Indemnité de grand déplacement : couvrez vos frais lors de vos voyages d'affaire

En 2020, les dépenses lors des voyages d’affaires représentaient 30 milliards de dollars en France d’après LesEchos.

Dans le cadre de leurs missions professionnelles, certains salariés sont amenés à partir en déplacement à des kilomètres de leur domicile. Les frais occasionnés par ces grands déplacements (transport, alimentation, hébergement) sont remboursés par l’employeur. Vous pouvez faire vos demandes de remboursement auprès de votre employeur via des notes de frais.

Découvrez tous nos conseils pour indemniser vos salariés ou pour toucher votre indemnisation en bonne et due forme.

L’indemnité de grand déplacement couvre les dépenses supplémentaires de nourriture, de transport et de logement du salarié en déplacement professionnel.

Dans ce cas, il sera possible pour le salarié de toucher ces indemnités lorsqu’il est dans l’impossibilité de regagner son domicile du fait de ses conditions de travail.

Deux conditions doivent être cependant réunies :

• la distance entre votre lieu de résidence et votre lieu de travail est supérieure ou égale à 50 km (trajet aller),
• les transports en commun ne permettent pas d’effectuer cette distance dans une durée inférieure à 1h30 (trajet aller).

Si vous ne répondez pas à cette situation, votre entreprise peut tout de même déclarer qu’à cause de circonstances de fait (horaires de travail par exemple), vous êtes empêché de rejoindre votre domicile.

☝️ À noter : les remboursements ne sont pas exonérés si vous regagnez votre domicile, et ce, même si vous répondez à toutes les conditions.

En tant qu’employeur, si vous souhaitez jouir de l’exonération, vous devez impérativement apporter les preuves des frais engagés de vos salariés si et seulement si le remboursement des frais de grand déplacement excède ces limites d’exonération.

En bref, les indemnités constituent un remboursement de frais professionnels, quand elles sont versées dans la limite du plafond fixé par l’URSSAF. À contrario, la part supérieure au plafond sera soumise à des charges sociales et à l’impôt sur le revenu.

Vos indemnités sont exonérées si elles remplissent certaines conditions cumulatives :

• l'exonération s'applique pour les salariés pratiquant la seule déduction forfaitaire de 10 % (aucun cumul avec la déduction au titre des frais réels n’est autorisé),
• les allocations doivent correspondre à des frais professionnels (non destinés à des dépenses personnelles),
• elles doivent correspondre à des dépenses professionnelles spéciales (ces allocations ne doivent pas faire partie des dépenses déjà couvertes par la déduction forfaitaire de 10%),
• il faut fournir des justifications suffisamment complètes pour en établir la véracité et le montant,
• elles doivent être utilisées conformément à leur objet.

Vous devez présenter à votre employeur des justificatifs conformes et valides de vos frais engagés pour que votre employeur rembourse vos dépenses.

Les frais réels ou frais professionnels (par exemples des frais de missions) représentent toutes les dépenses réalisées dans le cadre professionnel.

L’indemnité forfaitaire est fixée par l’Etat. Elle est surtout utilisée pour couvrir les repas des salariés.

• indemnité de repas sur le lieu de travail : l’indemnité forfaitaire versée pour compenser ces frais supplémentaires est exonérée de cotisations dans la limite de 6,70 € au 1er janvier 2021.
• indemnité de repas hors restaurant : les indemnités sont exonérées de cotisations jusqu’à 9,40 € au 1er janvier 2021.
• indemnité de repas au restaurant : les indemnités sont exonérées de cotisations jusqu’à 19,10 € au 1er janvier 2021 par repas,
• indemnité en télétravail : 10 € par mois pour une journée de télétravail par semaine, 20 € par mois pour deux jours de télétravail par semaine, 30 € par mois pour trois jours par semaine.

Voici les barèmes sur lesquels vous pouvez baser vos calculs de frais professionnels ainsi que vos notes de frais kilométriques pour 2021. 

En fonction de votre localisation, les remboursements de frais de repas et d'hébergement pour les salariés sont exclus de l’assiette des cotisations, sans limite de montant comme à l’étranger et dans les départements d'Outre-mer.

Ces montants sont réduits :

• de 15 % dès le premier jour du 4ème mois dans le cadre d’un déplacement supérieur à 3 mois et inférieur à 2 ans,
• de 30 % dès le premier jour du 25ème mois pour un déplacement supérieur à 24 mois et inférieur à 4 ans.

Et vous, quels sont vos conseils ? Dîtes-nous tout cela en commentaires !