[Étude de cas] Comment optimiser la gestion des notes de frais en pleine fusion et rationalisation du SI ?

Changer de logiciel de notes de frais n’est pas anodin ! Encore plus dans un contexte de fusion où la rationalisation du SI est l’un des facteurs clés de succès du projet.

Découvrez comment Vertical Expense a accompagné AÉSIO Mutuelle dans l’intégration de sa solution et a permis d’accélérer la digitalisation des process métiers de l’entreprise.

AÉSIO Mutuelle est une mutuelle dédiée à la protection de la personne, née en 2020 de la fusion de ses 3 mutuelles fondatrices ADRÉA, APRÉVA et EOVI-MCD.

Composée de 270 agences, AÉSIO Mutuelle fournit des solutions globales d’assurances santé, services de prévoyance et d’épargne retraite auprès de 2,8 millions de personnes et 38 000 entreprises.

AÉSIO Mutuelle en chiffres

• +270 agences en France
• 2 Mds € de chiffre d’affaires brut
• +3 600 collaborateurs
• +400 élus mutualistes

En se constituant en une seule entité, AÉSIO Mutuelle a fait le choix d’un modèle intégré pour renforcer ses capacités et moyens d’action à délivrer des services de qualité auprès de ses clients, mais aussi auprès de sa population interne composée de 3 600 collaborateurs et 400 élus mutualistes.

Parmi les enjeux de la fusion, AÉSIO Mutuelle cherchait à rationaliser son écosystème SI et à s’entourer des meilleurs éditeurs, chacun dans son domaine d’expertise.

Périmètre du projet

• Date de début : Sept 2 020
• Durée d’intégration : 4 mois
• Notes de Frais
• Portail RH
• Archivage légal
• Interopérabilité SI général
• AMOA transverse

Pour optimiser la gestion des frais, AÉSIO Mutuelle a donc choisi la solution Vertical Expense pour pouvoir offrir un fort degré d’autonomie au sein des entités locales, le tout dans une perspective d’harmonisation progressive et d’accélération digitale.

L’intégration du logiciel Vertical Expense au sein de l’écosystème d’AÉSIO Mutuelle a permis :

• d’une part d’optimiser l’architecture SI en améliorant la collecte et l’échange de données intermétiers ;
• d’autre part de faciliter l’environnement de travail des collaborateurs en les accompagnant au plus près de leur vie sur le terrain.

Parmi les facteurs clés de succès, la gestion multientités a fluidifié les processus de validation et a favorisé l’harmonisation des règles de dépenses des 3 entités, incluant en plus des frais : la gestion avancée des véhicules personnels, de la flotte auto de l’entreprise et des coordonnées bancaires des élus mutualistes.

De plus, en intégrant des workflows spécifiques par population, le pilotage des notes de frais a été simplifié et modernisé. AÉSIO Mutuelle est passée d’un circuit papier à une solution SaaS sécurisée et décarbonée permettant la dématérialisation complète des notes de frais.

L’interfaçage sans couture au sein du portail de Talentsoft a été un facteur d’adoption rapide pour tous. L’ensemble des informations sont regroupées au même endroit et accessibles depuis un espace unique pour tous les collaborateurs et élus mutualistes d’AÉSIO Mutuelle.

Gain de temps & de productivité

L’application mobile permet de traiter les dépenses en continu. Plus besoin d’allumer son PC, une photo du justificatif et l’appli fait le reste !

Confort & simplicité d’utilisation

La très haute personnalisation de la solution permet un usage facile et intuitif pour chacun. Côté gestion, la solution s’adapte à toutes les règles RH et comptables de l’entreprise.

Pilotage & suivi en temps réel

L’outil est paramétrable à l’infini et permet d’avoir une vision affinée des dépenses.