Les solutions GED open source devenues incontournables

Les solutions GED open source devenues incontournables

La gestion électronique des documents (GED) peut vous aider à améliorer considérablement vos processus de gestion de contenu. Via des CMS open source, elle fluidifie les workflows inter et intra services. Elle rend accessible les supports de travail, les organise au sein de l’entreprise et facilite le content management. Nous vous invitons d'ailleurs à jeter un oeil à notre comparatif GED à ce propos.

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Qu’est-ce qu’une GED efficiente pour votre entreprise ?

Une bibliothèque commune de gestion documentaire

Pour fonctionner, l’entreprise détient un ensemble d’éléments dont les collaborateurs ont besoin au quotidien : images, documents de travail, vidéos… Qu’il s’agisse du service comptabilité, RH (ressources humaines), marketing ou autres, tous auront des besoins spécifiques vis-à-vis de cette base de données commune réunissant tout ce qui définit et contribue à l’activité de votre entreprise.

La mise en place d’un groupware

Il s’agit d’une bibliothèque virtuelle, dont la création est permise par la numérisation et le regroupement de différents formats de fichiers informatiques. L’enjeu est d’en partager l’accès de façon efficiente. C’est là que les groupwares, alias logiciels de groupe ou collecticiels, interviennent. Leur fonction : faciliter l’accès aux supports pour favoriser le travail collaboratif.

L’intérêt du cloud computing

Ces solutions open source s’appuient ou sur un réseau local, ou sur le cloud computing. Le cloud permet un accès continu indépendamment du lieu et du moment. Aussi les éditeurs SaaS (Software as a Service) s’en servent-ils.

GED open source : une approche structurante pour votre gestion de contenu

Organiser la gestion documentaire et la gestion de contenu pour fluidifier l’opérationnel

Une fois la question de l’accès résolue, vient celle de l’organisation. Une entreprise accumule vite un nombre volumineux d’éléments. Le tout n’est pas d’y avoir accès, c’est d’y trouver ce que l’on cherche. On parle ici de records managementgestion des documents d’archives ou gestion documentaire en français. Il s’agit de structurer le knowledge de façon méthodique au sein de votre organisation.

Gestion des documents et structuration de vos données

La GED open source peut venir s’intégrer à votre SI (système informatique) selon un framework spécifique. Celui-ci est le squelette réunissant le plan d’architecture de votre bibliothèque logicielle et l’ensemble de vos patterns. Cette gestion de contenu, aussi appelée ECM (Entreprise Content Management) structure les informations, les faisant passer par les étapes de création / capture, indexation, nettoyage, distribution, publication, recherche et archivage.

Une classification par métiers et typologies

Cette structuration est en lien direct avec vos processus métier. Ainsi, du point de vue commercial, l’ECM gèrera l’ensemble des informations associées à un dossier client : courriers, mails, appels, contrats, devis, factures, etc. Ce workflow documentaire peut aussi porter sur des supports multimédia : images, vidéos, sons… On parle alors de DAM (Digital Asset Management) : Gestion des Actifs Numériques.

Le GED : un outil utile à l’ensemble des services de votre entreprise

La GED se distingue d’un simple service de stockage Dropbox ou d’un dossier de partage basique au sens où les informations y sont classées et organisées. Des workflows de validation peuvent également être mis en place. Et une gestion des droits et des permissions est prévue pour accroître la visibilité sur le suivi des contenus.

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Quelle solution GED choisir ?

Des fonctionnalités de logiciel GED élargies ou compatibles

Certains éditeurs ont une offre GED, comme Alfresco. D’autres l’incluent dans une utilisation plus large, comme Jahia. Il existe aussi Liferay, portail open source de gestion de contenu initialement destiné aux associations à but non lucratif. Il est écrit en Java, ce qui le rend compatible avec tous les systèmes d’exploitation : aussi bien Windows, Mac OS, que Linux ou UNIX.

Les avantages de l’open source pour votre entreprise

Open source signifie que le code source est en libre accès. On parle de logiciel libre ou de licence gpl. Le principe fondateur est proche de celui des wikis : tout un chacun peut prendre connaissance et modifier de ce qui se passe « en coulisses ». Pour vous, en terme de référentiel, c’est très rassurant : vous aurez toujours accès aux « dessous » de l’outil. De nombreuses agences proposent ainsi leurs services pour l’intégration de solutions open source dans les entreprises, telle qu’Open Wide du groupe Smile.

La gestion de contenus web

Pour la création et l’actualisation de votre site internet, la GED, et notamment la DAM, seront décisives. Aussi les solutions CMS open source (Content Management System) s’en servent-elles. On peut citer Joomla! et Drupal comme solutions largement utilisées à travers le monde, et appréciées pour leur facilité d’utilisation et leur rendu professionnel. La GED, open source ou non, est une fonctionnalité indispensable à l’entreprise. Elle facilite la collaboration en interne et optimise la recherche d’éléments par vos services. En choisissant une solution adaptée à votre activité et à son fonctionnement, vous fluidifiez les workflows pour une augmentation immédiate de la productivité.

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