Intranet d’entreprise : les 20 avantages d'évoluer vers le RSE

Intranet d’entreprise : les 20 avantages d'évoluer vers le RSE

L’intranet d’entreprise a évolué : la direction des ressources humaines, le ou la responsable communication choisissent aujourd’hui le RSE. Cette version moderne de l’intranet collaboratif présente les avantages de centraliser et de favoriser la circulation de l’information à des fins de productivité. Le site internet de l’organisation, c’est la vitrine, la plateforme RSE, l’outil de communication interne convivial par excellence.

Pourquoi mettre en place un réseau social d’entreprise ? Découvrons les 20 avantages du bon maniement d’un RSE pour tous les collaborateurs.

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Définition de l’intranet : à quoi ça sert ?

Un intranet a pour objectif de faciliter la communication dans une entreprise. Il représente les flux de données accessibles par tous les collaborateurs d’une entreprise au moyen d’un réseau informatique.

Contrairement à l’extranet, où l’accès est possible à l’extérieur de la société, l’intranet n’est consultable qu’en réseau local. L’intranet se caractérise par un bon ordonnancement des ressources pour faciliter l’accès à l’information selon le type d’utilisateur, et le maintien de la connexion utilisateur durant toute son activité.

Intranet entreprise collaboration

© Andrew Rybalko

Un référentiel est préétabli, pour mettre en place un annuaire d’entreprise, les fonctionnalités nécessaires pour répondre aux usages, et la gestion des droits utilisateurs. L’infrastructure informatique d’un intranet doit donc répondre aux exigences de sécurité, de confidentialité, d’accessibilité et de rapidité.

Les premiers bénéfices attendus d’un RSE sont :

  • améliorer la fluidité et le partage d’information pour 80 % des entreprises,
  • améliorer l’agilité et la réactivité de l’organisation pour 54 % des entreprises.

Source : Étude RSE — intranet de l’Observatoire des réseaux sociaux d’entreprise, 2016.

Les entreprises ont tendance à abandonner les intranets complexes pour adopter un intranet d’entreprise simple, c’est-à-dire un système d’information plus performant qui donne plus de place et de possibilités d’expression à la communication interne : le réseau social d’entreprise (RSE).

Avantage n° 1 : une interface facile à prendre en main

Comment choisir un RSE ? C’est une question de filtre ! Et le meilleur des filtres, c’est celui de vos collaborateurs, quelle que soit la taille de l’entreprise : si vos salariés adoptent facilement l’outil, de manière intuitive, c’est très bon signe.

En revanche, s’ils se perdent au sein de l’intranet collaboratif et qu’ils ne trouvent pas spontanément les réponses attendues pour répondre à leurs usages, vous allez faire face au pire des inconvénients : la désaffection (voire la démotivation) !

Avantage n° 2 : un fil d’actualité personnalisé

L’avantage avec un réseau social d’entreprise est de replacer le collaborateur au centre.

Concrètement, on dispose d’un fil d’actualité global concernant l’entreprise, enrichi des informations qui viennent des groupes de discussions privés ou publics auxquels appartient l’utilisateur.

Avantage n° 3 : accéder à l’information en temps réel

Le terme site intranet semble vraiment désuet aujourd’hui comparé à l’utilisation d’un RSE : le réseau social d’entreprise est un type de plateforme collaborative qui centralise toute l’information et toutes les applications fonctionnelles pour fluidifier la communication en entreprise au sein du même espace. Les échanges ne se font plus a posteriori par échanges de mails, mais en live, en direct, en temps réel.

Avantage n° 4 : communiquer comme jamais

Chat, message privé, écriture d’un article, commentaire, like, partage : quel que soit l’espace, les fonctionnalités ne manquent pas et favorisent la communication interne.

L’éventail des canaux de réaction et d’interaction à utiliser est large : l’outil s’adapte à vos envies et vos disponibilités.

Avantage n° 5 : décloisonner les services

L’intranet d’entreprise nouvelle génération vise à développer le travail d’équipe : une bonne communication entre collaborateurs est la clé de voûte pour obtenir plus d’agilité et de réactivité.

Pour casser les silos et les modes de travail cloisonnés, il faut adopter un esprit collaboratif, ainsi qu’un outil ajusté à la taille de l’entreprise. C’est tout l’objet d’un RSE : permettre un mode de communication horizontal, favorisant les échanges et la collaboration, plutôt que vertical, immobilisant les interactions par ses innombrables strates hiérarchiques.

Avantage n° 6 : partager des connaissances et des compétences

L’équipe spécialiste d’un domaine peut mettre en place un espace dédié et y partager des documents, des vidéos, des images, des présentations afin de mutualiser leurs connaissances et de monter en compétences sur leurs expertises.

Dans un réseau social d’entreprise, chacun vient enrichir cette base de connaissances mutualisée en créant des onglets dédiés sur un groupe privé.

Avantage n° 7 : trouver la bonne personne ou l’information recherchée

Un intranet d’entreprise simple propose l’annuaire de l’entreprise qui regroupe tous les contacts. Un réseau social interne permet d’aller plus loin dans la recherche, au moyen d’un moteur de recherche intelligent : la recherche est augmentée, car elle est contextualisée pour vous aider à trouver la meilleure information ou la personne recherchée le plus rapidement possible.

Avantage n° 8 : pas de compétences techniques requises

Le logiciel le plus sympathique à utiliser, c’est celui qui bosse pour nous : il centralise les outils pour que nous puissions nous connecter à eux simplement et quand nous en avons besoin, par exemple sur Google Drive, la suite Office365, Sharepoint ou encore Dropbox.

Tout regrouper au sein du même espace grâce aux connecteurs, c’est quand même plus convivial, n’est-ce pas ?

Avantage n° 9 : ne plus chercher son mot de passe

Quand on travaille, on n’a pas envie de passer son temps à se reconnecter à son espace sans arrêt. Le Single Sign On (SSO) intégré à une solution de réseau social interne permet une connexion contextualisée, sécurisée et permanente : on continue à communiquer sans se soucier du 45e mot de passe qu’on a oublié.

Avantage n° 10 : des outils pour favoriser les interactions

Une idée à soumettre ? Une notion à faire passer sur la sécurité interne ? Une évaluation des compétences à mettre en place ?

Liez l’utile à l’agréable avec des outils à la fois ludiques et pédagogiques qui offrent de l’interaction, comme des quizz ou des sondages.

Avantage n° 11 : exploiter l’agenda intégré

Si l’agenda de chacun n’est pas intégré dans votre intranet d’entreprise, c’est un inconvénient, ou plutôt un comble pour un outil censé favoriser la collaboration.

Sur la plupart des RSE, les agendas sont intégrés et vous pouvez également récupérer les adresses email des personnes inscrites suite à un événement (pratique pour garder le contact avec des clients ou avec des membres externes qu’on aurait invités).

Avantage n° 12 : préserver sa boîte email

Mine de rien, vous avez déjà économisé 543 emails en appliquant les premières astuces de cet article, et votre capital motivation reste intact. Là où un intranet d’entreprise « Old School » peut consommer votre énergie inutilement, le RSE vous en procure.

Pour enfoncer le clou, certaines solutions proposent des modules complémentaires comme la visioconférence. Elle est pas belle, la vie ?

Avantage n° 13 : fluidifier l’organisation

Pourquoi devrait-on passer 8 coups de fil ou envoyer 15 mails pour réserver une salle ? Un RSE digne de ce nom intègre cette fonctionnalité directement dans l’espace de communication collaboratif, notamment quand les agendas respectifs y sont déjà connectés : en quelques clics, la salle est réservée et l’équipe notifiée par invitation. Hop.

Avantage n° 14 : impliquer les autres collaborateurs

Pas de communication efficace sans dialogue possible, c’est le secret d’une communication interne efficace. Les solutions collaboratives apportées par un RSE sont dédiées à la communication transverse.

Cela permet au manager de déléguer en toute confiance et de piloter les projets sous contraintes hiérarchiques. C’est tout l’enjeu d’une entreprise collaborative : savoir développer l’intelligence collective.

Avantage n° 15 : intégrer de l’information qui vient d’ailleurs

Un RSE permet généralement de récupérer l’information externe. Par exemple, l’interopérabilité d’un système d’information permet de récupérer un post de Yammer pour l’intégrer directement dans le flux d’actualité du réseau social interne, en apportant une lecture confortable au lecteur.

Avantage n° 16 : renforcer la cohésion d’équipe

Un RSE permet aussi de créer des espaces plus informels, plus propices à d’autres formes d’échanges autour des notions de loisirs : sortie culturelle, événement de type pot de départ, groupe sportif pour les amateurs de jogging, organisation d’événements internes, etc.

Inconvénient au début : personne ne vous connaît. Inconvénient sur le long terme (rires bon enfant) : tout le monde vous reconnaît. Avantages pour tous : apprendre à se connaître d’une autre manière, tisser des liens de confiance plus solides.

Avantage n° 17 : une réactivité puissance nous

Une colle arrive dans le flux d’informations, et là, c’est le drame (cela peut tout du moins l’être) : tout le monde se renvoie la patate chaude en évitant le sujet brûlant d’une question délicate, comme une demande client très technique ou spécifique.

Sur un réseau social interne, on ne va pas y passer la nuit : chacun est concerné et la question est renvoyée facilement via une publication aux experts les plus compétents pour qu’ils puissent faire preuve de réactivité dans les meilleurs délais.

Avantage n° 18 : augmenter la productivité

L’infobésité, c’est le nouveau mal du siècle avec l’arrivée prédominante des nouvelles technologies. La page d’accueil dynamique d’un réseau social d’entreprise et les différents espaces dédiés permettent de faire le tri dans l’information pour éviter de se noyer sous les données.

Moins d’informations à traiter et une collaboration plus fluide augmentent mathématiquement l’efficacité et la productivité des collaborateurs.

Avantage n° 19 : fixer des règles d’utilisation en amont

Avant de se lancer, il faut fixer des règles d’utilisation en interne : vous pouvez définir si vous souhaitez donner la parole à tous les collaborateurs, ou préférer une pyramide hiérarchique avec des contributeurs autorisés dans des espaces dédiés.

L’outil RSE doit s’adapter à la configuration de votre organisation, quels que soient sa taille et ses objectifs.

Avantage n° 20 : mettre en place son RSE sans inconvénient

Comment mettre en place un intranet dans une entreprise ? Pour la mise en place de votre intranet d’entreprise nouvelle génération, là encore il ne faut pas avoir l’embarras, mais le choix.

Et le choix ne manque pas sur le marché des réseaux sociaux d’entreprise. Nous vous en présentons trois à titre d’exemple.

Jamespot

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Les responsables et directions de la communication recommandent Jamespot pour sa capacité à fédérer les équipes dans un environnement agréable à utiliser. 

Cette plateforme collaborative s’intègre facilement à votre système d’information, et s’adapte à vos processus en créant des workflows spécifiques, par exemple. 

Dernier point, mais qui peut faire toute la différence, le cas échéant : son équipe support est particulièrement à l’écoute et attentive à ses clients.

Lively

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Il est recommandé de s’orienter vers un éditeur présentant une dimension conseil sérieuse et une offre sur mesure. Avec sa suite logicielle Lively, l’éditeur Inspheris sait par exemple s’adapter aux attentes d’entreprises de tailles différentes et de secteurs variés pour déployer votre réseau social d’entreprise en mode SaaS (Software as a Service, soit entièrement en ligne) ou On Premise (sur site) :

  • Cloud, sécurisé avec hébergement des données en France,
  • On Premise, hébergée sur vos serveurs, infogérance à votre charge.

Talkspirit

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En tant que support de travail collaboratif, talkspirit offre quant à lui une solution très complète qui dépasse les attendus d’un RSE. Véritable espace de travail, talkspirit favorise la collaboration et la communication des équipes grâce à ses fonctionnalités, telles que :

  • la gestion des documents,
  • la gestion des étiquettes, 
  • la gestion des assignations de tâches selon des groupes dédiés.

De plus, offrant une connexion à un millier d’applications (comme Twitter, LinkedIn, Trello, ou encore Zendesk), la plateforme talkspirit centralise les informations et accélère leur partage au sein de l’organisation. Ce logiciel peut être paramétré et personnalisé selon vos besoins, et permet même une connexion par identifiant pour les collaborateurs qui n’ont pas d’adresse email. Enfin, talkspirit vous garantit la sécurité et la confidentialité avec l’hébergement de vos données en France.

L’intranet d’entreprise pour booster le travail collaboratif

Les grands comptes comme les PME tirent profit de l’utilisation d’un RSE. Amélioration de la communication, centralisation et circulation de l’information, sécurité des données… un intranet d’entreprise favorise le travail collaboratif, et fait avancer vos projets plus vite !

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Article mis à jour, publié initialement en juillet 2017.

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