Tout ce qu'il faut savoir sur le barème kilométrique 2022

Le barème kilométrique fiscal est la référence à utiliser :

• par l’employeur pour calculer la charge financière d’un véhicule supportée par ses salarié·es pendant l’exercice de leurs fonctions (frais professionnels) ;
• par les salarié·es, pour la déclaration des frais réels aux impôts chaque année (frais de trajet domicile-travail dans la limite de 80 km aller-retour par jour travaillé).

C’est l’un des barèmes Urssaf qui sert régulièrement dans le traitement du remboursement des frais professionnels, avec le barème Urssaf pour les frais de repas ou pour les grands déplacements.

Le barème kilométrique fiscal représente la référence fiscale à appliquer par excellence : il sert aussi bien au salarié qu’à l’employeur pour calculer la charge financière d’un véhicule supportée par le salarié-contribuable. En effet, chaque collaborateur peut bénéficier d’un défraiement de la part de son entreprise lorsqu’il utilise son véhicule privé à des fins professionnelles, afin de couvrir les dépenses associées (essence, assurance, réparations, etc.).

L’intérêt du barème est donc de déterminer :

• la somme forfaitaire annuelle fiscalement déductible dans le cadre de la prise en compte des frais réels,
• de calculer le montant du remboursement des frais kilométriques par l’entreprise.

Mais pour bénéficier de cette déduction, il convient de respecter les consignes de l’Urssaf.

Vous pouvez appliquer ce barème fiscal dans les cas suivants :

• votre salarié est propriétaire de son véhicule,
• le conjoint du salarié est propriétaire du véhicule,
• une personne du foyer fiscal est propriétaire du véhicule,
• le véhicule est loué ou prêté.

À toutes fins utiles, nous vous restituons les principales recommandations de l’URSSAF :

• En tant qu’employeur, c’est à vous d’être en mesure de prouver l’usage professionnel du véhicule privé de votre salarié.
• Pour un véhicule loué, vous devez justifier que votre salarié honore son loyer pour pouvoir appliquer le barème kilométrique.
• Pour un véhicule prêté, vous devez justifier que c’est votre salarié qui supporte les frais d’entretien du véhicule destiné à un usage professionnel.

Il existe différentes manières d’utiliser le barème kilométrique dans le cadre des trajets domicile-travail :

• Vous résidez à 40 km ou moins de votre lieu de travail : calculez vos frais de transport en tenant compte de l’intégralité du kilométrage ;
• Vous résidez à plus de 40 km de votre lieu de travail : le kilométrage pris en compte pour les calculs ne dépasse pas les 40 km ;
• Vous résidez à plus de 40 km de votre lieu de travail, mais justifiez cet éloignement par des circonstances particulières (difficulté à trouver un emploi proche du domicile par exemple) : l’intégralité du kilométrage est prise en compte.

Découvrez dès à présent les différents barèmes kilométriques qui différencient respectivement les voitures, motos, scooters et vélo.

☝️ Attention, le barème kilométrique applicable à la fonction publique n’est pas le même.

Afin de vous apporter un guide fiable concernant le barème fiscal, nous avons restitué ici les informations du site officiel de l’administration française et de l’Urssaf.

Pour rappel, afin de déterminer ce barème Urssaf, l’administration fiscale se base sur plusieurs critères :

• la puissance du véhicule,
• le nombre de kilomètres parcourus,
• la dépréciation du véhicule due à l’usure naturelle,
• les frais de réparation et d’entretien,
• la consommation de carburant,
• les primes d’assurances.

☝️ Ce barème kilométrique fiscal est déterminé et actualisé chaque année. Pensez à vous mettre à jour !

Prenons l’exemple d’un véhicule 4 chevaux qui a parcouru 15 000 km sur une année.

Le calcul à appliquer est le suivant :

Le remboursement de l’employeur s’élèvera alors à 5587 €.

Si ce même véhicule a parcouru 20 000 km :

Le remboursement de l’employeur s’élèvera alors à 7040 €.

Pour les deux roues, nous nous référons aux 3 distinctions remarquées sur le site de l’Urssaf : un barème spécifique existe pour les deux roues de cylindrée inférieure à 50 cm3, un autre pour la moto, et un autre pour le vélo.

À noter : ces barèmes fiscaux tiennent compte des frais d’achat des casques et des protections.

Prenons l’exemple d’une moto 2 chevaux qui a parcouru 4000 km sur une année.

Le calcul à appliquer est le suivant :

Le remboursement de l’employeur s’élèvera alors à 1108 €.

Si ce même véhicule a parcouru 6000 km :

Le remboursement de l’employeur s’élèvera alors à 1278 €.

En vigueur depuis la loi Transition énergétique de février 2016, une indemnité kilométrique vélo (IK vélo), vélos électriques inclus, peut s’appliquer (au bon vouloir de l’employeur) sur la distance domicile-travail le plus court.

Cette indemnisation couvre l’acquisition, l’entretien, les équipements de protection type casque, l’usure et les risques de vol et de dégradation. Elle est exonérée de cotisations sociales dans la limite de 200 € par an et par salarié.

L’employé justifie de l’utilisation de son vélo grâce à une déclaration sur l’honneur.

🤓 L’IK vélo est cumulable avec la prise en charge des frais de transport en commun, si le collaborateur utilise les deux.

Un autre barème spécifique de l’administration fiscale se trouve sur le site du Bulletin officiel des Finances Publiques-Impôts : le barème fiscal pour frais de carburant. Sont concernés :

• les entrepreneurs individuels qui ont opté pour une comptabilité ultra-simplifiée (aux régimes BIC et BNC),
  ces derniers ne peuvent pas bénéficier du barème kilométrique ;
• les salariés qui optent pour le régime réel (ils ont le choix entre les deux barèmes).

Ce mode de calcul est réservé aux personnes dont le véhicule a un usage mixte (personnel et professionnel). Elles doivent déterminer une quote-part professionnelle pour leurs frais de déplacement.

Tous les frais (essence, péages, assurance) sont déclarés au réel, factures à l’appui.

☝️ À vous de voir quel est le barème le plus avantageux pour vous en faisant le calcul en fin d’année.

• Si vous faites beaucoup de kilomètres, ou si votre véhicule est vieux et amorti, le barème kilométrique est le plus favorable.
• Si votre véhicule est neuf et que vous effectuez peu de déplacements, le système des frais réels, calculés entre autres avec le barème fiscal carburant, est le plus intéressant.

Comme le premier, le barème fiscal frais de carburant est susceptible d’évoluer chaque année.