

Votre entreprise est saturée d’informations, de données et d’archives en pagaille ? Découvrez les bénéfices de la gestion documentaire électronique, nos conseils et une sélection d'outils.
Le média de ceux qui réinventent l'entreprise
Dans le cadre du plan de relance annoncé le 3 septembre 2020, et dans le cadre de la loi climat votée le 4 mai 2021, des fonds sont débloqués pour accompagner la transition numérique et la transition écologique des TPE/PME.
Spécialiste du marché de l’archivage électronique et de la GED, je m’interroge sur la façon dont une PME peut atteindre ces 2 objectifs simultanément.
Et si la dématérialisation responsable était une des réponses ? Et si cela faisait partie d’un volet du green IT (un ensemble de techniques visant à réduire l’empreinte sociale, économique et environnementale du numérique*), de manière simple et rapide tout en mettant en place un ROI quasi immédiat.
Aujourd’hui la France affiche un net retard et se place en 15e position de l’indice relatif à l’économie et à la société numérique (classement DESI de la Commission européenne mentionné dans un rapport du sénat publié l’été 2019).
Les causes ? Un manque de connaissances des dirigeants et de ressources pour la mise en place, ainsi qu’un manque d’accompagnement financier.
Deux ans après, la situation s’améliore, aidée par diverses initiatives, dont le plan France Relance du gouvernement, mais aussi le télétravail déclenché en masse par la crise de la Covid-19, qu’il a bien fallu accompagner par des moyens et ressources numériques.
Les documents contenant des données clés pour l’entreprise et traçant ses relations avec ses fournisseurs, ses clients et ses salariés :
Tous ces documents ont bien sûr une valeur pour l’entreprise, mais aussi l’administration fiscale, et représentent bien souvent une masse de papier qui complexifie leur traitement.
Quand on sait que 40 % des documents imprimés sont des documents PDF (c’est-à-dire électroniques**), cela montre à quel point le papier est présent. Et dématérialiser sans mettre en place une gestion électronique des processus en parallèle peut doubler la note au lieu d’amener des économies, etc.
Une dématérialisation responsable, c’est donc se demander comment se passer du papier à toutes les étapes en gagnant du temps de travail et de l’argent, tout en ayant une « politique de green IT », c’est-à-dire en ne remplaçant pas la pollution liée à la production et la circulation du papier (eau, transport, etc.) par une pollution numérique énergivore :
En France, 18 % de l’énergie est produite par des énergies renouvelables, avec une part importante qui provient de l’hydraulique, et nous avons adopté une loi sur la transition énergétique portant à 40 % les énergies renouvelables d’ici 2030.
Quant au ROI, il se mesure au temps de mise en place et d’adoption par l’entreprise d’une plate-forme de dématérialisation responsable. Plus il sera rapide, plus les économies attendues seront au rendez-vous.
Quelques jours de déploiement et de formation, une adoption quasi instantanée des utilisateurs avec un accès rapide, une interface intuitive, une disponibilité en ligne d’une base documentaire unique, etc.
À l’arrivée, un gain de temps, une réduction des erreurs de saisie ou de perte de documents, et aussi une réduction des coûts d’impression, de stockage, de fonctionnement, de frais postaux associés aux processus papier.
Je vous recommande de tester Zeendoc, notre solution d’archivage et de GED, éditée par la société SAGES INFORMATIQUE qui, depuis 21 ans, accompagne et optimise le processus de numérisation et l’archivage électronique des documents administratifs des PME et collectivités françaises.
Avec près de 350 millions de pages déposées, c’est autant de pages non imprimées (encore plus non dupliquées ou copiées ou jetées à la poubelle sans être lues), et stockées sur des serveurs hébergés en France. Un rapide calcul en se basant sur les données de l’ADEME nous permet même d’affirmer que ces 350 millions de pages ont épargné plus de 20 000 arbres.
95 % de nos utilisateurs déclarent avant tout gagner du temps et 91 % sont prêts à nous recommander ***
Avec notre Green Project, SAGES INFORMATIQUE a fait un premier pas à son échelle en plantant plus de 3 000 arbres depuis 2020 avec la startup forestière EcoTree, spécialisée dans la gestion et l’exploitation durables des forêts françaises. En effet, d’ici 2030, la France doit renouveler 500 000 hectares de forêt pour compenser son retard écologique. Un objectif réalisable, au regard des 17 millions d’hectares forestiers dont dispose aujourd’hui l’Hexagone.
Mais notre Green Project ne s’arrête pas là. Notre programme ZeenPlanet, c’est aussi une démarche bas carbone visant à compenser pour nos clients les émissions liées à l’utilisation de la GED Zeendoc et leur faire bénéficier d’une GED bas Carbone sans surcoût.
Accompagnée par un cabinet dans une démarche volontaire bas carbone, SAGES INFORMATIQUE a mis en place son plan d’action :
Article sponsorisé. Les contributeurs experts sont des auteurs indépendants de la rédaction d’appvizer. Leurs propos et positions leur sont personnels.
* Source : Wikipédia
** Source : Doxense
*** Source : Enquête de satisfaction été 2019 de Zeendoc auprès de ses utilisateurs