Ne vous noyez plus sous la donnée produit. Valorisez-la grâce au Product Information Management

Par Jennifer Montérémal
Le 13/12/2021
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À l’ère du numérique, la donnée ne cesse de se multiplier, à tel point qu’il devient difficile pour les professionnels qui la manipulent de sortir la tête de cette marée de data.

Ce constat est d’autant plus vrai pour l’information produit, croissante, mais ô combien précieuse pour satisfaire un consommateur de plus en plus tatillon. Qui n’a jamais rouspété face à la pauvreté des fiches produits de sa marketplace préférée ?

Heureusement, il existe des logiciels de Product Information Management (PIM), destinés à traiter et valoriser cette information produit… et à faire gagner un temps précieux aux responsables e-commerce ou encore aux équipes marketing.

Intéressant non ?

Quelles sont les caractéristiques et les promesses de ce PIM magique ? On vous dit tout.

C’est quoi exactement le Product Information Management ?

Petite définition du PIM

Lorsque l’on parle de Product Information Management, ou PIM, on fait référence aux logiciels dédiés à la gestion de la donnée produit dans son ensemble.

🇫🇷 En France, on retrouve également l’acronyme GIP (Gestion de l’Information Produit).

En bref, une solution PIM se charge :

  • de collecter automatiquement les informations relatives à vos produits, depuis votre ERP par exemple ;
  • de les centraliser au sein d’une interface unique ;
  • de permettre leur modification et leur enrichissement ;
  • d’envoyer ces informations vers tous types de métiers, pour une diffusion sur :
    • vos sites e-commerce,
    • vos marketplaces,
    • vos canaux marketing (catalogue print par exemple).

Quels types de données sont gérés ?

On parle depuis le début d’information produit. OK… mais de quel genre d’information s’agit-il exactement ?

Un PIM gère toutes les données permettant de caractériser un article. Par exemple :

  • les codes (EAN, GTIN, SKU, etc.),
  • le nom,
  • la marque,
  • les descriptions,
  • les photographies,
  • les informations techniques,
  • les conseils d’utilisation,
  • le prix,
  • les avis et/ou commentaires clients, etc.

PIM vs DAM

Attention à ne pas confondre le PIM et le DAM (Digital Asset Management), même s’ils restent forcément liés. D’ailleurs, certains logiciels intègrent les deux fonctionnalités.

👉  Si le PIM se réfère à l’information produit, le DAM, lui, concerne la gestion des médias numériques de l’entreprise :

  • les photos,
  • les vidéos,
  • les fichiers audios, etc.

Pourquoi utiliser un PIM ? De nombreux enjeux et avantages

Les enjeux du Product Information Management

Dans un environnement professionnel où la donnée croît sans cesse, où ses sources de provenance sont variées, disposer d’un outil qui centralise et homogénéise l’information devient vite indispensable.

En parallèle, les canaux de diffusion de l’offre se multiplient, disposant chacun de leurs spécificités. Par exemple, chaque marketplace édicte ses propres règles en matière de fiche produit (champs à remplir, nombre de caractères, etc.).

À ces enjeux s’ajoutent des contraintes de communication et de collaboration :

  • avec les fournisseurs,
  • entre équipes d’une même structure, parfois éparpillées sur des sites différents.

Dans ce contexte, le Product Information Management offre son lot d’avantages.

Avantage n° 1 : améliorer et harmoniser l’information produit

Malgré une importante quantité de références, certaines équipes (marketing, achat, catalogue, etc.) procèdent encore au traitement de l’information « à l’ancienne », à l’aide d’un fichier Excel notamment.

Mais voilà, ce fonctionnement se transforme rapidement en usine à gaz, sans parler du risque d’erreurs (faute de frappe, effacement de lignes, etc.) ou de doublons bel et bien présent.

Grâce au Product Information Management :

  • Vous bénéficiez d’une solution fiable. Toute la data est regroupée et unifiée au sein d’une même plateforme pour automatiser et faciliter le traitement.

  • Vous gérez tous les cas de figure sans vous prendre la tête, et garantissez aux consommateurs une expérience produit augmentée. Exemple : une même référence est parfois déclinée en différentes couleurs, tailles… chacune possédant son propre code EAN alors que les descriptions principales restent les mêmes. Le PIM gère ces particularités !

💡 Bon à savoir : plus l’information produit est riche et exacte, moins les articles vous seront retournés par des clients faute de correspondre à leurs attentes.

Avantage n° 2 : gagner BEAUCOUP de temps

Tous les professionnels courent inlassablement après le temps… mais bonne nouvelle, avec le Product Information Management, vous économisez de la bande passante !

Vos références doivent être mises à jour ? Vous souhaitez entrer une gamme inédite dans votre catalogue ? Vous envisagez de pénétrer un nouveau marché ?

Mettre à jour des informations, créer de nouvelles fiches produits… procédez beaucoup plus rapidement avec un PIM. Par exemple, les données sont importées directement depuis des sources diverses (votre ERP, un fichier fournisseur, etc.), et diffusées en quelques clics sur tous vos canaux de distribution et de communication.

Avantage n° 3 : rendre ses produits plus attractifs

Que ce soit dans le cadre de la vente physique ou du commerce en ligne, la concurrence ne fait pas de cadeau. La donnée produit se révèle alors une bonne manière de vous démarquer.

Puisque le Product Information Management simplifie la qualification de la data, générez des fiches produits attractives en ajoutant des champs et éléments qui répondent aux nouvelles exigences des consommateurs :

  • provenance des articles et ingrédients,
  • avis clients,
  • labels et certifications (bio, vegan, commerce équitable, etc.).

🖼️ “Une image vaut plus que mille mots.”.

Cet adage bien connu est d’autant plus vrai dans le monde du commerce. Mais comme la plupart des PIM intègrent aussi des fonctionnalités de DAM, ajoutez à vos informations produits des photographies ou encore des vidéos inspirantes.

Avantage n° 4 : conquérir le monde !

Tel Cortex, vous voulez conquérir le monde… ou du moins vendre vos produits hors de l’Hexagone ?

Chaque marché compte ses particularités, et un logiciel de Product Information Management facilite leur prise en compte.

Quelques exemples :

  • Choisissez d’ouvrir ou de fermer telle catégorie de produit à tel pays ;
  • Ajustez les champs et informations requis sur les fiches descriptives afin de vous aligner avec les réglementations en vigueur (composition des produits, traçabilité, etc.) ;
  • Sélectionnez les canaux de distribution les plus adaptés.

🌍  Qui dit vente à l’international dit traduction. Et autant dire que vous simplifiez le travail de vos traducteurs si toute la donnée est centralisée au même endroit !

Avantage n° 5 : élaborer des stratégies de vente

« Proposer le bon produit à la bonne personne, au bon moment ». Telle est la stratégie que tout bon commerçant ou marketeur se doit de suivre.

Le PIM autorise les démarches de cross-selling ou d’up-selling, en associant intelligemment des articles à partir de règles préalablement définies. De cette manière, vous encouragez la vente additionnelle, la montée en gamme, et donc l’augmentation de votre chiffre d’affaires.

Avantage n° 5 : accroître sa visibilité sur internet…

Côté e-commerce

Les outils de Product Information Management sont conçus de sorte à faire remonter vos articles dans les résultats de recherche Google.

Différents champs et éléments sont prévus pour optimiser votre SEO : H1, H2, balises meta, photographies, etc.

Côté marketplaces

Vous souhaitez vendre sur les marketplaces telles qu’Amazon ou CDiscount ?

Une fois la donnée centralisée dans votre PIM, vous attribuez des règles afin que le format des fiches produits s’adapte à la place de marché sur laquelle elles seront diffusées.

Avantage n° 6 :… et accroître sa visibilité en physique

Le Product Information Management, ça n’est pas que pour internet !

Avec ce type de logiciels, vous générez facilement, à partir d’un template élaboré au préalable, des catalogues print ou encore des brochures commerciales.

☝️ La donnée produit concourt également à augmenter l’expérience client en point de vente physique. Pourquoi, par exemple, ne pas mettre à disposition des visiteurs des tablettes tactiles pour les informer sur vos articles ?

Avantage n° 7 : faciliter la collaboration

Le PIM supporte la mise en place de workflows.

Exemple :

  • L’équipe catalogue entre les données principales,
  • puis le service marketing les enrichit pour les rendre plus séduisantes,
  • avant que les experts SEO ajoutent leur pierre à l’édifice afin d’assurer le positionnement des pages produits dans les résultats de recherche.

Le tout au moyen de process tracés et d’un historique de tous les changements effectués.

Le Product Information Management… pour qui ?

Le logiciel de Product Information Management s’adresse en premier lieu aux commerçants et e-commerçants, pour les aider à administrer au mieux leur catalogue de produits, qui contient parfois plusieurs milliers de références.

Au sein même des entreprises, différents services ou entités sont impactés par l’utilisation d’un PIM :

  • les responsables e-commerce et leurs équipes, chargés de travailler la donnée produit et de la contextualiser en fonction du canal de distribution, afin d’optimiser la vente en ligne ;
  • les services marketing et communication, qui ont besoin de cette data à jour pour réaliser leurs différentes campagnes et opérations ;
  • les responsables des systèmes d’information, soucieux de structurer l’information qui circule en interne ;
  • les responsables achat, qui désirent faciliter les relations commerciales avec les fournisseurs.

Ça fonctionne comment un PIM ?

Le fonctionnement général

Le fonctionnement général d’une solution de gestion de l’information produit s’articule autour de 3 activités principales.

La collecte d’information produit

Le PIM se charge de collecter les données à partir de diverses sources, comme votre ERP, mais aussi les fichiers Excel transmis par vos fournisseurs.

💡 Il est possible de procéder « from scratch » et de générer une fiche produit de A à Z en renseignant à la main les différents champs.

Toutes ces informations sont ensuite rassemblées dans l’outil, au sein d’un référentiel produit unique.

La mise à jour des informations produits

Les données sont ensuite retravaillées par les services compétents.

Il convient alors de compléter les champs afin de garantir que :

  • la page produit corresponde à vos exigences en matière de qualité,
  • toutes les informations attendues soient renseignées,
  • la fiche produit s’adapte parfaitement à tel ou tel canal de distribution,
  • les traductions soient effectuées, le cas échéant, pour le commerce à l’international.

Les produits sont également classés et associés aux catalogues concernés.

☝️ Nous l’avons vu, les équipes marketing et SEO peuvent intervenir à ce moment-là afin d’optimiser la data dans un objectif marketing.

La diffusion des informations produits

Enfin, une fois les informations parfaitement qualifiées, le PIM se charge d’automatiser leur distribution au travers des différents :

  • canaux digitaux :
    • plateformes e-commerce,
    • marketplaces,
    • applications mobiles, etc.,
  • canaux physiques :
    • points de vente,
    • documents print, etc.,
  • services concernés :
    • marketing,
    • communication,
    • commercial, etc.

Les fonctionnalités clés

Pour soutenir les usages décrits ci-dessus, un PIM comprend de nombreuses fonctionnalités. Si elles varient d’une solution à l’autre, voici les principales :

  • Import des données depuis différentes sources,
  • Export des données vers divers canaux,
  • Gestion des déclinaisons de produits,
  • Segmentation des données,
  • Gestion des traductions,
  • Workflows et validations,
  • Tableaux de bord pour suivre les performances,
  • Intégration dans le système d’information.

💡 Bon à savoir : pour rappel, un logiciel de Product Information Management peut inclure des fonctionnalités de DAM, outil indispensable dans un contexte où les ressources numériques apportent beaucoup de valeur à la présentation de vos articles.

Dans le cas contraire, un bon PIM se doit au moins de disposer de connecteurs pour s’interfacer avec une solution de Digital Asset Management.

Comment bien choisir et mettre en place votre futur PIM ?

Définissez précisément vos objectifs

Avant toute chose, demandez-vous pourquoi vous ressentez le besoin de vous équiper d’un outil de Product Information Management.

  • Gagner du temps dans la gestion de votre information produit ?
  • Améliorer la qualité des données pour augmenter votre chiffre d’affaires ?
  • Fluidifier les processus entre les différents services ?
  • Vous lancer à l’international ? Etc.

De cette façon, vous identifiez le cap à suivre pour lancer votre projet PIM.

Précisez votre besoin en vous posant les bonnes questions

Quelles fonctionnalités ?

Les couvertures fonctionnelles des PIM varient d’un logiciel à l’autre.

Nous vous recommandons de lister celles qui vous sont absolument nécessaires. Après consultation, bien sûr, des équipes métiers concernées, mieux placées pour identifier les problématiques et les usages du quotidien.

La nature et la quantité de données à traiter ?

Sur cette question aussi les outils de Product Information Management divergent.

Il est donc impératif d’orienter votre choix vers une solution adaptée :

  • à la quantité d’information produit traitée en moyenne dans votre entreprise,
  • à la complexité de votre référentiel produit.

L’évolutivité ?

Vos besoins futurs ne seront assurément pas les mêmes que vos besoins actuels.

Interrogez-vous quant à l’évolutivité des PIM sélectionnés, et optez pour celui qui accompagnera parfaitement vos ambitions de croissance :

  • ajouter facilement de nouvelles fonctionnalités,
  • supporter un volume grandissant de données, etc.

La connexion avec d’autres outils ?

En connectant votre PIM avec d’autres outils, vous automatisez nombre de vos processus, et gagnez un temps précieux.

Alors, assurez-vous que votre futur logiciel s’interface avec :

  • votre ERP,
  • votre plateforme e-commerce,
  • vos marketplaces, etc.

SaaS ou On Premise ?

Quel type d’hébergement choisir ? SaaS ou On Premise ?

À vous de trancher en fonction de vos besoins et des compétences techniques dont vous disposez en interne.

☝️ Notez toutefois que le SaaS convient particulièrement aux entreprises à la recherche d’une solution clé en main, rapide à déployer. Le cloud présente aussi l’avantage de mieux soutenir les activités à distance (une simple connexion internet suffit). Pratique si vous avez des collaborateurs en télétravail ou dispersés sur différents sites.

Quel niveau de support et d’accompagnement ?

Le service client de l’éditeur est-il disponible et réactif ? Cela peut faire une grosse différence en cas de problème avec votre logiciel.

Par ailleurs, étudiez le niveau d’accompagnement offert pour la mise en place du PIM dans l’entreprise, d’autant plus si vous ne disposez pas d’équipes techniques en interne.

Enfin se pose la question du transfert de compétences. Même si votre outil de Product Information Management se révèle plutôt intuitif, sa prise en main par les équipes n’est pas innée ! Du coup, autant opter pour un éditeur qui offre un programme de formation solide et adapté au niveau de compétences des utilisateurs.

Sélectionnez et testez les solutions

Une fois vos besoins cadrés, lancez-vous concrètement à la recherche du PIM idéal. Pour commencer, présélectionnez plusieurs plateformes (trois par exemple) alignées avec vos critères.

S’en suivront des démo produit mais aussi des tests, pour que les membres de l’entreprise concernés par le projet se fassent une idée du potentiel de chacune, aussi bien au niveau des fonctionnalités proposées qu’à celui de la convivialité de l’interface.

Exemple de PIM

Fort de tous ces conseils, vous vous demandez sans doute quelle solution choisir ?

Il existe beaucoup de logiciels de Product Information Management sur le marché. Citons par exemple Pimalion. À la fois PIM, DAM et ETL (Extract Transform Load), la plateforme se dote en plus de nombreux connecteurs de publication multicanale. De ce fait, vous profitez d’un outil vraiment tout-en-un, disposant d’une large couverture fonctionnelle permettant de gérer toute l’information produit (même en très grand volume) : de l’acquisition et l’enrichissement qualitatif des données (« sourcing ») à la publication dynamique multicanale web, print et digital (« publishing »).

Que retenir du Product Information Management ?

Un logiciel de Product Information Management est plus que bienvenu dans un contexte où la donnée produit ne cesse d’augmenter, en particulier du fait du développement de la vente en ligne.

Disposer d’un PIM, c’est donc :

  • importer cette donnée,
  • la traiter de sorte à la qualifier,
  • l’exporter vers tous vos canaux de vente et marketing.

En découlent de nombreux avantages pour les organisations et les services (responsables e-commerce, responsables achat, équipes marketing, etc.) :

  • une meilleure gestion, une collaboration fluidifiée et un gain de temps dans le cadre de toutes les activités liées à l’information produit,
  • la diffusion d’une donnée qui gagne en qualité, ce à travers tous les supports… et même à l’international !

Il ne vous reste plus qu’à choisir le bon logiciel PIM, celui qui adressera vos enjeux actuels, mais saura également accompagner vos ambitions de croissance !

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