TPE et PME : comment reconnaître un bon logiciel de gestion en ligne ?

Typiquement, un logiciel ERP (Enterprise Resource Planning) est considéré comme une application de gestion pour les grandes entreprises, nécessitant des équipes dédiées pour faire des analyses profondes des besoins et gérer le déploiement.

Pourtant, les logiciels ERP « légers » conçus pour les TPE et PME existent. Ils se différencient notamment par leur simplicité de personnalisation et de mise en place (en mode SaaS), mais aussi par les interfaces utilisateurs moins complexes et souvent plus modernes.

Suivez nos conseils pour choisir un ERP adapté.

Vous dirigez une petite entreprise, et vous utilisez plusieurs applications pour gérer les différents fonctions et processus ? Vous êtes équipé d’une solution de comptabilité, et d’une autre pour saisir les commandes clients ? Les commandes sont-elles reliées à votre système de gestion de stocks ? Disposez-vous des bonnes informations pour mesurer et optimiser la performance de votre activité ? 
 
Un ERP permet de piloter et centraliser toutes les opérations dans une seule plateforme : la gestion des ventes, les achats, les stocks, la relation client, la gestion des affaires, la comptabilité, les déclarations fiscales, la paye, etc. 

Attention, les logiciels CRM (Customer Relationship Management) sont parfois confondus avec les ERP. 

Un CRM est utilisé principalement pour améliorer le processus commercial et marketing, afin de mieux prospecter, suivre les opportunités et gérer le service après-vente. Cependant, un CRM seul ne fait pas la gestion de bout en bout du cycle de ventes, jusqu’à la comptabilité. Un outil de CRM est donc souvent intégré dans un ERP pour la gestion complète d’une entreprise.

Il est important pour la petite entreprise de choisir un vrai ERP et non pas un progiciel. La différence vient principalement des possibilités de personnalisation et de la couverture fonctionnelle. 

Un progiciel « simple » souvent répond à un seul besoin (facturation, comptabilité, paie, etc.). Il est prêt à l’emploi avec un niveau de personnalisation faible ou inexistant : c’est à l’entreprise de s’adapter à ce qu’offre le logiciel, et pas le contraire. 

Un ERP, en revanche, couvre l’ensemble des besoins de l’entreprise (à l’exception de processus indépendants et particuliers) et peut être ajusté aux besoins de l’utilisateur de façon relativement simple. 

Il reste cependant important pour la petite entreprise, surtout dans un souci de budget de choisir un ERP qui reste modulaire. Même si les modules sont fortement intégrés, l’entreprise de petite taille n’a pas forcément besoin de tout : par exemple, la paye et la compta sont souvent externalisées. 

Les solutions en ligne du type SaaS (Software As a Service) sont les plus adaptées dans ce cas, surtout si elles sont bâties sur une technologie web permettant d’accéder à son ERP de n’importe où. Avec son ERP SaaS Web l’entreprise peut choisir les modules qui conviennent mieux et ajuster également très finement les coûts selon le nombre d’utilisateurs nécessaires.

Certaines petites entreprises peuvent contourner l’ERP en utilisant des outils divers. Mais pour de nombreuses TPE et PME, un bon logiciel de gestion devient nécessaire au fur et à mesure que l’entreprise grandit, car la gestion de la cohérence des données sur toutes ces applications devient inefficace, coûteuse et prend du temps.

A part le budget, voici quelques critères à ne pas ignorer pendant l’évaluation d’un ERP pour votre entreprise. 

Opter pour un ERP « on-premise » ou en mode SaaS ? Pour les petites entreprises, un logiciel de gestion en ligne (SaaS) présente de nombreux avantages.

Attention cependant à bien identifier le « vrai » du « faux » : il existe des offres SaaS ou Cloud qui sont des offres hybrides : des logiciels installés localement et qui ont seulement les données stockées sur Internet (dans le Cloud). Ce type de configuration présente de nombreux risques et est fortement déconseillé : performances faibles, dépendance du poste de travail, difficultés de déploiement, etc. 

Le « vrai » logiciel en ligne en mode SaaS est celui conçu dès le départ pour fonctionner dans un navigateur web, sur n’importe quel type de dispositif (PC, Mac, tablette) capable de se connecter à Internet. C’est ce qu’on appelle un logiciel SaaS full web. Les avantages sont multiples : 

• Temps et coûts de déploiement réduits : Un logiciel « on-premise » est hébergé en interne, sur un serveur ou directement sur le poste de travail de l’utilisateur. Un logiciel clé en main SaaS est hébergé dans le Cloud sur des serveurs dédiés et sécurisés, accessibles partout économisant le temps et les coûts pour gérer l’infrastructure informatique.
   
• Budget flexible : On acquiert une « licence d’utilisation » pour un logiciel « on-premise ». Avec un logiciel SaaS, on s’abonne à un service (avec ou sans engagement). Certains éditeurs SaaS proposent un modèle de facturation par consommation, permettant d’ajouter des utilisateurs et des fonctionnalités à mesure que votre entreprise se développe.
   
• Pas de dépendance au poste de travail : Un logiciel « on-premise » nécessite souvent l’installation d’un logiciel différent par système opérationnel (Windows, Mac, Linux, Android, iOS). En mode SaaS « Full Web », aucune installation de logiciel n’est requise sur son poste de travail, car tout se passe dans un navigateur web, éliminant les frais de maintenance du matériel et du logiciel. 
   
• Accessible partout : En mode SaaS, le logiciel ne demande aucune configuration spéciale pour la mobilité. Avec une connexion Internet, il est possible de travailler partout, sur n’importe quelle plateforme (ordinateur, tablette, smartphone).
   
• Évolutivité : Les mises à jour du logiciel SaaS sont automatiques, ce qui garantit que votre logiciel est toujours conforme aux changements règlementaires et à jour avec des améliorations et correctifs.   

Le seul prérequis d’un logiciel de gestion en mode SaaS Full-Web est d’avoir une connexion Internet. 

Cependant, le fait que les données ne soient pas hébergées dans « ses murs » (on-premise), mais chez un tiers peut être vu comme un risque présenté par un logiciel SaaS. En réalité, le risque d’avoir les données sur ses propres disques est encore plus fort, surtout pour la petite entreprise : virus, sauvegardes non faites, erreurs de manipulation, pannes de matériel, etc. sont fréquents dans les entreprises. 

Bien que les ERP « généralistes » puissent répondre aux besoins de la plupart des secteurs d’activités, certains nécessitent des logiciels de gestion « spécialistes ». 

Par exemple, pour le secteur industriel, une solution GPAO (Gestion de la Production Assistée par Ordinateur) est adaptée pour gérer la production, les commandes de matières premières, les ordres de fabrication, etc. Dans le secteur de distribution, un système de WMS (Warehouse Management System) est indispensable pour optimiser la gestion des entrepôts et des systèmes de stockages complexes. 

Pour trouver un logiciel adapté à leur taille et activité, les TPE et PME n’ont pas besoin d’un ERP « fait sur mesure » comme déployé par les grandes entreprises. Un logiciel « généraliste » normalement suffit, mais il est important de s’assurer de sa simplicité et de ses possibilités de personnalisation. 

Quelques questions à se poser : 

• Le logiciel est-il facilement paramétrable ? Est-il possible d’activer ou désactiver des fonctionnalités, créer des champs et éditions personnalisés, modifier les modèles d’impressions, etc. ? Est-il possible de gérer les droits d’accès de chaque utilisateur ? Le logiciel doit être souple et personnalisable pour répondre aux besoins uniques de son activité. 
   
• L’interface utilisateur est-elle ergonomique ? Une interface conviviale aide non seulement à vite adopter le logiciel, mais aussi à travailler plus efficacement grâce à la possibilité des multitâches, multifenêtrages, raccourcis clavier, etc. 
   
• L’éditeur propose-t-il un service d’accompagnement ? La qualité des formations et la réactivité du support assurent une prise en main rapide du logiciel.
   
• Y a-t-il la possibilité de faire un essai gratuit pour tester le logiciel avant de s’engager ? De plus, la disponibilité des tutoriels, webinars et documentation facilitent une découverte autonome du logiciel. 
   
• Vous voulez changer de logiciel ? Pour une migration simple, il faudrait pouvoir importer et récupérer facilement les données existantes sur le nouveau logiciel. 

Même si par définition un ERP répond à un large spectre de besoins pour la petite entreprise, certains aspects peuvent ne pas être couverts, et c’est normal. 

L’avantage d’un ERP en mode SaaS est la possibilité d’interfaçage entre différents logiciels. Soit nativement — c’est à dire, des fonctions d’échanges de données déjà prévues dans le logiciel, soit au travers des API (Application Interface Programming). 

💡 Un exemple : vous avez un site e-commerce. Vous souhaitez que le site e-commerce vérifie la disponibilité du stock des articles directement dans la base de données de votre ERP. Via les API, vous allez pouvoir, dans ce scénario hypothétique, après avoir entré dans l’ERP un bon de réception fournisseur, voir la quantité en stock apparaître sur le site e-commerce alors que normalement ce sont deux outils différents fournis par des sociétés différentes. Finies les doubles saisies !

Enfin, les considérations sur le choix de l’éditeur sont aussi importantes dans l’évaluation du logiciel.

• Quelle est la pérennité de l’éditeur ? Sa durée d’existence sur le marché, ainsi que ses références clients et ses partenaires, fait preuve de sa stabilité financière et organisationnelle. 
   
• Quelle est sa capacité d’innovation ? Un éditeur avec une démarche d’innovation anticipe les tendances du marché et les besoins clients. Les mises en lignes des évolutions et améliorations suivent un rythme régulier. 
   
• Propose-t-il des développements spécifiques ? Si votre entreprise a des besoins particuliers, outre toutes les possibilités de personnalisation, l’éditeur est-il dans la capacité de développer ces adaptations pour vous ? 
   
• Quel est le niveau de sécurité des informations stockées sur les serveurs ? L’éditeur SaaS utilise-t-il un fournisseur fiable de l’hébergement Cloud ? L’information de connexion est-elle cryptée dans les bases ? Les sauvegardes sont-elles redondées ? 

Un ERP n’est pas fait que pour les « géants », cependant il est important de bien choisir ! Un bon logiciel de gestion en ligne est un outil vital pour la performance de la petite entreprise. Un ERP SaaS fera gagner du temps à ses utilisateurs et pourra être déployé avec un budget convenable et une mise en place rapide.