Comment déployer un SIRH et vaincre la résistance au changement ?

« Une organisation doit être créée pour le changement, pour créer le changement, plutôt que réagir au changement » Peter Drucker, auteur et théoricien autrichien.

À l’instar de tout nouveau projet, la réussite du déploiement d’un SIRH nécessite un réel engagement de la part des RH, de l’équipe technique, des managers et des collaborateurs.

La mise en place d’un SIRH est une opportunité pour fluidifier et simplifier les processus. Mais c’est également un investissement qui soulève des défis relatifs à la remise à plat des processus existants et à l’adoption de nouvelles pratiques susceptibles de changer des habitudes et une culture de travail profondément ancrées.

Quelles sont les contraintes liées au déploiement SIRH, quelles bonnes pratiques mettre en place et comment acculturer les collaborateurs au changement ?

La mise en place d’un SIRH offre d’innombrables leviers d’optimisation et de création de processus à faire rêver les RH. Toutefois, les aspirations dépassent souvent la maturité des processus RH de l’entreprise. Ce qui pose une complexité. En effet, assurer le déploiement SIRH en parallèle de la remise à plat ou de la création de nouveaux processus est non recommandé.

Une progression à 2 étapes est à privilégier :

• Étape 1 : Digitaliser et optimiser les processus existants sans bouleverser totalement les pratiques RH et celles des managers.
  
  
• Étape 2 : Une fois que le SIRH est introduit progressivement dans les pratiques quotidiennes, les nouveaux processus peuvent être mis en place sur la base des fonctionnalités proposées par le SIRH.

Même si les solutions délivrées en SaaS ont permis de réduire le temps de déploiement d’un SIRH, les acteurs internes de l’entreprise doivent accorder du temps pour la réussite du projet. Les chefs de projets du prestataire SIRH ne se substituent pas à ce rôle ! Faute de disponibilité des acteurs internes, le projet SIRH se retrouve souvent oublié et se délite dans le temps.

RH, équipe technique et direction doivent s’aligner pour accélérer et sécuriser l’avancement du projet SIRH. Ils doivent par ailleurs mettre à la disposition du chef du projet du prestataire du SIRH :

• l’historique RH de l’entreprise,
• les données structurées à intégrer dans le SIRH…

et partager avec lui l’ensemble des éléments contextuels de l’entreprise.

Quel modèle d’architecture SIRH choisir ? Une décision cruciale à prendre en fonction des pratiques de l’entreprise et du budget alloué au déploiement SIRH.

Ce choix désigne la nature des flux entre les différents outils de l’entreprise et le nouveau SIRH.

On distingue 2 modèles d’architecture à envisager.

• Le système Master : dans ce modèle, la donnée salariale du SIRH prime sur le logiciel de paie.
  
  
• Le système esclave : dans ce modèle, c’est le logiciel de paie qui domine la gestion de la donnée salariale. Le SIRH est donc « esclave » de la paie.

Il est à noter que le choix de l’architecture peut changer en cours de projet, l’incidence est coûteuse pour l’entreprise.

Avant la mise en place d’un SIRH, il convient de choisir l’architecture cible. Le service RH est appelé à analyser ses besoins, ses spécificités et sa maturité pour pouvoir définir le meilleur modèle.

Un SIRH On-Premise nécessite l’installation du logiciel sur les serveurs locaux de l’entreprise. Ce mode permet d’acquérir la licence du logiciel pour une durée illimitée. Il présente toutefois plusieurs inconvénients à savoir :

• la période de mise en place du SIRH est allongée ;
• l’absence des mises à jour rend la version rapidement obsolète ;
• la maintenance des serveurs est prise en charge par le client ;
• les coûts initiaux sont élevés.

Un SIRH en mode Saas (logiciel en tant que service) repose sur la technologie Cloud. Cette technologie n’exige aucune installation dans l’infrastructure de l’entreprise. Le logiciel est installé sur les serveurs de l’éditeur et est disponible, pour les utilisateurs, en ligne via un lien sécurisé.

Le mode Saas est généralement privilégié pour plusieurs avantages :

• la mise en place du SIRH est plus rapide et ne nécessite aucune intervention dans l’infrastructure de l’entreprise ;
• le SIRH et les données qui y sont stockées sont accessibles depuis n’importe quel outil (téléphone, PC, tablette…) ;
• la mise à jour, les montées de version et la maintenance sont incluses.

Les éditeurs proposent une méthode de déploiement claire et industrialisée ainsi qu’un accompagnement « technique et métier » pour les acteurs concernés, selon :

• la réalité,
• les contraintes,
• les contingences,
• et le rythme de l’organisation.

Ce soutien simplifie considérablement le déploiement SIRH et réduit les délais dans la mesure où l’éditeur offre son expertise pour répondre aux besoins réels des entreprises.

La résistance au changement réside dans la nature même de l’Homme.

À la mise en place d’un SIRH, le service RH se confronte à la réticence des utilisateurs finaux. En effet, la culture actuelle (la force de l’habitude) est fortement ancrée, d’où la difficulté de créer de nouvelles pratiques.

Plusieurs raisons peuvent expliquer cette résistance au changement à savoir :

• la peur de l’inconnu et de la « supposée » complexité que va générer le SIRH ;
• la « mise en danger » de la zone de confort et le bouleversement des pratiques habituelles ;
• le manque de confiance envers l’entreprise et, par ricochet, envers son choix de mise en place d’un SIRH ;
• la mauvaise communication qui génère l’incompréhension des avantages du SIRH.

L’acculturation est un processus visant à réduire la résistance face au changement, en l’occurrence face à la mise en place d’un SIRH.

Il englobe des ateliers, des formations et la diffusion de contenus d’apprentissage en vue d’expliquer et de mettre en lumière les retombées positives de l’innovation et le changement qui en découle.

Il s’agit de répondre aux questions :

• Pourquoi un SIRH ?
• Comment sera-t-il mis en œuvre ?
• Quel est l’intérêt de cette transformation pour chacun ?
• Comment l’utiliser ?

L’acculturation est également l’occasion de « soulager » les collaborateurs qui éprouvent la peur d’être dépassés par le changement. C’est le moment de donner du sens et de promouvoir les nouvelles pratiques afin de créer et de faire adopter de nouveaux rituels.

La psychiatre suisse Elisabeth Kübler Ross a formalisé ce que l’on appelle la « courbe du deuil ».

Cette dernière représente un processus des différents états émotionnels allant du déni à la colère, passant par la tristesse jusqu’à l’acceptation pour atteindre la sérénité.

• Le déni : les collaborateurs refusent de croire au changement et préfèrent croire qu’il s’agit d’une erreur de discernement ou d’un changement limité dans le temps. C’est le début du processus de résistance et une réaction naturelle.
  
  
• La colère : une fois que les collaborateurs se sont rendu compte que le changement est durable et que le SIRH et les nouvelles pratiques commencent à prendre place, le déni cède la place à la colère et les employés résistants se retournent vers les « coupables » (direction, RH, manager…). Il est crucial d’échanger, de faire preuve de bienveillance et de communiquer suffisamment au cours de cette phase.
  
  
• La tristesse : après la colère, le collaborateur devient conscient de son incapacité à résister face au changement, ce qui provoque un état de « tristesse » et de remise en question. À ce stade, les collaborateurs commencent à admettre qu’ils sont contraints d’embrasser le SIRH.
  
  
• L’acceptation : cette phase consiste à se remobiliser et à faire accepter ce changement, et ce, grâce au soutien de l’entourage ou de ses efforts personnels. Le collaborateur s’ouvre et expérimente les fonctionnalités du SIRH. Dans cette phase les encouragements renforcent encore plus l’acceptation. Le collaborateur se tourne ainsi vers l’avenir et explore les possibilités.
  
  
• La sérénité : le collaborateur embrasse les nouvelles pratiques et adopte le SIRH avec conviction. Il s’est adapté et a retrouvé la motivation. Cet élan doit être reconnu par sa hiérarchie.

Le déploiement d’un SIRH est un travail d’équipe.

S’appuyer sur les leaders et les managers en tant qu’acteurs relais de transformation favorise l’adoption du changement par les collaborateurs. Ce sont de réels ponts et des modèles qui incarnent le changement et transmettent des nouvelles pratiques pour établir progressivement les nouveaux usages.

Le SIRH, est-il la piste pour atteindre le succès RH ? Oui ! Encore faut-il réussir sa mise en place ! Entre la gestion du projet de déploiement et la résistance du personnel, la mise en place d’un SIRH se présente souvent comme un défi de taille. Mais les entreprises s’accordent à le confirmer : le SIRH est un outil efficace dont il ne faut se priver !