Enseignement supérieur : quels logiciels pour gérer votre établissement ?

Quand on gère un établissement d'enseignement supérieur, se pose la question du choix des logiciels, et notamment de son ERP.enseignement supérieur

S’il est devenu indispensable de s’en procurer, c’est que la gestion d’un établissement de formation soulève de nombreux défis : susciter l’intérêt des potentiels candidats, organiser des concours, gérer les inscriptions, recruter des intervenants, construire les programmes, les plannings et les examens, et bien d’autres encore.

L’utilisation d’un logiciel enseignement supérieur spécialisé, comme un CRM (Customer Relationship Management) pour la gestion de la relation candidat, ou un ERP scolarité (Enterprise Resource Planning), permet d’harmoniser les processus, de fluidifier la communication entre les services et de favoriser le travail collaboratif, mais aussi de gagner du temps sur certaines tâches grâce à l’automatisation, de centraliser les données et d’aider à la prise de décision.

Découvrez notre sélection détaillée de logiciels spécialisés dans l’enseignement supérieur, et quelques conseils pour choisir celui fait pour vous.

Pour les universités, les écoles de commerce, les écoles d’ingénieur, les CFA ou tout autre établissement d’enseignement supérieur, il est nécessaire de se tourner vers un ERP spécialisé.

Un ERP enseignement supérieur est spécialement conçu pour permettre aux établissements de formation de mieux faire face à leurs problématiques et de les aider dans la gestion de leurs tâches quotidiennes.

Et si vous souhaitez optimiser le recrutement de nouveaux candidats pour votre établissement, un CRM spécialisé peut vous offrir des fonctionnalités très utiles et complémenter votre ERP.

Voici notre sélection de 3 logiciels spécialisés dans l’enseignement supérieur :

aimaira est une solution de gestion d’établissement supérieur 100 % en ligne, qui permet de suivre un candidat de sa sélection jusqu’à sa diplomation. Elle aide les écoles à maîtriser leurs coûts de gestion tout en fluidifiant les processus et la communication entre les différents services, grâce aux workflows de données.

© Aimaira

⚙️ Quelques fonctionnalités :

• gestion et suivi des inscriptions en cours avec possibilité d’interagir avec l’étudiant pour l’aider à finaliser le processus,
• module d’aide à la sélection des candidats qui permet de gérer la planification des concours et des rendez-vous jury et candidat,
• gestion des paiements en ligne (alerte, relances, versement d’acompte) et de la comptabilité en s’interfaçant avec les logiciels de comptabilité,
• organisation des examens avec la gestion des évaluations et la génération des bulletins de notes,
• intranet pour les étudiants pour suivre le planning des cours, se réinscrire pour l’année suivante, télécharger un certificat ou un bulletin de notes, et pour les professeurs pour la signature de leurs contrats ou visionner les trombinoscopes.

👍 Avantages :

• ergonomique, la navigation travaillée permet une prise en main facile,
• des workflows automatiques simplifient la communication entre les services,
• l’étudiant s’inscrit en 7 minutes (signature électronique, paiement des droits d’inscription, téléchargements des documents et photos, etc.),
• un accompagnement pour paramétrer l’outil (notamment pour l’interfacer avec d’autres logiciels) et apprendre à l’utiliser,
• accessible de n’importe où et via différents supports (mobile, tablette, etc.).

❌ Inconvénient :

• tarification non visible sur le site.

Aurion, de l’éditeur Auriga, propose un outil complet rassemblant toutes les données stratégiques d’un établissement de formation pour la gestion administrative, pédagogique, logistique et financière. Il s’adapte à toutes les spécialités (commerce, ingénieurs, santé, social, etc.) et met à disposition 7 modules.

© Aurion — Auriga

⚙️ Quelques fonctionnalités :

• gestion des étapes d’un concours (dossiers de candidature, organisation des sessions, convocations aux épreuves, admission et listes d’attente, gestion des jurys, etc.),
• suivi administratif permettant la gestion des inscriptions, la construction des programmes (UE ou unités d’enseignement, syllabus, catalogue de cours), l’organisation des épreuves et les évaluations,
• gestion des relations avec les entreprises, les partenaires et les anciens élèves (prospection, gestion des contacts, historique des relations, etc.),
• facturation avec le paiement en ligne, le suivi des règlements, un système de relance et le transfert des données vers la comptabilité,
• pilotage de l’activité simple et efficace grâce à des tableaux de bord, des graphiques et des indicateurs d’aide à la décision.

👍 Avantages :

• expertise de l’implantation d’un ERP grâce à une méthode sécurisée qui respecte les coûts et les délais, et un accompagnement humain,
• automatisation des processus et interfaçage avec les logiciels de gestion, qui permet de gagner en temps et en qualité de service offert,
• prise en main facilitée grâce à son ergonomie travaillée et une interface personnalisée en fonction du profil de l’utilisateur,
• de nombreux paramétrages pour s’adapter à toutes les spécificités et d’évoluer avec les besoins sans développement supplémentaire,
• des mises à jour régulières qui amènent de nouvelles fonctionnalités.

❌ Inconvénient :

• pas de fonctionnalité pour le recrutement de candidats.

Miracle by School Tech est un logiciel ERP entièrement modulable, proposant sur une plateforme unique un CRM pour le recrutement et le suivi des candidats, ainsi que la gestion pédagogique, administrative et financière, et un portail pour tous les acteurs de l’école (candidats, élèves, professeurs, alumnis, entreprises, etc.).

⚙️ Quelques fonctionnalités :

• module commercial (CRM) : gestion des contacts, suivi de la prospection, des candidatures, envoi de campagnes personnalisées et automatisées sur les bons canaux, grâce à l’utilisation du marketing automation et de l’Intelligence Artificielle, 
• module pédagogique : édition de documents scolaires, bulletins de notes, gestion des plannings, suivi d’assiduité, pour la facilitation des parcours étudiants et du travail des intervenants, 
• module administratif : centralisation des données et suivi de la gestion électronique de vos documents,
• module financier : facturation, outils d’aide à la performance et de pilotage des finances de l’établissement,
• module entreprise : pour la gestion commerciale et administrative des partenaires entreprises, notamment des règles OPCO (contrat d’apprentissage/contrat de professionnalisation, etc.).

👍 Avantages :

• solution développée avec l’aide d’établissements supérieurs et d’experts du secteur,
• conception ergonomique et intuitive pensée pour l’utilisateur, 
• recherche de l’amélioration de la productivité et de la communication de toutes les équipes en interne, avec une gestion multicampus,
• plateforme personnalisable et adaptable à l’aide de développements spécifiques, pouvant intégrer vos autres outils (RH, paie, etc.), possibilité de connexion via API,
• installation rapide et facile, accompagnement dans le déploiement de l’outil et ses évolutions.

❌ Inconvénient :

• pas de gestion de paie/RH.

Oscar Campus CRM est un logiciel spécialisé dans l’optimisation de la transformation de vos prospects en étudiants. Dédiée exclusivement à l’enseignement supérieur, cette plateforme vous fournit tous les outils pour gérer les prospects et améliorer leur conversion en futurs étudiants afin de remplir les effectifs.

⚙️ Quelques fonctionnalités :

• centralisation des données prospects venant des salons, journées portes ouvertes, formulaires en ligne, appels, emails ou fichiers,
• outils de communication intégrés permettant de déclencher automatiquement ou manuellement des actions (emails, SMS, planification de rendez-vous, etc.),
• gestion des candidatures aux concours (inscription en ligne, paiement des frais, etc.),
• son API permet d’interfacer la solution avec d’autres logiciels de votre système d’information, notamment un ERP,
• pilotage de la performance de l’activité permettant de connaître le taux de remplissage, le ROI des actions de communication et l’analyse du tunnel de conversion pour améliorer la conversion.

👍 Avantages :

• gain de temps sur les saisies des données prospects qui peuvent être réalisées lors d’événements sur tablette,
• une mise en place du logiciel rapide et efficace,
• gestion complète des prospects permettant une meilleure conversion en inscriptions,
• un accompagnement humain et un suivi rapproché par un chef de projet attitré,
• possibilité de paramétrer des scénarios d’actions alternant SMS, emailing et envois papiers.

❌ Inconvénient :

• ne gère pas l’après-inscription.

Le choix des bons logiciels est crucial, car ils s’intègrent au cœur d’une organisation pour en gérer toutes les facettes. Il faut bien réfléchir en amont, se poser les bonnes questions et surtout ne pas hésiter à prendre le temps de comparer et de faire des essais des logiciels.

Selon nous, il est important de choisir un logiciel qui :

• est spécialisé métier, car un généraliste aura plus de difficultés à répondre précisément à vos problématiques de formation,
• héberge vos données en France, pour s’assurer d’une meilleure sécurité des données dans le respect des normes européennes,
• est accessible via le cloud afin de garantir une meilleure disponibilité du logiciel,
• est flexible pour s’adapter à vos évolutions futures pour une utilisation plus pérenne,
• s’adapte facilement à vos besoins, car si certaines fonctionnalités peuvent être particulièrement innovantes et attrayantes, il faut s’assurer que l’investissement soit bien rentabilisé.