Quelle méthodologie de gestion de projet adopter, comment la mettre en place ?

Travailler en mode projet est fantastique pour la productivité et l'épanouissement des collaborateurs. En utilisant les bonnes pratiques de gestion de projet, cela permet également de délivrer des productions de qualité tout en réduisant les coûts et s'applique donc à tous les domaines : développement informatique, lancement de produit, marketing, etc. On commence même à s'y mettre chez les commerciaux. Le passage obligé de cette réussite est la méthodologie de gestion de projet : nous vous expliquons pourquoi et comment.

Une méthodologie de gestion de projet regroupe l'ensemble des méthodes et des techniques permettant la réussite d'un projet grâce à la maîtrise des contraintes (temps, budget, ressources). La méthodologie de conduite de projet retenue résulte le plus souvent du contexte : culture d'entreprise, typologie de projet et objectifs. 

La gestion de projet a pour vocation de maximiser les chances de réussite d'un projet. Plus concrètement cela signifie :

• une meilleure utilisation des ressources et donc une optimisation des coûts,
• la réduction des risques de dérives comme des retards de livraison par exemple,
• la responsabilisation des collaborateurs,
• un meilleur partage d'information et une simplification du management.

Il y a beaucoup d'autres intérêts à travailler en mode projet et tous ciblent, in fine, une augmentation de la qualité et une baisse des coûts.
La méthodologie de gestion de projet, quant-à elle, cadre les possibilités et les contraintes qui doivent être respectées par les parties prenantes au projet pour atteindre les objectifs. Il ne peut pas y avoir de gestion de projet ou de travail en mode projet sans méthodologie claire. Ce serait un peu comme jouer au Monopoly sans les règles qui font que l'on s'amuse.

Celui ou ceux qui sont en charge de mettre en place un fonctionnement en mode projet pour le compte de leur équipe doivent ainsi choisir une méthode. Il y en a une vingtaine des plus classiques au plus modernes. Voici celles qui ont le vent en poupe :

Les méthodes Agile ou l'approche Agile reposent sur 4 piliers : l'équipe, le produit, la collaboration et l'acceptation du changement. Il existe plusieurs variantes qui répondent à des contextes différents comme Scrum, Kanban et Extreme Programming. Contrairement à une méthode classique où la maîtrise d'ouvrage (MOA) livre en intégralité son besoin en amont et n'intervient plus jusqu'à la livraison, la méthode Agile fait participer continuellement cet acteur (souvent le client). Cela permet d'ajuster le besoin en fonction des nouvelles informations qui arrivent en cours de route. En agile Scrum la MOE (maîtrise d'ouvrage) travaille en Sprints de 2 à 4 semaines. Chaque Sprint fait l'objet d'une planification réalisée conjointement entre la MOA et la MOE.

La méthode Prince2 est de plus en plus appréciée. Elle fait d'ailleurs l'objet d'une certification reconnue au niveau mondial. Prince2 s'appuie sur 3 piliers : l'organisation, la gestion et le contrôle du projet. Elle est plus rigide que la méthode Agile mais, de fait, beaucoup plus rigoureuse sur la maîtrise des contraintes de temps, des contraintes de coût, la qualité, le cadre, les risques et les bénéfices. Pour aller au plus simple nous pouvons dire que Prince2 est la méthode qui permet le plus de respecter ses engagements et ses souhaits de départ. Cette méthode laisse en revanche place à une certaine flexibilité nécessaire à tout projet en découpant celui-ci en plusieurs parties pour le recadrer si besoin.

La méthode Crystal est considérée comme découlant de l'approche Agile. Son principe repose sur la création d'un cadre de travail favorable pour que des équipes réduites (7 personnes maximum) puissent apprendre de leur propre fonctionnement et ainsi créer rapidement des effets de synergie et d'amélioration continue. La méthode Crystal repose sur 3 principes obligatoires et 4 principes optionnels. Les principes obligatoires sont les livraisons fréquentes, l'amélioration réflexive et la communication entre collaborateurs. Les principes optionnels (recommandés) sont la sécurité personnelle, l'éloignement de toute distraction, l'accès immédiat à la MOA et au métier et un environnement technique stabilisé.

La méthode en Cascade est la plus ancienne et la plus rigide des 5 présentées car elle ne permet pas à la MOA d'intervenir à nouveau en cours du projet. C'est en revanche la méthode la plus simple à mettre en place en terme de culture d'entreprise : Elle part de l'expression de besoin, poursuit avec la conception, puis l'implémentation, la vérification, et termine avec la maintenance. Elle peut être conseillée comme méthodologie intermédiaire de la conduite de projets (vers Agile par exemple) si l'entreprise n'en a pas encore la culture.

La Kanban est une méthode japonaise inventée par Toyota pour la gestion de sa production. Elle refait aujourd'hui surface grâce à des logiciels de gestion de tâches comme Trello. Elle a l'avantage d'être très visuelle : il s'agit de créer des cartons ou des postits pour chaque tâche (ou groupe de tâches) et de le faire avancer à travers un workflow simple qui correspond au métier de l'entreprise. L'objet de sa renaissance est sa versatilité : le Kanban s'applique à tout projet et toutes les équipes. Le marketing en raffole ! Cette méthodologie est en revanche relativement simpliste et évolue fréquemment vers l'Agile Scrum plus élaborée.

Les méthodes proposées plus haut proviennent toutes de la gestion de projets informatiques mais s'adaptent très bien aux marketing, aux RH, à la production éditoriale, etc. Le choix d'une d'elle se fera en fonction de votre contexte :

• La culture est-elle ouverte à une collaboration intense ou plutôt à l'application de procédures ?
• Le respect des contraintes (temps, budget, risques,...) est-il plus important que l'amélioration continue du produit ?
• Avec quelle méthode vous sentez-vous personnellement le plus à l'aise ?
• Quels vont être les impacts sur le management et ces impacts sont-ils envisageables ?

Choisissez la méthode la plus appropriée à votre contexte puis intéressez-vous ensuite à son implémentation. Les fondations seront construites en premier lieu sur la culture d'entreprise.

Que vous soyez dans une startup ou dans une société avec des centaines de collaborateurs dont les rôles sont strictement définis, la mise en place d'une méthodologie fera l'objet d'une gestion du changement plus ou moins complexe. Pour que le projet réussisse, il s'agit communiquer, former, et assister les personnes concernées. Commencez par un petit groupe de personnes particulièrement motivées par l'idée d'une nouvelle ou première méthodologie de gestion de projet (nommés les "ambassadeurs"). Ce groupe entraînera la transition facilement.

L'autre moment crucial est le choix du bon outil de gestion de projet. appvizer vous permet de choisir les logiciels en fonction de la méthode de gestion de projet retenue car oui, tous les logiciels de logiciels ne sont pas compatibles avec toutes les méthodes. Ensuite dégrossissez la sélection avec les grandes fonctionnalités principales :

• Logiciels de gestion de projets internes vs logiciels pour sociétés de services (SSII, agences)
• Gestion de portfolio de projets (PPM) vs logiciels simples
• Facturation des projets ou non
• Logiciel de gestion de tâches vs logiciels de gestion de projets

Les logiciels de gestion de projet sont de plus en plus ergonomiques, flexibles et structurant. Sans nécessairement être formé à une méthodologie particulière, ils permettent de s'organiser tout en favorisant la collaboration et l'analyse des projets.

La mise en place d'une méthodologie de gestion de projet permet de maîtriser les possibilités et les contraintes liées à un projet en vue d'améliorer la qualité de la production et la diminution des coûts. Les méthodes agiles rebattent les cartes du management en permettant aux collaborateurs de s'auto-gérer et de pousser à l'amélioration continue. Quelle que soit la méthode choisie elle devra être confrontée à la culture d'entreprise qui l'accueillera avec plus ou moins de facilité. Enfin, et sur cette base uniquement, il est nécessaire de s'équiper d'un logiciel de gestion de projet qui corresponde à sa manière de conduire ses projets. Le logiciel de gestion de projet rempli un rôle de structuration, d'organisation et de synergie.