Passer à la récupération automatique des factures en 3 étapes seulement : si, si, c'est possible !

Par Axelle Drack
Le 21/12/2021
how-to backgroundPasser à la récupération automatique des factures en 3 étapes seulement : si, si, c'est possible !

Vous le savez que trop bien si vous êtes dirigeant·e d’une entreprise : récupérer les factures en pièces jointes de vos emails et dans vos différents espaces client pour les centraliser, eh bien cela vous prend un temps fou. Vos journées sont pourtant déjà bien remplies, alors il est grand temps de passer à la récupération automatique des factures !

Bien loin d’être de la magie (quoique ?), elle est rendue possible notamment par l’usage de plus en plus répandu de la dématérialisation des factures et de l’intelligence artificielle dans les logiciels.

Comment est-ce que cela fonctionne ? Quels logiciels peuvent vous aider dans votre transition vers la récupération automatique des factures sans prise de tête ? Les réponses dans cet article.

Étape 1 - Identifiez l’emplacement de vos factures

Si vous le faites tous les mois, vous commencez à savoir où aller récupérer vos factures fournisseurs pour les rassembler. C’est un bon début !

Commencez par faire l’état des lieux des endroits où trouver les factures que vos fournisseurs vous envoient, que ce soit celles :

  • que vous recevez au format papier en même temps qu’une livraison,
  • qui sont au format PDF en pièce jointe d’un email de confirmation de commande,
  • que vous récupérez en vous connectant sur votre espace client fournisseur (ou web facturier).

💡 Le saviez-vous ? Un web facturier est un portail fournisseur qui propose un compte client sur lequel vous pouvez consulter vos différentes factures, mais également les télécharger.

👉 Faites donc l’inventaire de ces différentes factures que vous souhaitez centraliser automatiquement.

Étape 2 - Dématérialisez les factures papier

La dématérialisation des factures est un processus qui consiste à passer de factures fournisseurs ou clients papier, au format numérique, dans le respect des normes fiscales.

Il se peut que vous receviez encore quelques factures papier de la part de certains de vos fournisseurs, mais sachez qu’à partir de 2023 (demain donc !), elle sera obligatoire pour la majorité des entreprises (avec une tolérance qui sera de mise jusqu’en 2025).

➡️  En attendant, vous pouvez numériser les factures reçues au format papier pour les avoir au format numérique. Attention cependant : une facture papier numérisée n’a aucune valeur juridique probante. Aussi, il faut garder le justificatif papier en cas de contrôle (vivement la dématérialisation totale !).

Étape 3 - S’équiper du bon logiciel pour l’automatisation

Enfin, l’étape la plus importante est de s’équiper d’une solution de gestion comptable et financière. C’est ce type de logiciel qui va notamment automatiser la récupération de vos factures.

⭐️  Les avantages de ces logiciels ?

  • Une productivité décuplée : toutes les tâches fastidieuses et à faible valeur ajoutée sont déléguées au logiciel. Vous pouvez passer plus de temps sur ce qui génère vraiment de la valeur.
  • Des coûts diminués : déléguer la récupération des factures à un logiciel, cela fait gagner de l’argent (on sait que votre temps est précieux et sera mieux investi ailleurs).
  • Des délais de paiement respectés : la rapidité de traitement par l’intelligence artificielle vous permet de réagir et de payer plus vite vos factures (et par la même occasion, maintenir de bonnes relations avec vos partenaires).
  • Un gain de fiabilité : l’automatisation permet d’éviter les erreurs de manipulation ou de double saisie. En utilisant un logiciel, vous serez plus serein quant à votre conformité.

Vous connaissez peut-être certains logiciels comme Zebill ou Getmyinvoices, mais connaissez-vous iPaidThat ?

Le logiciel iPaidThat a combiné intelligence artificielle et machine learning dans sa solution, afin qu’elle aille récupérer automatiquement une e-facture :

  • Connectez autant de boîtes de réception que nécessaire. Dès que vous recevez l’email avec la pièce jointe, le logiciel va la détecter et enclencher l’action de récolte automatiquement.
  • Connectez également tous les espaces client dont vous avez besoin. La solution intègre des connecteurs avec un bon nombre de sites fournisseurs, et rapatrie la facture dès qu’elle est déposée sur votre espace.

Mais iPaidThat va encore plus loin pour vous faire gagner du temps. Grâce à l’OCR, une technologie de vidéo-codage capable de lire n’importe quelle information sur un document, les données de vos factures (montant, TVA, date, etc.) peuvent être extraites et intégrées à votre comptabilité.

On résume la récupération automatique des factures

Fini le temps où vous passiez un temps fou à rassembler et centraliser vous-même toutes les factures. Passez à la récupération automatique avec un logiciel !

  • Faites l’état des lieux des boîtes de réception où vous recevez vos factures par email, ainsi que les espaces client en ligne chez vos fournisseurs ;
  • Dématérialisez les factures que vous recevez encore au format papier ;
  • Utilisez un logiciel de comptabilité pour rassembler automatiquement toutes vos factures et extraire facilement les données pour les intégrer à votre comptabilité.

Alors, quand est-ce que vous passez à l’automatisation de la récupération de vos factures ?

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