Bâtir sa plateforme collaborative avec un ou plusieurs outils ?

Bâtir sa plateforme collaborative avec un ou plusieurs outils ? Réponses de Arnaud Rayrole de Lecko

Face à la difficulté de créer pour l’instant un environnement de travail collaboratif intégré et unique, l’entreprise peut reprendre à son compte les clefs de réussite des startups qui arrivent à façonner nos usages de demain et marquent les tendances en matière de collaboration. L’offre collaborative est un élément indispensable pour soutenir la transformation culturelle de l’entreprise, elle peut la ralentir ou l’accélérer.

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Pléthore d’outils collaboratifs pour l’entreprise

A première vue, chacun privilégierait un seul outil, quitte à faire des compromis. Pourtant, nous ne cessons d’ajouter des apps sur nos téléphones et d’utiliser un nombre de plus en plus important d’outils collaboratifs différents. Les éditeurs aussi fournissent des suites composées d’un nombre croissant d’applications et leur intégration est sans cesse remise au lendemain. La bonne nouvelle est que chacun peut y trouver son bonheur, la mauvaise est qu’on s’y perd… Non seulement il faut faire des choix cornéliens pour soi-même, mais les autres nous imposent aussi les leur, question de leadership au sein d’une coopération…

L’outil unique nous offrirait un environnement consolidé, avec le meilleur dans chaque domaine fonctionnel (Best of breed). L’ensemble des activités remonterait dans un flux unique et nous gagnerions du temps à traiter l’information et les tâches associées. Tout serait à portée de clics, dans une navigation cohérente, avec les fonctions voulues sans surplus. Bien sûr, nous serions identifiés une bonne fois pour toute.

Malheureusement, cet idéal n’existe pas encore. Beaucoup nous le font miroiter avec la Digital Workplace, mais d’une part les suites logicielles sont encore trop fragmentées pour s’en rapprocher et d’autre part le manque d’interopérabilité des solutions rend une intégration compensatrice irréaliste pour l’instant.

C’est l’expérience de collaboration qui favorise travail collaboratif

L’entreprise doit pour soutenir sa transformation interne, bâtir un environnement de travail facilitant la collaboration : autour des processus, maximisant les synergies transversales et optimisant la productivité des équipes.

L’approche traditionnelle consiste à bâtir son offre en associant à chaque outil un rôle : la messagerie pour communiquer, un espace documentaire pour organiser les documents, un gestionnaire de tâches pour coordonner ses activités, etc. Ce découpage traditionnel nous conduit alors à passer d’un outil à un autre constamment ou faute d’intégration à se replier sur l’email.

Les startups ont montré qu’impulser de nouveaux usages n’était pas qu’une question de fonctionnalités novatrices ou de technologies. Les entreprises doivent s’en inspirer pour en faire autant au sein de leur organisation et sortir d’une approche trop technologique de l’offre collaborative.

L’évolution des pratiques collaboratives est portée par ces services en ligne novateurs maximisant l’expérience « utilisateur » sur un contexte donné grâce à un design approprié. On adopte alors un outil pour l’expérience de collaboration qu’il propose, plus que pour ses fonctionnalités. L’utilisateur qui est en chacun de nous ne cherche plus à façonner l’outil de ses rêves. L’entreprise doit maintenant adopter la même approche. L’expertise de conception est clairement du côté des offreurs.

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Les véritables enjeux de votre plateforme collaborative

L’entreprise peut reprendre à son compte les facteurs de réussites des startups :

  1. En terminer avec le cahier des charges, passer à l’expression des cas d’usage. La performance ne parviendra pas de l’adaptation de l’outil au contexte de l’entreprise. Il ne s’agit plus d’intégrer des technologies. Il faut donc abandonner le cahier des charges fonctionnels et techniques. Identifier des cas d’usage n’en est pas facilité. L’entreprise doit intégrer le fait que la collaboration émerge progressivement, d’abord localement puis se répand de manière chaotique. Pour cette raison, le mieux est d’identifier les contextes de collaboration futurs avec des acteurs légitimes pour les porter. L’expression de ces cas d’usage pourra être mûrie à travers d’ateliers permettant d’expérimenter différentes approches de collaboration proposées par le marché.
  2. Segmenter l’offre autour d’expérience de collaboration. Il y a par exemple, différentes manières de gérer un projet. Pourquoi ne proposer qu’une solution de gestion de projets aux collaborateurs ? Certaines équipes vont chercher à structurer l’information de référence lorsque d’autres vont chercher à faciliter l’implication de parties prenantes. L’entreprise doit investir dans le marketing de son offre interne et présenter une offre variée d’expériences de collaboration traitant des principaux contextes de l’entreprise avec des niveaux de maturité collaborative différents.
  3. L’offre est portée par des leaders de pratiques. Le meilleur moyen de fédérer autour de nouvelles expériences de collaboration et d’impulser un changement culturel est d’identifier des leaders de pratiques parmi les collaborateurs. Ces derniers seront à travers leurs réussites des ambassadeurs crédibles, en mesure de convaincre et de faciliter l’adoption de leur collègue. En dépend le développement de l’intelligence collective, facteur de croissance indéniable.

La réussite de l’offre collaborative tient de plus en plus à la capacité de la DSI à ré-inventer ses propres démarches.

Article rédigé par Arnaud Rayrole, directeur général de Lecko, Conseil et plateforme d’appui aux acteurs de la transformation interne. Depuis 9 ans, les Etats de l’art de Lecko guident les entreprises dans leurs choix technologiques en se reposant sur des analyses complètes des solutions du marché et des usages dans les grandes organisations.

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