Le guide complet de la relance des factures impayées

Les factures impayées impactent lourdement la santé des entreprises et notamment celle des PME et TPE. Elles sont responsables d’un grand nombre de dépôts de bilan en France !

Pourtant, elles ne sont pas une fatalité. Avec une bonne méthodologie et des outils digitaux performants, il est tout à fait possible de relancer avec diplomatie ses clients et d’arriver à recouvrer ses créances plus sereinement.

Les maîtres mots de votre stratégie seront automatisation et personnalisation. Suivez le guide !

Les factures impayées sont un danger pour la trésorerie des entreprises et de ce fait un sérieux frein à leur croissance.

Elles impactent leurs possibilités d’investissement, de recrutement, de développement de leur R&D, etc., et elles :

• sont source d’un surcoût lié à leur recouvrement ;
• augmentent leur risque de défaillance ;
• ternissent leur réputation auprès de leurs partenaires financiers.

💡 La situation en matière de retard de paiement entre entreprises s’est améliorée depuis la crise sanitaire de 2020. En effet, selon une étude du cabinet KPMG, 47 % des factures étaient en retard de paiement fin juillet 2021 contre 61 % en novembre 2020. Cependant, le taux reste très élevé en France et il faut pouvoir y faire face.

Les grandes entreprises sont bien mieux armées contre les retards de paiements et les impayés. Elles disposent la plupart du temps d’une trésorerie leur permettant d’y faire face et d’un service recouvrement dédié.

Les plus petites structures sont généralement bien plus vulnérables. Peu d’entre elles intègrent un chargé de recouvrement et leurs trésoreries fonctionnent souvent à flux tendus.

Afin d’aborder la difficulté des impayés avec méthode et de les réduire, elles doivent tout d’abord connaître et suivre les différentes étapes de recouvrement.

Parfois, un simple coup de fil ou un courrier de rappel au client débiteur suffit à débloquer la situation à l’amiable. On estime qu’ils sont efficaces dans 90 % des cas.

Mais parfois, il faut passer à la vitesse supérieure.

Bien entendu, il est préférable de trouver un consensus. Il vous fera gagner du temps et de l’argent. Mais si cela n’est pas assez efficace, voici les différentes étapes à suivre de la procédure.

Afin de gagner en cas de contentieux, vous devez disposer d’un dossier complet sur chacun de vos clients. Il se constitue en amont de toute relation commerciale. Il doit pouvoir répondre à ces questions :

• L’entreprise existe-t-elle ?
• Est-elle récente, solvable, solide ?

C’est l’étape du KYC ou Know You Customer.

Puis, il est indispensable d’assurer la sécurisation de vos contrats en apportant toutes les preuves de l’exécution de vos prestations. Elle passe par les signatures des documents et des bons de livraison, les échanges d’emails, de pièces, etc. Vous devez tout conserver précieusement.

• La relance amiable par email :
  Avant que le retard de paiement ne soit effectif, la relance du client doit se faire par email. Dans un second temps, vous allez en envoyer un deuxième après l’échéance de la facture.
  
  
• La relance amiable par email ou courrier simple :
  Les premiers messages n’ont pas donné de suite ? Dans ce cas, vous devez adresser au client débiteur une relance par email ou courrier postal (en courrier simple).
  
  À cette étape, le ton employé dans les messages est mesuré, cordial. L’entente avec votre client ne doit pas être compromise.
  
  
• La mise en demeure formelle par courrier recommandé (LRAR) :
  Le débiteur n’a toujours pas payé ni contacté votre service comptable ? Il faut passer à la vitesse supérieure en lui envoyant par courrier recommandé une mise en demeure formelle. Elle lui indique « officiellement » un dernier délai octroyé.
  
  Pour ces trois étapes, vous pouvez agir seul ou faire appel à une société de recouvrement. Les frais seront ceux liés à l’envoi de courriers recommandés et de mise en demeure et/ou des honoraires du mandataire. Ils sont à votre charge.
  
  
• La mise en route du recouvrement contentieux :
  Sans nouvelles de votre client, vous pouvez agir en justice.
  Il existe plusieurs procédures : l’injonction de payer, l’assignation en référé et l’assignation en paiement de fond.
  
  💡 L’injonction de payer est idéale dans le cas de petites créances, car elle est simple et peu onéreuse. Vous remplissez un formulaire CERFA que vous envoyez au tribunal judiciaire si votre client est un particulier, ou au tribunal du commerce s’il est un professionnel. Vous pouvez obtenir une décision de justice sur les seuls éléments que vous fournissez sauf en cas d’opposition du débiteur. Vous avez 6 mois pour signifier l’ordonnance à celui-ci par un huissier de justice.
  Si votre client manifeste une opposition, la procédure de fond se met automatiquement en route.
  
  À cette étape, le budget des opérations est plus élevé qu’à l’amiable. Il intègre les frais d’honoraires de l’huissier, des actes de justice et de l’obtention du titre exécutoire, document qui oblige votre débiteur à régler l’impayé.
  
  À noter : la loi Macron de 2015 simplifie la procédure de recouvrement des petites créances, à savoir jusqu’à 5 000 € (depuis le 1er janvier 2020). Les huissiers de justice uniquement peuvent la déclencher. Vous pouvez grâce à elle disposer de l’équivalent d’une décision de justice sans avoir recours au tribunal.
  
  
• Gérer les impayés en interne ou faire appel à un professionnel ?
  Pour plus de confort, vous pouvez faire appel à un professionnel qui fera les démarches à votre place contre une commission (en général un pourcentage des sommes recouvrées). Cette démarche vous permet de gagner du temps, d’optimiser le taux de récupération de vos factures impayées, et de réduire les frais de gestion interne. En revanche, si le professionnel peut conduire les procédures judiciaires, l’exécution des ordonnances demeure l’apanage des huissiers de justice.

☝️ Si vous décidez de gérer toutes les démarches en interne, vous constaterez vite que ces tâches sont chronophages et contraignantes et parfois onéreuses selon la procédure choisie. De plus, vous n’êtes pas à l’abri d’un oubli à une étape du processus.

Pour vous simplifier la tâche, vous pouvez vous tourner vers un outil en ligne de facturation. Il va vous permettre, entre autres, d’automatiser la gestion de la relance de vos impayés grâce à des rappels ou encore des tâches automatiques.

Un outil de facturation en ligne, à l’image de Sellsy Facturation & Gestion, permet d’optimiser toutes les étapes de la procédure de recouvrement de vos impayés, mais aussi de tout sécuriser en amont. Il automatise toutes vos tâches tout en assurant la personnalisation de chaque démarche.

Équipé d’un système de tracking, votre logiciel vous permet de prouver que votre client a lu les mails et documents qu’il a reçus. De plus, il autorise la signature électronique de ces derniers, bien plus sûre et rapide que la version manuelle. Il vous offre également la possibilité de suivre vos actions de livraison.

💡 Lors d’un litige, tous vos documents et données sont réunis, sécurisés et accessibles de partout 24 h/24.

D’un seul coup d’œil, vous avez accès à un récapitulatif des impayés, retards, relances et paiements en temps réel.

Cela est bien plus commode que de devoir se rendre sur votre compte bancaire et vérifier les références de facturation.

Votre outil automatise les relances :

• en envoyant les factures de relance via emails ou courriers,
• en permettant leur traçabilité,
• en prenant en compte la personnalisation des alertes et messages en fonction de leurs destinataires, tout en respectant les délais légaux en matière de contentieux.

En effet, vous n’allez pas procéder de façon identique avec un client régulier bon payeur et un débiteur coutumier des retards et impayés ! De la même manière, vous n’allez pas envoyer un email un dimanche. Tout ceci est paramétrable.

La gestion des factures impayées est chronophage et détourne vos équipes de tâches à valeur ajoutée.

Disposer d’un outil numérique de facturation automatisant ces opérations permet de vous centrer sur votre cœur de métier et de réduire les risques de litiges.

Il s’inscrit dans une logique d’order to cash qui assure à votre entreprise plus d’agilité et de compétitivité.