Comment bien suivre ses KPIs de gestion d’entreprise ?

Impossible de diriger ce qu’on ne peut pas appréhender et évaluer !

Les KPIs, ou indicateurs clés de performance, sont justement là pour mesurer la performance d’une entreprise dans différents domaines tels que la finance, les ventes, le marketing, la qualité, etc.

Ce sont des repères nécessaires à suivre pour bien gérer son entreprise, identifier des points optimisables et atteindre ses objectifs.

Mais avant de pouvoir en tirer parti, il faut tout d’abord savoir comment définir des KPIs pertinents ! Quelle est la procédure pour les mettre en place, les collecter, les analyser et les suivre ? Quelle est la meilleure manière de communiquer les résultats à toutes les parties prenantes de l’entreprise ?

Dans les entreprises, la plupart des opérations sont traitées de manière informatique et sont automatisées.

En effet, des logiciels répondent à de nombreux besoins relatifs aux ventes, au marketing, à la comptabilité, etc. De fait, toutes les données qu’ils génèrent sont potentiellement des informations très précises et utiles qui sont exploitables.

Ce sont les indicateurs de performance. Ces derniers sont indispensables pour de multiples raisons :

• Grâce à eux, il est possible de mesurer l’efficacité des actions commerciales au regard des objectifs stratégiques définis en amont par l’entreprise et d’apporter les réajustements nécessaires.
  
  
• Les managers peuvent prendre des décisions éclairées basées sur des informations concrètes. Ils vont leur permettre d’améliorer les processus de production, la satisfaction client et de réduire les coûts, mais également d’anticiper les tendances et de développer des stratégies afin d’accroître la compétitivité de leur organisation.
  
  
• Les KPIs travaillent dans le sens d’une meilleure communication interne. Chaque collaborateur reçoit des données précises en temps réel l’aidant à saisir l’impact de ses actions sur l’entreprise dans son ensemble.

💡 À noter : les KPIs peuvent mesurer la performance d’une entreprise à l’échelle d’une équipe, mais aussi d’un salarié !

Pour que les KPIS soient des outils efficaces, il faut les choisir judicieusement.

Les KPIs sélectionnés doivent être alignés sur les objectifs stratégiques de l’entreprise et être pertinents vis-à-vis de ses processus et activités clés.

Si l’objectif est par exemple d’optimiser son expérience client, il faudra choisir des KPIs de prospection et de vente relatifs au taux de satisfaction client, ou au taux de rétention client.

S’il est important de booster la croissance de l’entreprise, les KPIS de facturation et gestion tels que le chiffre d’affaires, le retour sur investissement (ROI) ou le taux de marge réalisée seront à privilégier.

Afin de bien choisir ses KPIs, l’objectif de chacun est défini.

Il ne doit pas être trop vague sous peine de ne pas arriver à vérifier s’il a été atteint.

Il peut se définir par le terme SMART, autrement dit :

• Spécifique : l’objectif est clairement défini et simple à comprendre ;
• Mesurable : il doit pouvoir être quantifié ou qualifié ;
• Atteignable : il doit être ambitieux, donc motivant, mais accessible ;
• Réaliste : il est pertinent et respecte la stratégie de l’entreprise ;
• Temporel : sa durée est définie et limitée dans le temps.

Les KPIs peuvent être de toutes sortes. En voici une sélection qui peut répondre aux besoins de tous les secteurs d’activité.

Les premiers permettent d’optimiser la qualité des opportunités et les seconds de cerner la rentabilité de son entreprise.

• Le taux et le temps de conversion des opportunités gagnées : il met en rapport le nombre total d’opportunités avec celles gagnées et le taux de conversion.
  
  
• Le taux d’abandon du panier : il indique le nombre de visiteurs qui mettent des articles dans le panier et s’arrêtent à cette étape.
  
  
• Le taux de conversion prospects en clients ou taux de transformation : il mesure le rapport entre le nombre de commandes passées et le nombre de visites sur un site web par exemple.
  
  
• Les clients plus ou moins fidèles : il présente les clients qui rapportent le plus, ceux qui n’ont pas commandé depuis une certaine date, ceux qui sont inactifs, etc.

• Le CA global : il indique l’évolution du chiffre d’affaires et permet de comparer celui-ci sur des périodes définies.
  
  
• Le taux de marge brute : il se calcule à partir du prix de vente HT auquel on soustrait le coût d’achat. La marge brute obtenue est divisée par le coût d’achat puis multipliée par 100. Ce KPI mesure la capacité à dégager des marges sur la revente.
  
  
• La balance âgée : elle classe par ancienneté les retards de paiements des clients et le montant des créances arrivant à échéance. Elle permet d’y voir plus clair sur sa trésorerie.

Une fois les KPIS définis, il faut sélectionner et déployer les outils digitaux qui vont les intégrer, puis collecter et analyser les données.

Les logiciels pour faire ce reporting sont nombreux :

• applications de gestion de projets,
• applications de comptabilité,
• CRM,
• tableurs, etc.

Son choix va dépendre des besoins et du budget de l’entreprise.

L’analyse et le suivi des données collectées doivent être faits régulièrement.

Pour cela, l’outil choisi va matérialiser les données en générant des analyses statistiques, des tableaux de bord ou des rapports personnalisés.

Les tableaux de bord proposent une visualisation claire en temps réel des informations. Celles fournies par les rapports sont encore plus détaillées, ce qui offre la possibilité d’analyser les données plus en profondeur.

Suivre les KPIs ne suffit pas. Il faut aussi pouvoir les présenter aux équipes, dirigeants, employés, mais également investisseurs, partenaires et clients ou toute autre partie prenante.

Pour cela, des rapports écrits et des tableaux de bord peuvent être produits et envoyés régulièrement. Les objectifs des KPIs sont pour cela bien choisis, les données significatives privilégiées, les éléments visuels impactants et les commentaires de l’audience doivent être pris en compte.

Clarté, précision et facilité de compréhension doivent être au rendez-vous afin que tous puissent les saisir aisément et les exploiter pleinement.

💡 Il faut noter que l’utilisation d’un CRM performant permet d’avoir accès à des types de rapports particulièrement convaincants tels des rapports de prospection, des rapports d’activité ou de vente prévisionnelle, etc.

Sur un marché concurrentiel, le suivi des KPIs est devenu incontournable à la survie des entreprises.

Il leur permet de répondre à des consommateurs exigeants en matière de personnalisation de leur expérience, mais également de mesurer leur efficacité, de booster leur performance et d’identifier les tendances futures.

Le développement de l’automatisation et de l’IA assure à ces indicateurs un avenir prometteur grâce à la collecte d’informations toujours plus sophistiquées et mieux alignées sur les objectifs de l’entreprise.