Passer à la récupération automatique des factures en 3 étapes seulement : si, si, c'est possible !

Par Axelle Drack
Mis à jour le 15 avril 2022, publié initialement en décembre 2021
how-to backgroundPasser à la récupération automatique des factures en 3 étapes seulement : si, si, c'est possible !

Vous le savez que trop bien si vous êtes dirigeant·e d’une entreprise : récupérer les factures en pièces jointes de vos emails et dans vos différents espaces client pour les centraliser, eh bien cela vous prend un temps fou. Vos journées sont pourtant déjà bien remplies, alors il est grand temps de passer à la récupération automatique des factures !

Bien loin d’être de la magie (quoique ?), elle est rendue possible notamment par l’usage de plus en plus répandu de la dématérialisation des factures et de l’intelligence artificielle dans les logiciels.

Comment est-ce que cela fonctionne ? Quels logiciels peuvent vous aider dans votre transition vers la récupération automatique des factures sans prise de tête ? Les réponses dans cet article.

Étape 1 - Identifiez l’emplacement de vos factures

Si vous le faites tous les mois, vous commencez à savoir où aller récupérer vos factures fournisseurs pour les rassembler. C’est un bon début !

Commencez par faire l’état des lieux des endroits où trouver les factures que vos fournisseurs vous envoient, que ce soit celles :

  • que vous recevez au format papier en même temps qu’une livraison,
  • qui sont au format PDF en pièce jointe d’un email de confirmation de commande,
  • que vous récupérez en vous connectant sur votre espace client fournisseur (ou web facturier).

💡 Le saviez-vous ? Un web facturier est un portail fournisseur qui propose un compte client sur lequel vous pouvez consulter vos différentes factures, mais également les télécharger.

👉 Faites donc l’inventaire de ces différentes factures que vous souhaitez centraliser automatiquement.

Étape 2 - Dématérialisez les factures papier

La dématérialisation des factures est un processus qui consiste à passer de factures fournisseurs ou clients papier, au format numérique, dans le respect des normes fiscales.

Il se peut que vous receviez encore quelques factures papier de la part de certains de vos fournisseurs, mais sachez qu’à partir de 2023 (demain donc !), elle sera obligatoire pour la majorité des entreprises (avec une tolérance qui sera de mise jusqu’en 2025).

➡️  En attendant, vous pouvez numériser les factures reçues au format papier pour les avoir au format numérique. Attention cependant : une facture papier numérisée n’a aucune valeur juridique probante. Aussi, il faut garder le justificatif papier en cas de contrôle (vivement la dématérialisation totale !).

Étape 3 - S’équiper du bon logiciel pour l’automatisation

Enfin, l’étape la plus importante est de s’équiper d’une solution de gestion comptable et financière. C’est ce type de logiciel qui va notamment automatiser la récupération de vos factures.

⭐️  Les avantages de ces logiciels ?

  • Une productivité décuplée : toutes les tâches fastidieuses et à faible valeur ajoutée sont déléguées au logiciel. Vous pouvez passer plus de temps sur ce qui génère vraiment de la valeur.
  • Des coûts diminués : déléguer la récupération des factures à un logiciel, cela fait gagner de l’argent (on sait que votre temps est précieux et sera mieux investi ailleurs).
  • Des délais de paiement respectés : la rapidité de traitement par l’intelligence artificielle vous permet de réagir et de payer plus vite vos factures (et par la même occasion, maintenir de bonnes relations avec vos partenaires).
  • Un gain de fiabilité : l’automatisation permet d’éviter les erreurs de manipulation ou de double saisie. En utilisant un logiciel, vous serez plus serein quant à votre conformité.

Voici quelques exemples de logiciels performants :

🛠 Avec le logiciel de facturation Factomos, il n’a jamais été aussi facile et intuitif de gérer ses factures fournisseurs. La solution permet l’enregistrement des factures d’achat et des justificatifs des notes de frais en temps réel directement dans votre espace. Vous pouvez ensuite laisser votre expert-comptable les récupérer en un clic grâce à son accès gratuit.

🛠 Le logiciel iPaidThat a combiné intelligence artificielle et machine learning dans sa solution, pour qu'elle récupère automatiquement une e-facture dès qu'elle arrive dans vos boîtes de réception ou qu'elle est déposée sur votre espace client sur les sites de vos fournisseurs. La technologie de vidéo-codage OCR est capable de lire n'importe quelle information sur vos factures (montant, TVA, date, etc.) pour les extraire et les intégrer à votre comptabilité.

On résume la récupération automatique des factures

Fini le temps où vous passiez un temps fou à rassembler et centraliser vous-même toutes les factures. Passez à la récupération automatique avec un logiciel !

  • Faites l’état des lieux des boîtes de réception où vous recevez vos factures par email, ainsi que les espaces client en ligne chez vos fournisseurs ;
  • Dématérialisez les factures que vous recevez encore au format papier ;
  • Utilisez un logiciel de comptabilité pour rassembler automatiquement toutes vos factures et extraire facilement les données pour les intégrer à votre comptabilité.

Alors, quand est-ce que vous passez à l’automatisation de la récupération de vos factures ?

La transparence est une valeur essentielle pour Appvizer. En tant que média, nous avons pour objectif d'offrir à nos lecteurs des contenus utiles et de qualité tout en permettant à Appvizer de vivre de ces contenus. C'est pourquoi, nous vous invitons à découvrir notre système de rémunération.   En savoir plus
Conseil backgroundLa facture transport pour une entreprise qui roule
Conseil
29 juin 2022
La facture transport pour une entreprise qui roule
Essentielle pour la conformité légale de votre entreprise, la facture transport fait office de preuve entre le transporteur et vous-même. On vous explique comment faire une facture transport conforme + un modèle à télécharger.
Parole d'expert backgroundLe guide complet de la relance des factures impayées
Parole d'expert
17 mai 2022
Le guide complet de la relance des factures impayées
Les factures impayées impactent lourdement la santé des entreprises. Pourtant, grâce à l'automatisation et à la personnalisation, elles ne sont pas une fatalité. Suivez le guide !