Choisir son logiciel de gestion de paie

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Ce n’est pas toujours évident de choisir son logiciel de paie ou de faire confiance à un éditeur si vous n’avez pas l’habitude de faire appel à ce genre de services. Il est donc primordial de vous documenter, de vous renseigner et surtout de comparer les différentes offres pour sélectionner celle qui vous conviendra le mieux.

Définir ses besoins et évaluer les offres

Pour choisir un logiciel de gestion, vous devez avant tout être au clair sur les besoins de votre entreprise et savoir de quoi vous avez réellement besoin. Il n’est pas nécessaire d’investir une somme importante pour avoir un logiciel ultra-performant si vous n’avez pas besoin de toutes les fonctionnalités. Définissez aussi qui aura besoin d’utiliser le logiciel pour savoir si vous allez opter pour un logiciel mono-poste, pour plusieurs postes ou en SaaS. Quand vous aurez défini vos besoins, établissez le budget disponible pour l’achat du logiciel et mettez en concurrence les différents fournisseurs de solution de gestion.

Vérifier les fonctionnalités proposées

Votre logiciel de gestion de paie doit éditer des bulletins de paie, vous donner la possibilité d’établir des bordereaux pour la déclaration des charges sociales et réaliser facilement une télédéclaration. A vous de définir les fonctions dont vous allez avoir besoin. Certains logiciels intègrent les écritures de paie directement à la comptabilité de votre entreprise. Vous pouvez aussi rédiger des documents variés comme les attestations Pôle Emploi, les contrats de travail ou encore les livres de paie.

Un logiciel qui s’adapte à vous

Ne faites pas le choix d’un logiciel trop rigide auquel vous aurez du mal à vous habituer. Il doit pouvoir être paramétré pour répondre à votre mode de fonctionnement et vous faciliter la tâche. La gestion de paie est déjà assez complexe pour ne pas la rendre plus compliquée avec des fonctionnalités trop compliquée à utiliser. Vérifier que vous pouvez personnaliser le logiciel et que l’ergonomie est adéquate. La lecture doit être aisée et l’interface est agréable à regarder. Vous risquez de passer du temps sur ce logiciel alors privilégiez un support lisible. Certains supports peuvent être testés durant un mois avant engagement. Prenez le temps de manipuler et de vérifier que le logiciel de gestion de paie sera adapté à votre entreprise.

Des mises à jour régulières

Cette vérification est impérative ! Dans le domaine de la gestion de paie, les changements de législation, les taux ou encore les charges sociales sont en perpétuelle évolution. Vous devez vraiment vous renseigner sur les mises à jour qui seront proposées pour la réactualisation des données de votre logiciel. Elles sont bien souvent payantes pour les logiciels sur poste alors ne négligez pas ce coût qui peut être une charge supplémentaire sur votre budget et que vous ne pourrez pas réduire au risque d’avoir un logiciel obsolète très rapidement.

La sécurisation de vos données

Assurez-vous que le fournisseur de logiciel de gestion propose un véritable système de sécurisation de vos informations pour que vous n’ayez pas à vous préoccuper d’une éventuelle perte de données ou du piratage de votre gestion de paie. Contrairement aux idées reçues, les logiciels en SaaS proposent un fort système de sécurisation et se préoccupent activement de la protection de toutes les informations que vous confierez à la plateforme à distance.
 

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