Perdu dans les obligations de la comptabilité CSE ? Voici 6 commandements pour une compta en règle

Chaque Comité social et économique (CSE), quelle que soit sa taille, doit tenir une comptabilité et présenter des comptes annuels.

Ses obligations varient cependant selon ses ressources et son envergure. Si les devoirs des petits CSE sont légers et simples, ceux des grands comités sont plus complexes et fastidieux… 😮‍💨

Pour accomplir au mieux leurs missions et leurs fonctions, les élus choisissent de se faire assister par des experts-comptables. Ils s’appuient aussi sur des outils logiciels efficaces et fiables dont nous allons vous livrer les secrets 👀👇

Dans un souci de transparence des comptes, la loi du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle, à l’emploi et à la démocratie a renforcé les obligations comptables des comités d’entreprise.

Ceux-ci sont notamment dans l’obligation :

• de tenir une comptabilité ;
• de désigner un trésorier ;
• de transmettre chaque année aux membres élus et aux salariés un certain nombre de documents et d’informations ;
• de recourir à un expert-comptable ou à un commissaire aux comptes ou les deux (pour les CSE de moyenne et grande taille seulement).

💡 Bon à savoir : l’ordonnance du 22 septembre 2017 dite Macron instaure le CSE comme nouvelle et unique instance de représentation du personnel. Le CSE remplace donc depuis le 1er janvier 2020 le CE, ainsi que toutes les organisations précédentes (CHSCT (Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail), délégués du personnel…) dans toutes les entreprises de plus de 11 salariés.

La comptabilité CSE a pour but d’évaluer la situation financière de l’instance représentative du personnel, en retraçant les divers flux financiers (entrées et sorties d’argent).

L’analyse de ces flux est établie sur une année, c’est ce que l’on nomme “exercice comptable”. Celui-ci se clôture par un “bilan comptable”, un rapport qui comprend notamment un tableau récapitulatif de l’état des comptes CSE.

👉 La comptabilité du CSE est gérée principalement par le trésorier.

Bien entendu, tenir la comptabilité d’un CSE fait partie des dispositions légales. Mais une bonne gestion de trésorerie présente aussi un certain nombre d’intérêts.

Cela permet aux membres élus, aux salariés et au chef d’entreprise :

• d’avoir un aperçu de la situation financière du comité ;
• de faire des comparaisons entre le budget prévisionnel et les actions réalisées ;
• d’établir les priorités et les stratégies à venir ;
• de faciliter les prises de décision grâce aux données détaillées et chiffrées.

Les obligations comptables désignent l’ensemble des règles que doivent respecter les CSE pour tenir et gérer leurs comptes. Il existe des réglementations communes à tous les comités et d’autres spécifiques, qui varient selon la taille de l’instance et ses ressources.

Ainsi, tous les CSE doivent pouvoir présenter :

• le livre de comptes qui détaille les mouvements financiers par ordre chronologique ;
• un rapport des comptes annuels à la clôture de l’exercice comprenant un bilan comptable, un compte de résultat (il fait l’état des lieux des budgets de fonctionnement et des activités sociales et culturelles) et une annexe comptable (tous les documents justificatifs du bilan comptable) ;
• l’inventaire annuel des stocks (chèques bancaires, espèces, denrées…) ;
• des informations sur les flux importants, ainsi que sur leurs activités et leur gestion financière ;
• un rapport sur les conventions passées entre le CSE et l’un de ses membres ;
• tous les documents relatifs à la gestion comptable CSE à la nouvelle instance lors d’un renouvellement du comité, ainsi qu’aux nouveaux membres.

Les devoirs du CSE en matière de comptabilité dépendent aussi de la taille du comité.

Celle-ci est déterminée :

• par ses ressources financières annuelles ;
• et par le nombre de salariés présents dans l’entreprise.

💡 Bon à savoir : les ressources annuelles correspondent au cumul du montant du budget des activités sociales et culturelles et du budget de fonctionnement. À cette somme s’ajoutent les recettes éventuelles du CSE, telles que :

• les participations à des événements réglées par les salariés ;
• des subventions accordées par les collectivités ou les syndicats ;
• des revenus de biens meubles et immeubles en sa possession…

👉 Il est crucial de bien définir les ressources. Car ce calcul va définir la taille du CSE (petit, intermédiaire ou grand) et donc les obligations comptables à remplir.

Ce type de comité dispose de ressources annuelles inférieures à 153 000 €. Il réalise une comptabilité dite “ultra-simplifiée”.

Les obligations comptables du petit CSE sont relativement simples. En effet, l’instance doit présenter :

• le livre de comptes présentant les dépenses et les recettes du comité ;
• une synthèse annuelle simplifiée, c’est-à-dire un état des lieux de son patrimoine, de ses ressources, de ses actions et de ses engagements.

Le comité peut faire appel à un expert-comptable, s’il le souhaite, pour être conseillé et guidé dans ses différentes démarches, mais il n’y est pas obligé.

Le CSE de taille moyenne tient une comptabilité simplifiée. Il enregistre des ressources annuelles supérieures à 153 000 €, mais ne dépasse pas l’un des seuils suivants :

• 50 salariés à temps plein au sein de l’entreprise ;
• 1,55 million d’euros de bilan total ;
• 3,1 millions d’euros de ressources.

Contrairement au CSE de petite taille, le comité intermédiaire doit présenter ses comptes annuels à un expert-comptable. Les honoraires sont enregistrés alors dans le budget de fonctionnement de l’instance représentative.

Le CSE de grande taille, lui, dépasse deux des seuils précédents.

Il doit remplir le plus grand nombre d’obligations comptables, à savoir :

• tenir une comptabilité complète avec un compte de résultat, un bilan comptable et une annexe ;
• faire appel à un expert-comptable ;
• nommer un commissaire aux comptes (CAC) et un suppléant (leur mission est de contrôler les comptes du CSE et d’alerter en cas d’anomalie) ;
• créer une commission des marchés avec des membres titulaires. Cette commission intervient pour choisir les fournisseurs et les prestataires du comité. Elle détermine également les conditions d’achats de travaux d’un certain montant, de services et de fournitures. Elle est tenue de rendre un rapport d’activité annuel.

👉 Les frais liés aux expertises (expert-comptable et commissaire aux comptes) sont grevés au budget de fonctionnement.

Le CSE s’occupe de trois principaux budgets.

Le budget de fonctionnement ou budget AEP 

Il permet au comité d’effectuer ses fonctions.

Le budget de fonctionnement nouvellement appelé AEP (attributions économiques et professionnelles) couvre :

• les dépenses journalières des délégués du personnel, telles que les frais de déplacement, les achats de fournitures, la formation des élus, les outils de communication et le loyer du comité ;
• mais aussi les rémunérations des experts accompagnant le comité dans ses fonctions (expert-comptable, juriste, avocat…).

L'AEP est obligatoire et versé par l’employeur. Son montant est déterminé selon des dispositions légales. Il dépend surtout de l’effectif de l’entreprise.

L'AEP correspond :

• à 0,20 % de la masse salariale brute pour les entreprises de 50 à 2 000 salariés ;
• et à 0,22 % pour les sociétés de plus de 2 000 salariés.

Le budget des œuvres sociales

Destiné au bien-être des employés, il permet de financer des activités sociales et culturelles. Ces avantages sociaux ou salariés peuvent prendre la forme :

• de loisirs culturels ;
• de séjours touristiques ;
• de chèques vacances, cadeaux ou mariage ;
• d’aides financières liées à des activités sportives (par exemple participation à un abonnement à une salle de sport)…

Le budget des activités sociales et culturelles est calculé le plus souvent en fonction de la masse salariale (il équivaut en moyenne à 0,8 %) et est attribué par le dirigeant.

Son montant est déterminé par un accord CSE. Mais contrairement à celui du budget de fonctionnement, il n’est pas encadré par la loi. En l’absence d’accord d’entreprise, l’employeur doit proposer une contribution d’un montant égal ou supérieur à celui de l’année précédente. Il ne peut pas cependant diminuer la subvention. Celle-ci ne peut baisser que si la masse salariale baisse.

💡 Ce type de budget est optionnel pour les entreprises de moins de 49 salariés.

Certaines prestations attribuées aux salariés dans le cadre du budget des ASC (activités sociales et culturelles) peuvent être exonérées de cotisations sociales. L’URSSAF précise les conditions particulières de ces avantages et cadeaux en nature.

Par exemple, ils doivent :

• être octroyés lors d’événements spécifiques (naissance, mariage, départ à la retraite, Noël…) ;
• ou représenter des chèques culture, des voyages organisés ou une activité sportive.

Le budget prévisionnel

Il liste l’ensemble des recettes et des charges à venir du comité. Il court sur un exercice comptable (une année civile ou fiscale).

Le budget prévisionnel comprend généralement un plan de trésorerie et un compte de résultat prévisionnel.

Préparer un budget prévisionnel permet :

• d’avoir une vision à moyen ou long terme de la situation financière du comité ;
• de mettre en place les décisions stratégiques des élus ;
• d’anticiper certaines dépenses et de les lisser sur plusieurs mois ou sur l’année d’exercice.

☝️ Pour faciliter la compréhension des membres du CSE et proposer des informations claires, il est fortement conseillé de réaliser deux budgets prévisionnels distincts (un premier dédié au fonctionnement, un second lié aux activités sociales et culturelles).

Tous les dossiers et documents comptables doivent être conservés pendant 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice. Et ce depuis janvier 2015. Certains, comme le bilan des comptes annuels, sont même à archiver de façon permanente.

💡 Si le CSE ou son trésorier ne sont pas en mesure de présenter certaines pièces durant un contrôle, par exemple, ou une expertise comptable, le comité peut être sanctionné par une amende fiscale. Sa comptabilité peut être aussi rejetée.

En ce qui concerne les autres documents du CSE, la durée de conservation varie selon leur nature. Elle est de :

• de 6 ans pour les registres juridiques obligatoires (c’est-à-dire les procès-verbaux) ;
• de 5 ans au minimum pour les relevés bancaires et les talons de chèque ;
• de 5 ans minimum pour les statuts après une radiation du CSE au registre du commerce et des sociétés. Néanmoins, il est préférable de les garder à vie ;
• de 10 ans pour les pièces justificatives comptables comme les factures et les bons de commande ;
• de 10 ans pour les bulletins de paie, si le CSE a des salariés.

Le comité n’a pas l’obligation d’ouvrir un compte bancaire à son nom. Cependant, il est fortement conseillé d’en avoir un afin de gérer les ressources financières qui lui sont allouées de manière indépendante (en dehors des comptes de l’entreprise).

Il est même recommandé pour faciliter la gestion comptable et la transparence de disposer de deux comptes bancaires séparés :

• un pour le budget de fonctionnement ;
• l’autre pour le budget socioculturel.

Pour ouvrir un compte bancaire, le CSE doit présenter à l���établissement financier choisi une délibération qui nomme et précise le ou les gestionnaires du compte. Ceux-ci sont très souvent le trésorier ou le secrétaire, car un nom doit impérativement figurer sur la carte bancaire.

💡 Le CSE est libre d’opter pour la banque de son choix. Il n’est pas obligé de choisir le même établissement que celui de son entreprise.

Il est désigné lors de la première réunion du comité social et économique parmi les membres titulaires. Le trésorier gère les comptes du CSE et s’occupe de l’ensemble de la comptabilité. À savoir :

• le rapport annuel de gestion ;
• la répartition des dépenses et des recettes des budgets d’exploitation et des œuvres sociales ;
• la gestion des remboursements ;
• l’établissement des budgets prévisionnels ;
• l’archivage des documents comptables.

Le trésorier du CSE est garant de la bonne utilisation des budgets. Il engage sa responsabilité et peut être poursuivi en cas de mauvaise affectation ou d’affectation frauduleuse.

Selon l’ampleur de ses missions, le trésorier peut être accompagné d’un ou plusieurs adjoints.

👉 Les décisions d’un CSE sont collectives. Le trésorier ne peut pas décider seul de l’utilisation des fonds. Sa principale mission est de gérer la comptabilité.

Il est possible depuis l’ordonnance du 22 septembre 2017 de transférer tout ou une partie d’un excédent annuel du budget de fonctionnement au budget des activités sociales et culturelles. Dans une limite de 10 % de l’excédent. L’inverse (budget ASC vers budget de fonctionnement) est réalisable également dans les mêmes conditions.

Cependant, le transfert ne peut se concrétiser qu’en période de clôture des comptes. Il doit aussi faire l’objet d’une inscription en comptabilité.

Les comptes du CSE sont présentés aux élus titulaires en vue d’être approuvés lors d’une réunion plénière spécifique. Cette session est d’ailleurs consignée par un procès-verbal particulier. Elle doit se dérouler dans les 6 mois qui suivent la clôture de l’exercice comptable.

L’employeur a le droit d’examiner les comptes et de demander au trésorier des éléments justificatifs. Cependant, il ne peut pas voter durant la session plénière.

Les experts-comptables conseillent et accompagnent les CSE. Les CSE de moyenne et grande taille sont tenus de soumettre leurs comptes annuels à un expert-comptable. Mais au-delà de cette obligation légale, ils peuvent solliciter ce professionnel pour les aider dans de nombreuses démarches et situations.

Le Code du travail prévoit notamment trois consultations annuelles récurrentes légales. Celles-ci concernent :

• les orientations stratégiques de l’employeur ;
• la situation économique et financière de l’entreprise ;
• la politique sociale, ainsi que les conditions de travail et d’emploi.

Les honoraires de ces consultations récurrentes sont à la charge de l’employeur, sauf ceux inhérents aux orientations stratégiques. Les frais sont alors répartis de la manière suivante : 80 % pris en charge par l’entreprise et 20 % par le CSE.

À noter que le CSE peut également avoir recours à un expert-comptable pour quatre autres missions légales : un projet de licenciement, un droit d’alerte économique, une offre publique d’acquisition et des opérations de concentration.

Les logiciels de comptabilité CSE sont aussi d’une grande aide pour les trésoriers et les secrétaires de l’instance représentative du personnel. Car bien souvent ceux-ci ne sont pas comptables de métier, mais ils doivent tout de même fournir une comptabilité normée et conforme à la législation.

Spécialement conçues pour les CSE, ces solutions informatiques permettent de :

• simplifier leurs missions (par exemple la gestion des bénéficiaires des activités sociales et culturelles) ;
• gagner du temps sur des opérations standards ou des saisies répétitives ;
• créer deux comptabilités spécifiques : une relative au budget de fonctionnement et l’autre au budget des œuvres sociales ;
• centraliser dans un même espace toutes les données afin de les retrouver plus aisément et d’avoir une vue d’ensemble.

Grâce aux logiciels dédiés, le trésorier peut éditer des rapports conformes aux normes en vigueur et les présenter à l’expert-comptable.

Ekipea est un logiciel partagé en ligne dédié aux CSE qui fournit les fonctionnalités nécessaires pour la gestion de vos activités (billetterie, chèques vacances, fichier de commande, remboursements sports ou culture…). Avec cette solution simple d’utilisation, vous n’êtes plus seul dans le traitement de vos tâches. Vous profitez d’un système collaboratif avec un salarié administratif externalisé qui vous accompagne au quotidien ainsi que d’un expert-comptable qui révise et clôture les comptes en fin d’année pour vous !

Le CSE doit tenir une comptabilité précise de ses flux financiers. Il doit répondre à certaines obligations comptables (bilan annuel, inventaire des stocks, compte de résultat…), qui varient selon sa taille et ses ressources. Le Comité social et économique gère 3 budgets essentiels dédiés à son fonctionnement, aux activités sociales et culturelles proposées aux salariés et aux prévisions de l’instance. Pour mener à bien ses missions comptables, il peut se servir d’un logiciel spécifique et se faire assister par un expert-comptable. Ce dernier peut par ailleurs intervenir pour d’autres fonctions du CSE à caractère plus social (conditions de travail, projet de licenciement…).