[ITW Gaud Prat] La transition numérique des petites entreprises

Depuis plusieurs années, la transition numérique est sur toutes les lèvres. Les entreprises françaises, bonnes élèves au niveau international ont enclenché la première phase de cette mutation. La deuxième étape, celle de l’acceptation de nouvelles structures organisationnelles continue d’être menée par les directions RH. Maintenant s’amorce un nouveau mouvement : celui de la convergence entre performances annoncées des outils numériques et méthodes de collaboration. Mais à bien regarder, cette mutation du travail se fait sans tenir compte des intérêts des petites structures. 

Dans cette interview, Gaud Prat, Head of EMEA Marketing de Spoka, mène une réflexion sur cette révolution numérique qui aurait — injustement — mis au ban les petites entreprises et ralentit leur potentiel de croissance.

L’occasion aussi de nous faire découvrir Spoka, outil de collaboration et de communication cloud, pensé pour accélérer les performances des petites et moyennes entreprises.

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Gaud Prat:

Quelle que soit l’activité ou la taille de l’entreprise, les enjeux de la collaboration restent les mêmes : faciliter la circulation de l’information entre les métiers et créer les conditions de la croissance. Ceci dit, nous ne saurions répondre de façon catégorique à cette question, tant la collaboration est redéfinie par la vague d’innovations numériques qui a touché l’entreprise. Des bouleversements qui interrogent l’entreprise et la fonction RH…

Dis autrement, l’automatisation des outils bouscule les structures organisationnelles et la façon de travailler. Pour preuve, aujourd’hui, si les ressources disponibles ne sont pas en capacité d’accueillir ces changements, les directions RH recourent à des talents ou compétences externes : consultants indépendants, partenariats, entreprises de services numériques, etc. En somme la professionnalisation des métiers, entraîne une pénurie de main-d’œuvre, obligeant les petites entreprises à reconsidérer les ressources dont elles disposent. 

Cette nouvelle configuration pourrait paraître problématique à plus d’un. Mais, nous y voyons, au contraire, l’opportunité pour les ressources humaines de faire tomber les silos, en se rapprochant des métiers, afin de connaître leur besoin et leur capacité d’exécution. En d’autres termes, il s’agit d’évaluer — presque au rythme des évolutions technologiques — la capacité des équipes à prendre le virage du numérique. Si aucune condition de collaboration n’est réunie, les projets pourront aussi être menés offshore (à l’étranger). Il s’agit donc pour les petites entreprises d’être en capacité de mettre en place une politique de change management. Mais, encore faut-il disposer d’un département RH, des ressources suffisantes ou de collaborateurs au fait des nouveaux modes de management.

Pallier le manque d’expertise est cependant possible, même pour les petites structures : beaucoup recourent aux services de startups souvent organisées en pizza team pour la conduite de projets ponctuels. Ces ressources éphémères sont un moyen, parmi d’autres, de répondre au manque de compétences, d’outils numériques ou de budgets. Ils permettent d’aborder les changements en douceur, sans bouleverser les effectifs existants. Mais, il pourra se poser un autre problème : celui de la collaboration avec ces startups…

Une autre question sous-jacente à ces mutations transparaît : que faire des collaborateurs qui ne parviennent pas à embrasser le changement ? Il ne s’agit évidemment pas de les écarter, car, ils possèdent assurément une expertise. La solution pour les inclure à de nouveaux modes de collaboration est à envisager dans des formations, des remises à niveau, voire des reclassements. En somme, le plus grand défi pour les petites structures est aujourd’hui de comprendre et d’accepter la digitalisation.

Gaud Prat:

Paradoxalement, on demande à une petite entreprise d’avoir une force de frappe identique à celle d’une grosse structure, mais sans « les lourdeurs ». Dans ce contexte, le premier impératif est celui de la souplesse couplée à une parfaite coordination. Au lancement d’un projet, chacun, comme un bataillon, doit connaître exactement la marche à suivre, sans jamais dévier. Mais pour cela, les petites structures doivent être en mesure de disposer des mêmes moyens technologiques que les grandes organisations. Comprenons qu’elles doivent intégrer à leurs process des outils de collaboration fiables pour : mener des réunions audio et vidéo en illimité avec partage d’écran sur ordinateur et smartphone, passer des appels téléphoniques IP, communiquer en vidéo ou chat, accéder à une messagerie vocale et à l’enregistrement des appels, etc. 

Or, toutes ces technologies ont un coût (abonnement, formation, maintenance, etc.), interdisant ou limitant l’accès aux petites structures. Du paradoxe, nous pouvons dire que nous glissons vers l’absurde : être aussi performants qu’un grand groupe, mais sans disposer des moyens financiers et technologiques. Constat : les outils de communication sont un privilège. Cependant, ils sont aujourd’hui indispensables à toutes les organisations.

À en croire les chiffres d’une étude Yougov, menée en avril 2018, auprès de 300 adultes identifiés (managers, directeurs, cadres ou fondateurs), travaillant dans des entreprises de 10 employés ou plus, 30 % souhaiteraient avoir accès à un logiciel de vidéoconférence aux qualités de son et d’image avancées. Plus encore, « 1/3 des managers estiment qu’une réunion productive doit réunir des outils technologiques efficaces parmi lesquels : écrans tactiles, assistants en ligne et logiciels de visioconférence ». 

Nous comprenons que les besoins des petites structures sont véritablement spécifiques. Et, ces derniers sont aussi nombreux que variés : maîtrise des coûts, réactivité, différenciation, capital image, etc. Or, tous ces impératifs dépendent de la capacité à intégrer des équipements technologiques. Ceci conduit une fois de plus à se demander si, les éditeurs en ne tenant pas compte des besoins spécifiques des petites et moyennes structures ne sont pas en train de fragiliser leurs potentiels de croissance. Aujourd’hui, les petites structures ont besoin d’exister auprès des éditeurs, surtout dans un univers où l’équipement technologique est un vecteur de compétitivité.

Gaud Prat:

Nous serions tentés de répondre par une boutade en disant qu’à l’impossible nul n’est tenu. Mais la réalité de l’entreprise est plus complexe qu’elle n’y paraît ; surtout s’il s’agit pour une petite structure de prendre en charge des projets d’envergure. Mais la règle est la même pour tous avant d’accepter un projet : l’étape clé consiste à évaluer les compétences disponibles en interne et celles non maîtrisées. Si la taille ou les revenus ne permettent pas le recours à des « renforts », l’alternative peut-être de recourir à une forme de management consultatif. Entendons une consultation des équipes existantes sur les décisions à prendre, ou sur la façon de répondre à un projet sans faire appel à des consultants indépendants. Dans ce contexte, on parle à juste titre d’intrapreunariat.

L’autre réponse est à trouver dans l’intégration de logiciels de collaboration et de communication cloud à l’instar de Spoka. Nous avons, en effet développé Spoka, en tenant compte de la volonté exprimée par les petites structures, de bénéficier d’outils abordables et capables d’apporter une solution rapide à leurs besoins de collaboration.

Nous arrivons en quelque sorte en réponse au besoin des TPE/PME d’avoir les compétences des grands groupes et l’agilité en plus, à moindres frais. Spoka dans l’optique de l’intrapreunariat peut — par exemple — permettre de fédérer une équipe autour d’une solution commune de collaboration. Moteur de performance, Spoka réunit au sein d’une même plateforme toutes les fonctionnalités de collaboration : téléphonie, chat, réunions à plusieurs, enregistrement audio & vidéo, etc. Pensée pour les petites et moyennes structures, Spoka imprime sa différence sur le marché, par la souplesse et la facilité de déploiement de ses fonctionnalités. Il s’agit, en effet, d’accompagner petites et moyennes entreprises, dans un environnement en mutation constante. Oui, il est possible pour une petite structure de prendre en charge des projets d’envergures à condition de disposer des bons outils technologiques. Spoka est aujourd’hui la réponse attendue par les petites et moyennes structures dans leur volonté de se développer.
 

Article sponsorisé. Les contributeurs experts sont des auteurs indépendants de la rédaction d’appvizer. Leurs propos et positions leur sont personnels.