Les outils de l’entreprise à l’heure de la mobilité

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La mobilité, dernière tendance en communication, est dans toutes les discussions. Elle bouscule les pratiques et amène les entreprises à repenser aussi bien leurs outils que leurs méthodes de travail.

La mobilité : un impératif

L’équipement : vers le tout mobile

80 % des décideurs informatiques confirment que les salariés sont et seront de plus en plus multi-équipés pour accéder à leur environnement de travail. Les terminaux dits de nouvelle génération : smartphones, tablettes, PC tactiles… arrivent en force dans le monde de l’entreprise au point de se retrouver au coude à coude avec le traditionnel poste fixe. Et déjà divers services SI (systèmes d’information) envisagent une migration ferme à terme.

La mobilité professionnelle

Mobilité, itinérance, nomadisme… autant de réalités faisant surgir des usages spécifiques. Dans le cadre professionnel, on pense souvent aux postes « terrain », type commerciaux, sans cesse en déplacements. Il s’agit dans ce cas d’un exemple hors site. Mais la mobilité s’immisce aussi sur site. Quand, au sein d’une entreprise de moyenne ou grande taille, un salarié se rend d’un bâtiment à l’autre, ou d’un site à l’autre, il est essentiel que son outil de travail le suive, tout comme ses supports de travail : documents, tableaux, dossiers…    

Le rapprochement des sphères personnelles et professionnelles

Une tendance parallèle est celle du télétravail. Rendue possible par la mobilité croissante des outils, elle amène un confort réel pour les salariés. Et elle est, en cela, très appréciée. Le BYODBring Your Own Device – est une autre conséquence de la mobilité. C’est le fait d’utiliser dans le cadre professionnel, un outil personnel : son smartphone ou sa propre tablette par exemple. Les collaborateurs peuvent ainsi accéder à leur environnement de travail où qu’ils soient et à tout moment. Cette possibilité, également très appréciée des employés, réduit encore la frontière entre les sphères personnelle et professionnelle.

Quelles tâches peut-on réaliser en mobilité ?

Réponse : quasiment toutes ! Un gain précieux pour l’opérationnel.

La prospection

Premiers concernés, les commerciaux ont impérativement besoin d’accéder à leur outil de travail en mobilité. Ils doivent pouvoir y :

  • trouver les coordonnées de leur prochaines visites ou rendez-vous téléphoniques,
  • saisir leur compte rendu de démarchage à chaud,
  • se noter des rappels.

Ces fonctionnalités se regroupent sur le logiciel CRMCustomer Relationship Management. Aussi celui-ci doit-il être accessible partout. À l’image du CRM Teamleader, disponible aussi bien sous environnement IOS qu’Android. Cela maximise la compatibilité avec les différents périphériques que peuvent être amenés à utiliser les commerciaux.

Les notes de frais

Les tâches support, au quotidien, peuvent vite devenir volumineuses et ingérables. C’est le cas notamment des notes de frais qui s’accumulent. Habituellement, il faut garder chaque justificatif, pour le saisir plus tard et en obtenir un remboursement au moment de la paie. Mais certaines applications, comme Expensya, changent la donne. Avec la technologie de reconnaissance d’image, le logiciel déduit les informations de la note de frais à partir d’une simple photo du ticket de caisse : montant, date, fournisseur… Le commercial n’a plus qu’à valider. Plus besoin de conserver le justificatif papier, qui se serait abîmé à terme. Il est scanné et conservé en version numérique. Un gain de temps et d’archivage colossal !

Le suivi des temps

Des applications mobiles dédiées aux entreprises ont étendu leur champ d’action jusqu’aux RH (Ressources Humaines). En effet, pourquoi attendre d’être au bureau pour renseigner ses temps passés, pour solliciter une demande de congé ou pour justifier ses absences ? Dès lors que le salarié peut le faire à distance, comme sur la solution Syrhalogic, cela se fait en temps réel. Ses collègues, ainsi que le service RH, disposent alors d’une information actualisée des disponibilités de chacun, et peuvent s’adapter en fonction avec plus de réactivité.

Les aspects comptables et financiers

De là à inclure l’ensemble des tâches support de l’entreprise, il n’y a qu’un pas. Et de la même façon, vous pouvez avoir besoin de soumettre un devis, en rendez-vous hors site et urgemment, pour convaincre un prospect. Avec Sage, c’est possible à travers leurs solutions Sage One (pour TPE : Toutes Petites Entreprises) et Sage Online (pour PME : Petites et Moyennes Entreprises, et GE : Grandes Entreprises) sont mobiles. Quand la facturation, l’émission de devis et le suivi de trésorerie deviennent accessibles partout, vous gagnez en agilité opérationnelle, mais aussi en aide à la décision. Puisque vous disposez à tout moment d’éléments tangibles et actuels pour définir vos directives.

La gestion des réseaux sociaux

Un autre pan de votre activité, et qui, par définition, « ne dort jamais », ce sont les réseaux sociaux. Devoir se limiter à un poste fixe pour les gérer, est tout bonnement contradictoire. Le modérateur ou community manager doit pouvoir y accéder à tout moment, pour être réactif dans les interactions avec votre communauté. Aussi des applications telles qu’Agora Pulse sont compatibles tous appareils.

 
La mobilité booste le marché du logiciel. On compte pas moins d’1,2 million d’applications mobiles référencées entre l’Apple Store et Google Play. C’est une nouvelle donne pour les entreprises, et un formidable levier de productivité à leur portée.
 

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