DocuWare : GED Workflow transverse et collaborative pour PME et ETI

Au-delà de la gestion documentaire, DocuWare permet aussi la dématérialisation de l'ensemble des processus métiers des ressources humaines, à la comptabilité en passant par les achats ou encore les ventes. Nous avons décidé de les passer en revue en présentant 3 fonctionnalités phares. 

La transformation digitale de nos entreprises est aujourd’hui inévitable. La mise en place de workflows adaptés est essentielle pour suivre cette évolution numérique. DocuWare le permet de manière simple et sécurisée, et ce, sur l’ensemble des métiers d’une entreprise. 

Ressources humaines. Archivage et digitalisation des CV, candidatures, certifications, plans de recrutement et demandes de congés, etc. 

Achats et comptabilité. Automatisation des traitements des commandes en cours, des contrats et des factures clients et  fournisseurs, etc. 

Ventes. Traitement automatisé des offres commerciales, des commandes à traiter, des factures clients et des devis en cours, y compris en situation de mobilité.  

Gestion documentaire. Stockage, partage et annotation des documents clés de l’entreprise de manière sécurisée. 

Grâce à ce module, DocuWare automatise pour nous la collecte, l’indexation, l’acheminement et l’archivage des informations. 

Validation de factures. Les factures papier et/ou électroniques sont enregistrées et indexées sans la moindre saisie manuelle. Il ne nous reste plus qu’à les acheminer via un processus prédéfini, basé sur diverses variables paramétrables tels que les montants, les numéros de commande, etc. DocuWare, via son partenaire PDP, est en capacité de transmettre les factures à l’administration fiscale pour la mise en conformité avec la facture électronique obligatoire dès 2024.

Intégration des employés. L’accompagnement des équipes dans la digitalisation est simplifié pour les managers. À chaque fois qu’un nouvel employé débute, plusieurs tâches sont effectuées automatiquement : on-boarding, génération de notifications, saisie de ses données dans un système dédié, acheminement des documents appropriés, approbations et archivage sécurisé.

Outils d’aide à la vente. Automatisation des tâches chronophages telles que l’émission et le traitement des factures clients, commandes, bons de livraisons, devis, litiges et contrats.

DocuWare prend en charge à notre place l’ensemble du processus manuel d'acheminement et de gestion des documents qu’ils soient papiers ou numériques. Il les rationalise par la suite dans un référentiel centralisé, sécurisé et consultable. 

Capture simple à partir de toutes les sources. Cela concerne les contrats, les factures, les lettres, les commandes, les propositions, les notes de réunion ou tout autre document commercial.

Indexation et autorisation. On peut rapidement classer les documents et indexer les informations en quelques clics. Le partage est ensuite fait avec des droits d'accès et des autorisations contrôlés.

Archive sécurisée et organisée. Chaque document est en sécurité dans l'archive avec des droits d'accès contrôlés jusqu'à ce qu'il atteigne sa date de conservation.