Pourquoi faut-il repenser sa gestion de formation ?

Que ce soit pour les responsables de formation, les gestionnaires des ressources humaines ou pour les prestataires de formation, une révolution est en marche.

Fini le marché de la formation tel qu’on l’a connu au cours des années précédentes. La formation se doit désormais de s’inscrire en termes de qualité. Avec ce que cela implique pour les centres de formation, mais aussi pour les DRH.

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D’après une étude publiée par le magazine « Challenges » La France se situe à l’avant-dernier rang du classement des travailleurs européens les plus engagés. C’est dire le désamour entre les salariés et leurs entreprises.

Or la formation quand elle est souhaitée par le salarié et quand elle est bien amenée peut aussi être un vrai levier de motivation. Elle est un moyen non négligeable dans l’épanouissement au travail.

Et que dire de toutes les récentes réformes tant sur la formation que sur les ressources humaines ?

Élément clef des changements législatifs concernant les RH ces dernières années, l’entretien professionnel a installé la formation au cœur du dispositif des entretiens.

Passée en mars 2014, la réglementation sur les entretiens professionnels prévoit un entretien tous les 2 ans et un bilan récapitulatif à 6 ans.

2020 sera donc l’année des premiers bilans. Là encore, l’entreprise a intérêt à organiser et à tracer les éléments de ces bilans. L’entreprise a l’obligation d’avoir fait les entretiens tous les 2 ans, mais doit aussi s’assurer que le salarié ait bien suivi une formation « non obligatoire » (c’est-à-dire une formation qui ne conditionne pas l’exercice de sa fonction) au cours de ces années.

L’entretien professionnel induit donc de fait l’obligation de formation pour les employeurs en plus des formations obligatoires.

Ce manquement de la part de l’entreprise pourrait être passible de devoir abonder les Comptes Personnels de Formation de chaque salarié à hauteur de 3000 €. Il y a donc intérêt à prendre les devants. Et quitte à consommer de la formation, autant consommer efficace.

La compétence s’inscrit aujourd’hui au cœur de la DRH. Du recrutement à la fin de carrière, elle est le noyau central du suivi et de l’évaluation des ressources humaines.

Compétences et formation forment donc désormais un tandem indissociable pour répondre aux obligations.

Le simple outil de valorisation des budgets (prévu - réalisé) et de suivi des sessions ne suffit plus. À une formation donnée doit correspondre un panel de compétences.

Cette obligation de maintien par l’employeur de l’employabilité de ses salariés peut demain se révéler un vrai boomerang pour les entreprises qui n’auront pas suffisamment anticipé.

Certes, l’idée de ne laisser personne « sur le carreau » en cas licenciement peut paraître louable. Mais le revers peut aussi être dangereux.

Imaginons un salarié licencié qui 10 ou 12 mois plus tard serait toujours au chômage. Et imaginons que celui-ci décide d’assigner devant le tribunal de prud’hommes son dernier employeur pour n’avoir pas suffisamment maintenu son employabilité. Comment penchera la balance à ce moment ? Que décideront les juges si l’entreprise ne peut prouver qu’elle a fait ce qu’il fallait pour éviter cette situation ? Qu’elle a respecté la loi en faisant bien ses entretiens professionnels, qu’elle a formés, qu’elle a proposé et qu’elle a fait de l’employabilité une vraie cause.

L’entreprise a donc intérêt de proposer des actions (formations, coaching, VAE, etc.) et de bien tracer les formations que ce soit les demandes, les propositions et les sessions suivies.

Aujourd’hui dans les DRH, on ne présente plus un plan de formation, mais bien un plan de développement des compétences. Et ceci passe par une liaison étroite entre compétences et formation.

L’élaboration d’un plan de formation ne se limite plus à recenser des besoins et à les valoriser, mais bien à développer ou anticiper un besoin de compétences en étroite relation avec un plan de carrière ou un projet.

Le responsable formation ne peut plus piloter seul son plan. La GPEC (gestion prévisionnelle des emplois et des compétences) entre par la grande porte dans les entreprises quelle que soit leur taille et s’invite dans les plans prévisionnels.

Comme expliqué plus haut la qualité en matière de formation devient aussi un critère fondamental. Et pour en justifier, encore faut-il mesurer cette qualité et disposer des bons outils pour le faire.

Si les RH sont aux premières loges des changements induits par ces réformes, les prestataires de formation sont encore une fois largement mis à contribution. Il y avait sans doute besoin de mettre un coup de balai parmi certains organismes peu scrupuleux. Mais de là à faire mourir tout un pan de la profession !

L’offre de formation aura tendance à se réduire. Les petits organismes disparaissent au profit de grosses structures. Est-ce pour autant un gage de qualité ? La concurrence n’est-elle pas l’un des meilleurs vecteurs de qualité ? Comme dans beaucoup de domaines, celui qui ne fait pas de la qualité ne vend pas. Et qui est le plus à même de juger l’efficacité d’une formation sinon l’entreprise ?

Soucieux de pousser toujours plus loin le curseur « Qualité » dans les organismes de formation, le Datadock (base de données référençant les organismes de formation) a vu le jour à l’initiative des OPCA (financeurs de la formation).

À peine les organismes de formation s’en sont-ils remis que déjà on nous annonce que le Datadock sera mort et enterré au 31/12/2020. Remplacé par une obligation de certification au 01/01/2021. Coût supplémentaire indéniable pour les organismes de formation.

Espérons que cette certification soit un réel gage de qualité pour les organismes (7 critères de qualité seront pris en compte, composés de 32 indicateurs qui précisent les formations de la conception à la réalisation et au suivi). Regrettons toutefois que la qualité d’une prestation de formation ne soit liée en grande partie qu’à la qualité du travail administratif qui l’accompagne !

Tous les acteurs réalisant des actions de formation sont concernés par cette réglementation, mais aussi ceux qui font des bilans de compétences, de la VAE ou de l’apprentissage.

Les prestataires doivent donc s’adapter et proposer une offre compétences. On ne dispense plus simplement des formations, mais un développement ou une acquisition de compétences.

Les prestataires doivent donc enrichir leur catalogue afin de proposer ces offres et leurs finalités.

Auparavant, la formation des demandeurs d’emploi et la formation initiale étaient des charges qui incombaient à l’état et aux collectivités. La charge des personnes actives revenait aux entreprises et aux partenaires sociaux. 

Avec le CPF (Compte Personnel de Formation), on peut penser qu’un transfert s’est opéré. Certes, utiliser son crédit CPF est sans doute une très bonne chose pour quelqu’un qui se retrouve sans emploi. Mais ceci ne se fait-il pas au détriment de la formation des salariés ?

Peu de salariés sollicitent leur compte CPF, faute sans doute d’un manque d’informations. Avec la législation relative aux entretiens professionnels, on peut penser et espérer que l’obligation de formation viendra compenser cette baisse. L’avenir nous le dira rapidement.

Que l’on soit prestataire ou responsable de formation, il y a urgence à être bien organisé et bien équipé. Les outils doivent être performants et souples pour correspondre à ces changements.

La gestion de formations ne peut plus se contenter d’un simple tableau Excel. Elle doit être en liaison permanente avec la GPEC, les Entretiens et le recrutement. L’outil autonome et déconnecté pour gérer la formation a fait son temps.

En plus de la gestion quotidienne, le responsable formation doit prendre en considération tous ces paramètres. Plus que jamais il doit piloter au mieux et au plus juste pour harmoniser souhaits des salariés, gestion de carrière, anticipation des besoins de compétences et budgets.