Il s’agit là des individus ayant un intérêt à influencer les résultats de votre évaluation :

• Éditeurs de logiciels. Si vous êtes en pourparlers ou en négociations avec un éditeur de logiciels dès le début de votre processus de sélection, ou si un fournisseur vous offre une assistance gratuite au cours de votre projet, pensez-vous réellement que ce fournisseur vous recommandera une solution concurrente plus adaptée aux besoins de votre entreprise ? Si vous avez répondu non, vous avez raison.
• Intégrateurs. Ces cabinets de conseil sont des experts de l’installation de logiciels d’entreprise nouvellement acquis. La plupart d’entre eux ont établi des relations étroites avec un éditeur donné ou avec un petit groupe d'éditeurs. Dans la mesure où cet éditeur, après avoir été choisi, les désignera comme spécialistes de l’installation, ils ont un intérêt certain à vous recommander cet éditeur comme « la meilleure option pour votre entreprise ». En outre, cette relation bien établie pourra être difficile à gérer dès le début. Leur expertise a trait à l’installation des logiciels, et non à leur sélection.
• Recommandations personnelles. Un ancien collègue ou un cadre réputé d’une autre entreprise peut vous offrir ses conseils ou opinions lors d’une conférence ou sur un parcours de golf, mais il ne connaît pas votre entreprise aussi bien que vous. Si vous partagez des similitudes en termes de taille, d’espace compétitif et d’autres caractéristiques, les besoins de son entreprise et ceux de la vôtre pourront tout de même être différents. Cet individu peut par exemple chercher à s’implanter sur d’autres marchés alors que vous vous concentrez sur votre secteur géographique. Vous avez peut-être recours à un grand nombre de collaborateurs sur le terrain et à des commerciaux traditionnels, alors que son entreprise propose des services après-vente et utilise le e-commerce dans la quasi-majorité de ses ventes. En résumé, il peut exister un grand nombre de différences significatives, ce qui signifie que le système parfait pour une organisation peut être un choix médiocre pour une autre.

S’il est bien mené, un projet de sélection de logiciel suit un certain nombre d’étapes, et commence par une évaluation approfondie des besoins de votre entreprise, sur la base des informations et opinions de chacune des différentes parties prenantes. Il est important de désigner une personne qui supervisera tout le processus, du début à la fin.

Le rôle du chef de projet est essentiel. Il doit notamment posséder les compétences organisationnelles nécessaires et avoir de l’expérience en gestion de projets, ainsi que la capacité de se mettre en contact avec des collaborateurs évoluant au sein de départements différents pour obtenir l’opinion de toutes les parties prenantes concernées. Un membre du département informatique comprenant ce que le nouveau logiciel doit permettre sera un bon candidat, sous réserve qu’il possède également les compétences décrites ci-dessus.

Le changement peut être difficile pour un grand nombre d’individus, même pour des professionnels qualifiés. Adopter un système complètement différent signifie souvent que vous rencontrerez une certaine résistance. Un sponsor peut changer cette situation, il est donc sage d’identifier quelqu’un qui pourra vous apporter le soutien nécessaire et jouer le rôle de "champion" de la sélection et de l’installation d’un nouveau logiciel.

La personne désignée doit être une figure respectée de votre organisation, et doit contrôler plusieurs départements. Votre sponsor doit être suffisamment qualifié pour trouver une solution aux problématiques pouvant se matérialiser.

Les logiciels de gestion touchent plusieurs aspects de vos activités, il est donc logique d’impliquer une personne de chacune des divisions concernées au processus. Les mises en œuvre de logiciels les plus compliquées peuvent généralement être expliquées par le fait que les futurs utilisateurs ne sont pas consultés lors du choix.

Il peut sembler évident d’inclure le responsable de chaque département qui utilisera le logiciel, mais faites attention avant d’adopter une telle approche. Parfois, le chef du département peut ne pas être le choix le plus adapté pour représenter les parties prenantes. Si l’implication d’un cadre peut être une option précieuse, il est plus judicieux de faire appel à un collaborateur du département pour représenter les autres parties prenantes, quelqu’un qui utilisera le système dans le cadre de ses activités quotidiennes. N’oubliez pas que l’interface utilisateur, la facilité d’utilisation et les questions de formation sont le fondement de l’adoption ou non d’un nouveau logiciel par vos employés et de la facilité et la rapidité avec laquelle ils apprendront à l’utiliser.

Enfin, en fonction du type de logiciel, il peut être utile de faire appel à une partie prenante externe. Par exemple, si votre entreprise souhaite acquérir un logiciel de gestion des chaînes logistiques, vous devriez garantir que vos fournisseurs ou partenaires peuvent interagir avec la solution que vous envisagez d’acheter.

Gardez toujours à l’esprit que vous devez satisfaire plusieurs groupes de personnes impliquées. La solution doit fonctionner pour chaque personne qui utilisera le nouveau logiciel.

• Expert en informatique ou ambassadeurs technique. Quelqu’un doit être capable de soulever le capot de la solution envisagée. Ce paramètre est particulièrement important en cas de déploiement local ou hybride. Votre organisation a-t-elle les outils et les ressources humaines pour supporter le logiciel ? Dans le cas contraire, vous devez déterminer les coûts additionnels qui devront être engagés pour installer, puis mettre à jour le logiciel.
• Représentant juridique. S’il n’est pas nécessaire d’impliquer un représentant juridique dès le début du projet de sélection d’un logiciel, il peut être utile de lui demander d’être présent aux phases les plus avancées — notamment la négociation du contrat. Au cours des négociations avec le fournisseur que vous sélectionnerez, quelqu’un doit pouvoir consigner les aspects du contrat afin qu’il soit exécuté correctement.
• Formateur. Quelle formation sera nécessaire pour que les utilisateurs finaux prennent le logiciel en main ? Le fournisseur propose-t-il des supports ? Peut-il organiser des formations pour les utilisateurs en temps opportun ? Un formateur pourra vous aider à répondre à ces questions. Vos besoins en formation peuvent être importants si vous choisissez un système très différent de celui que vous utilisiez jusqu’à maintenant.
• Un expert extérieur impartial, comme TEC

En fonction de votre culture d’entreprise, de votre propre expertise, de votre capacité à sélectionner un logiciel, ainsi que d’un grand nombre d’autres facteurs, une aide extérieure peut être extrêmement bénéfique. Si vous envisagez d’avoir recours à un consultant extérieur, penchez-vous sur son expérience, mais également sur son impartialité. Faites attention aux consultants qui vous proposent des solutions très limitées — ils peuvent avoir un intérêt à vous voir choisir les outils d’un fournisseur donné.

En tant que cabinet de conseil impartial, TEC n’est lié à aucun éditeur ou type de logiciels spécifique. L’équipe de sélection de services de TEC est forte d’une grande expérience et a aidé des centaines d’entreprises en plus de vingt ans. En outre, l’équipe de sélection de services de TEC peut agir en tant que porte-parole de votre organisation au cours des négociations avec le fournisseur de votre choix. En termes de retour sur investissement, ce service peut s’avérer très bénéfique.

Si vous avez l’impression que vous avez besoin d’une aide extérieure, mais que votre entreprise ne possède pas les ressources pour faire appel à un consultant, rapprochez-vous tout de même de TEC. Nous proposons un grand nombre de solutions en libre-service et plusieurs options, notamment une application d’évaluation des logiciels en ligne (TEC Advisor), et ressources — modèles de demande de proposition et rapports de comparaison — pouvant vous aider.

Comme dans la plupart des projets complexes, prendre le temps de la préparation peut faire la différence entre facilité et difficulté, et peut même vous éviter un échec cuisant.

Enfin, n’oubliez pas que la mise en œuvre du logiciel que vous finirez par choisir est une étape distincte. Lorsque l’installation ne se passe pas bien, vous pouvez vous retrouver dans une situation cauchemardesque et très onéreuse. Le facteur de succès le plus important dans le cadre de l’installation est le fait que le logiciel choisi soit adapté ou non à votre organisation.

Si vous prenez le temps d’évaluer les exigences de votre entreprise et de les comparer à ce que les différents fournisseurs vous proposent, et si vous êtes ouvert aux conseils de toutes les parties impliquées qui utiliseront votre logiciel, alors vous aurez déjà entamé votre chemin vers le succès.