Un pour tous et tous pour un : 4 étapes pour instaurer la méthode OKR et suivre un but commun

Le management de projet (ou gestion de projet) regorge de méthodologies aux différentes approches. Certaines sont basées sur la flexibilité, d’autres sur la rigueur ou encore sur la collaboration.

La méthode OKR, pour Objectives and Key Results, in french « objectifs par résultats clés », est l’une des méthodes de gestion de projet par objectifs les plus connues.

Vous vous demandez en quoi consiste concrètement cette méthode ? Et comment la mettre en place dans votre entreprise ?

No panic ! Nous sommes là pour vous dévoiler tous les secrets de cette méthode.

La méthode OKR, popularisée par Google au début des années 2000, est une méthode de management basée sur des objectifs et résultats clés.

Cette méthode a pour but de réunir tous les salariés autour d’un objectif commun établi par l’entreprise.

Pour cela, les OKR (Objectives Key Results) se fixent :

• Au niveau de la direction, c’est ici que la vision et les missions de l’entreprise seront définies. Ce sont les OKR d’entreprises,
• Au niveau de chaque équipe, elles apportent chacune leurs pierres à l’édifice et contribuent toutes à leur façon à l’objectif commun. Les équipes s’approprient la vision de l’entreprise et se fixent des objectifs spécifiques : les OKR d’équipe.

La méthode OKR, si elle est bien mise en place, va entraîner de nombreux bénéfices :

• Concentration : si les objectifs sont bien définis au préalable, que les collaborateurs ont fait partie de cette organisation, alors chacun sera focus sur les tâches à accomplir ;
• Transparence : la définition d’objectifs clairs ainsi que le suivi va permettre à chaque manager de suivre le travail réel des collaborateurs ;
• Motivation : les objectifs définis sont ambitieux (mais restent atteignables), ils font sortir les collaborateurs de leur zone de confort et leur donnent envie de se surpasser pour les atteindre ;
• Autonomie : les équipes sont autonomes et travaillent ensemble vers un objectif commun. Chacun a sa place et peut proposer des solutions pour l’atteindre.

La mise en place de la méthode OKR n’est pas à prendre à la légère. Il ne suffit pas simplement de fixer quelques objectifs tirés au sort et de croiser les doigts pour qu’ils soient atteints. La méthode OKR, pour qu’elle soit efficace, demande de la rigueur et de la préparation.

En tant qu’entreprise, vous devez vous assurer que :

• Les managers n’utilisent pas la méthode OKR comme une technique d’espionnage ou d’évaluation. La méthode ne doit pas être accompagnée de sanctions, mais plutôt de communication et d’optimisation ;
• Les résultats clés sont compréhensibles et facilement mesurables, si aucune mesure peut être faite, la méthode est inutile ;
• La communication est bien réalisée, chaque collaborateur doit être informé de l’évolution des objectifs, mais aussi des résultats.

La première étape doit répondre à la question « où l’entreprise souhaite-t-elle aller ? », l’objectif d’entreprise et les OKR des différentes équipes doivent aller dans ce sens. Les efforts de chaque collaborateur doivent être dirigés vers la réalisation des OKR d’équipes qui eux-mêmes ont un rôle à jouer dans l’atteinte de l’OKR d’entreprise.

Chaque objectif fixé doit être :

• Ambitieux : doit faire sortir les équipes de leurs zones de confort. Ainsi, un objectif est considéré comme atteint lorsqu’il est accompli à 60-70 % et non 100 %, car dans ce cas l’objectif n’était pas assez ambitieux. Là est la philosophie de la méthode OKR, fixer des objectifs ambitieux et ne pas avoir peur de l’échec ;
• collaboratif : dans la méthode OKR, la notion de collaboration est aussi importante, il est nécessaire que les objectifs soient fixés collectivement pour impliquer chaque membre ;
• temporel : il faut fixer une date de début et une date de fin aux objectifs pour aider et motiver les collaborateurs dans leurs accomplissements.

Dans le cas de la deuxième étape de la méthode OKR, la question à se poser est « comment y parvenir ? »

C’est-à-dire, comment faire pour atteindre les objectifs cités précédemment ?

Chaque objectif doit avoir 3 à 4 résultats clés maximum, nommés ici KR, et se rapprochant des KPI.

Ces résultats doivent, eux aussi, avoir quelques caractéristiques :

• Être mesurable : les résultats ne doivent donc pas être flous et peu précis, mais bien quantifiables et mesurables sur une échelle chiffrée,
• Être réalisable : si les résultats semblent irréalisables alors les collaborateurs seront démotivés. Il faut garder en tête que les résultats sont les moyens, les tâches et les méthodes utilisés pour atteindre les objectifs,
• Être difficilement atteignable : il faut faire le distinguo entre ambitieux et irréalisable. Tout comme les objectifs, les résultats doivent faire sortir les collaborateurs de leurs zones de confort.

La méthode OKR est basée sur la collaboration, la constitution d’équipes de travail est donc indispensable à la réussite de cette nouvelle pratique. Ainsi, la méthode est plus facile à mettre en place dans des entreprises pratiquant la méthode Scrum ou Agile, car les équipes ont l’habitude de travailler dans ces conditions.

La méthode OKR implique :

• La confiance : les collaborateurs doivent faire confiance aux managers et réciproquement pour que chacun puisse s’exprimer et prendre des initiatives sans ressentir de pressions ;
• L’autonomie : la confiance implique l’autonomie, chaque collaborateur doit se sentir libre d’innover, de proposer des solutions ou d’être créatif ;
• La communication : cela paraît évident que la communication inter équipe et intra équipe doit être totalement fluide pour que chacun, collaborateur comme manager, puisse évaluer l’accomplissement des objectifs.

Cette dernière étape est essentielle pour suivre et évaluer l’accomplissement des objectifs.

Comme évoqué précédemment, le but de la méthode OKR n’est pas d’atteindre les objectifs à 100 %, mais plutôt de trouver un moyen de parvenir à leur accomplissement. Vous devez ainsi vous concentrer sur l’impact des actions mises en place et leur optimisation.

💡Il est conseillé de suivre régulièrement l’avancée des OKR pour améliorer et adapter vos actions.

Pour déployer facilement la méthode de management par OKR, certains outils ont été développés. Citons Zest by ZestMeUp, plateforme digitale conçue pour booster l’engagement collaborateur. Grâce à son module Réussir, vous définissez simplement des objectifs et des résultats mesurables pour chacun d’eux. Puis, vous visualisez l’état d’avancement de chaque OKR via un tableau de bord intuitif et un code couleur. L’outil permet également de fluidifier la communication entre les employés et leur manager, qui peut donc mieux les coacher au fil de l’eau pour les aider à atteindre leurs objectifs.

La méthode OKR est une approche très intéressante qui permet de connecter chaque action à des objectifs précis.

Pour réussir la mise en place de cette méthode, vous devez garder en tête de :

• fixer des objectifs ambitieux, mais réalisables,
• limiter à 3-4 les résultats clés,
• suivre régulièrement la progression,
• adapter constamment vos actions,

Vous êtes désormais incollable sur la méthode OKR et ses avantages. On espère vous avoir aiguillé dans la mise en place de cette méthode au sein de vos équipes !