Facturez plus pour gagner plus : automatisez votre facturation

Facture facile

Une facture facile, un rêve impossible pour une petite entreprise ? Comment faire pour ne pas attendre de recevoir le paiement de vos clients pendant des mois, et vous dégager du temps pour continuer à développer votre entreprise ?

Cet article revient sur les difficultés rencontrées par les petites entreprises pour facturer simplement, et vous conseille pour y parvenir en toute tranquillité. Vous souhaitez continuer à facturer sur Excel ? Nous vous proposons de télécharger gratuitement nos modèles de facture avec et sans TVA. Cependant, attention à la conformité de vos factures !

Pour éviter toute erreur et l’amende en cas de non-conformité de vos factures, appvizer vous explique les enjeux des logiciels de facturation. Optez pour un logiciel de facturation facile et gratuit, ou à moindres frais, 100 % en ligne et disponible sur application mobile. Votre gestion des devis et factures devient un jeu d’enfants : vous envoyez des documents personnalisés, êtes payés à temps et centralisez toutes les informations clients en un outil sécurisé.

Poursuivez la lecture pour comprendre tous les avantages de l’automatisation de la facturation :

Suggestion de logiciels pour vous

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La Facturation en ligne (pour les TPE modernes)
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Facture facile : est-il possible de gérer sa facturation rapidement et simplement ?

Toutes les entreprises ont besoin de facturer les produits ou les services vendus à leurs clients. Plus précisément, la facture est obligatoire dans les deux cas suivants :

  • pour toute transaction commerciale entre deux professionnels,
  • pour les transactions commerciales entre un professionnel et un particulier, dès lors que le montant de la facture est supérieur à 25 € TTC, ou sur simple demande du client.

Alors, comment faire pour ne pas passer trop de temps à facturer, sans pour autant faire baisser le chiffre d’affaires de votre entreprise ?

Les difficultés rencontrées par les entrepreneurs pour facturer

Les auto-entrepreneurs et les petites entreprises n’ont pas de responsable des ventes chargé(e) de créer, modifier, envoyer les factures et relancer les clients en cas d’impayés. Ils se heurtent à de nombreuses difficultés.

La perte de temps passé à créer une facture personnalisée, qui comporte toutes les mentions obligatoires prévues par la loi, qui indique le bon total pour le client, etc., est autant de temps passé à ne pas se concentrer sur son cœur de métier. Or, pour une petite entreprise ou un entrepreneur, cela peut vite coûter cher.

Par ailleurs, le risque d’erreur est élevé : une erreur dans le numéro de la facture, la date d’émission de la facture, le nom ou les coordonnées de votre client et votre facture n’est pas valide.

La facturation est encadrée très précisément par la loi ; les règles de facturation à connaître sont nombreuses pour éditer des factures conformes aux yeux de la loi et éviter une amende.

L’une des difficultés les plus contraignantes pour les entreprises réside dans le fait même de recevoir un paiement en temps et en heure. Comment faire pour ne plus attendre un mois, trois mois, six mois, qu’un client veuille bien vous payer ? La gestion des relances, si elle n’est pas automatisée, est également chronophage. C’est autant de temps que vous ne passez pas à développer votre activité. 

Les mentions obligatoires à faire figurer

Comment précisé plus haut, la loi prévoit un certain nombre de mentions à faire figurer obligatoirement sur toutes les factures éditées par une entreprise :

  • la date d’émission de la facture,
  • le numéro de la facture, à savoir un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue, sans rupture (source : site officiel de l’administration publique française),
  • la date de la vente ou de la prestation de service,
  • l’identité de l’acheteur : son nom ou raison sociale, son adresse (domicile pour un particulier et siège social pour une entreprise),
  • l’identité du vendeur ou du prestataire : le nom et prénom s’il s’agit d’un entrepreneur individuel, la raison sociale de l’entreprise, le numéro SIREN ou SIRET, le numéro RCS pour un commerçant et la ville concernée, l’adresse du siège social, la forme juridique de la société, le numéro au répertoire des métiers pour un artisan,
  • le numéro individuel d’identification à la TVA du vendeur et du client si ce dernier est un professionnel - mention facultative pour les factures d’un montant HT inférieur ou égal à 150 €,
  • la désignation du produit ou du service et leur décompte (quantité et prix unitaire),
  • le prix catalogue, soit le prix unitaire hors TVA des produits ou le taux horaire hors TVA des services,
  • le taux de TVA applicable et le montant total de la TVA,
  • une réduction, le cas échéant,
  • la somme totale du montant à payer HT (hors taxe) et TTC (toutes taxes comprises)

Si ces mentions ne figurent pas sur vos factures, vous vous exposez à :

  • une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte pour chaque facture, plafonnée au 1/4 de son montant ;
  • une sanction pénale pouvant aller jusqu’à 75 000 € d’amende.

Mentions obligatoires pour les factures adressées à des professionnels :

  • la date ou le délai de paiement,
  • le taux des pénalités de retard,
  • la mention de l’indemnité forfaitaire de 40 € en cas de retard de paiement.

Télécharger votre modèle de facture gratuit au format Excel

appvizer met à votre disposition gratuitement deux modèles de facture au format Excel, un modèle sans TVA et un modèle avec TVA.

Modèle de facture sans TVA

Vous êtes auto-entrepreneur et démarrez votre activité avec une facturation sans TVA ? Ce modèle est fait pour vous :

Modèle de facture avec TVA

Pour toutes les entreprises qui doivent appliquer la TVA, ce modèle avec TVA est fait pour vous :

Facturer facilement en ligne grâce à un logiciel dédié

Les avantages d’un logiciel de facturation en ligne

Vous êtes auto-entrepreneur ou gérant d’une petite entreprise (TPE, PME), n’avez pas le budget pour acquérir une solution coûteuse, mais souhaitez tout de même automatiser votre gestion de la facturation ?

Nous vous présentons les avantages d’un logiciel de facturation en ligne par rapport à une facturation sous Excel, par exemple :

  • l’automatisation des tâches, et des calculs en particulier,
  • la simplification de vos processus de facturation,
  • un gain de temps en transformant un devis en facture en un clic,
  • la réduction du nombre d’erreurs (omission, copier-coller hasardeux, taux de TVA applicable, données clients à faire figurer, etc.),
  • le respect de la législation liée à la facturation,
  • la gestion des relances simplifiée : soyez payés en temps et en heure,
  • la facturation récurrente mieux gérée,
  • la centralisation et le stockage des documents commerciaux,
  • l’accès aux devis et factures à tout moment grâce au cloud,
  • la personnalisation de vos documents commerciaux, etc.

Au-delà de ces avantages, certains outils vont même jusqu’à vous proposer des rapports personnalisés et des graphiques pour un suivi d’encaissement efficace, la synchronisation avec votre compte en banque, un accès pour votre expert-comptable, voire la gestion comptable de votre entreprise.

Une solution en ligne ne requiert qu’un accès à internet : l’outil est compatible à la fois pour les Mac et les PC, mais également sur iPad et sur smartphone grâce à des applications mobiles dédiées (sur iOS et sur Android).

Conformité et certification anti-fraude à la TVA

Depuis le 1er janvier 2018, la loi de finances encadre l’utilisation des logiciels de facturation, des logiciels de comptabilité et des logiciels de caisse. Tous les assujettis à la TVA sont concernés par cette mesure, qui a pour but la lutte contre la fraude à la TVA. Comment ? En sécurisant la collecte de la TVA via les logiciels dédiés.

Autrement dit, les entreprises sont désormais contraintes d’avoir recours à un logiciel de facturation certifié conforme. Pour respecter cela, l’outil doit garantir :

  • l’inaltérabilité,
  • la sécurisation,
  • la conservation,
  • l’archivage des données.

Pour prouver que vous utilisez un logiciel conforme, vous devez détenir un certificat de conformité délivré soit par l’éditeur lui-même, soit par un tiers certificateur agréé.

En cas de non-respect de la loi anti-fraude, l’entreprise s’expose à une amende de 7500 €.

Meilleurs logiciels de facturation gratuits

Vous souhaitez professionnaliser et automatiser votre facturation, mais n’avez pas le budget nécessaire pour investir dans une solution payante ? Il existe des logiciels de facturation en ligne gratuits, et dont les fonctionnalités peuvent suffire à un auto-entrepreneur ou une TPE :

Henrri

Henrri est une solution en ligne dédiée aux TPE qui prend en charge l’intégralité de la gestion de votre facturation : création de devis et factures, personnalisation des documents commerciaux, relance des impayés, etc. L’outil propose une application mobile pour suivre sa facturation et sa gestion commerciale de n’importe où.

Facture facile Henrri logiciel facturation gratuit

Avantages d’Henrri :

  • une ergonomie soignée et intuitive,
  • logiciel certifié NF 525 et conforme à la loi anti-fraude,
  • un haut niveau de sécurisation des données.

Zervant

Zervant est une solution gratuite pour les TPE. Créez et envoyez un nombre illimité de factures par email ou au format PDF.

Facture facile Zervant logiciel facturation gratuit

Avantages de Zervant :

  • créez des factures en 60 secondes,
  • faites-vous payer plus rapidement,
  • centralisez votre base de données clients et produits.

Les limites de la facturation gratuite

Avant de vous engager avec une solution gratuite, prenez le temps d’identifier vos besoins et le périmètre dont vous avez besoin. En effet, les solutions gratuites présentent des limites dans certains cas :

  • nécessité d’acheter des modules supplémentaires ou de souscrire à un pack premium pour bénéficier de fonctionnalités avancées ;
  • pas de support, ou un support non prioritaire — cela peut être bloquant en cas de problème urgent, et si vous ne facturez pas, vous mettez en péril votre chiffre d’affaires du mois ;
  • un nombre de factures souvent limité ;
  • pas d’interopérabilité avec votre logiciel de comptabilité, gestion de la relation client, gestion des stocks, etc.

Sélection des meilleures solutions de facturation pour vous

appvizer a sélectionné pour vous quatre logiciels de facturation professionnels à des tarifs plus qu’abordables : entre 5 et 12,60 €/mois/utilisateur (abonnements sans engagement). Ces quatre outils sont certifiés conformes à la loi anti-fraude.

Evoliz

Pour qui ? Auto-entrepreneur et TPE

Evoliz est un logiciel en ligne et made in France qui facilite votre gestion de la facturation, mais également la gestion comptable et commerciale. Il simplifie la collecte des factures, quelle que soit la source.

En quelques clics, créez vos documents commerciaux :

  • devis,
  • factures,
  • bons de commande, 
  • bons de livraison.

Avec Evoliz, j’ai trouvé une solution que je qualifierai d’humaine, solution qui permet la gestion numérique en temps réel de l’entreprise (gestion commerciale, transferts comptables, tableaux de bord, etc).

Jean-Noël Hennebique —Confor

Avantages d’Evoliz :

  • la synchronisation en temps réel avec votre compte en banque et la correspondance avec les lignes de vos relevés bancaires,
  • s’interface avec les logiciels e-commerce comme Prestashop,
  • des tableaux de bord pour mesurer vos performances.

Sellsy Facturation

Pour qui ? Auto-entrepreneur, TPE et PME

Sellsy facturation permet de créer des documents commerciaux de manière automatique et rapide. Vous accélérez vos ventes grâce à des documents personnalisables et la signature électronique sécurisée.

Avantages de Sellsy facturation :

  • la gestion du catalogue produits,
  • le tracking d’ouverture et de temps de lecture,
  • le paiement en ligne avec Paypal, Atos, Stripe ou Gocardless,
  • la gestion de la facturation récurrente.

Sellsy a totalement changé notre façon de gérer les devis, les factures et plus loin encore, de gérer notre entreprise.

Gillian Brial —La tête et les jambes

Quickbooks Facturation

Pour qui ? Entrepreneurs et TPE

Quickbooks facturation, c’est l’assurance de vous faire payer plus rapidement par vos clients avec des devis et des factures personnalisés. Bénéficiez d’une vision globale des paiements en cours et gérez simplement les impayés. Son interface ergonomique et intuitive en fait un outil simple d’utilisation.

Facture facile Quickbooks facturation logiciel facturation

Avantages de Quickbooks facturation :

  • le suivi de la trésorerie en temps réel,
  • le suivi de l’état des factures : envoyée, consultée, payée,
  • une solution très abordable, à partir de 5 €/mois/utilisateur

J’envoie en un clin d’œil des factures personnalisées et des relances automatiques à mes clients pour être toujours à jour !

Laurent Garnier — Consultant chez Webnetiks

Factomos

Pour qui ? Auto-entrepreneur et TPE

Factomos est une solution simple, fiable et sécurisée pour la création de devis et factures avec et sans TVA. Envoyez vos documents commerciaux par email ou enregistrez-les au format PDF. Votre expert-comptable bénéficie également d’un accès direct à Factomos. L’interconnexion avec Prestashop, Magento, Shopify et WooCommerce facilite la facturation pour les sites e-commerce.

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Avantages de Factomos :

  • l’import de données au format Excel,
  • un système de notifications en cas de facture réglée en ligne, par exemple
  • un annuaire d’experts-comptables en ligne si vous n’avez pas encore trouvé l’expert avec qui travailler

La meilleure solution de facturation en ligne pour les indépendants.

Guillaume Oliver — Photographe

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