7 solutions, 6 outils et 10 conseils pour constituer 1 fichier de prospection qualifié

7 solutions, 6 outils et 10 conseils pour constituer 1 fichier de prospection qualifié

Le fichier de prospection commerciale B to B ou B to C est une base de données de prospects qualifiés ou à qualifier. Cette différence fait toute la qualité d’un fichier prospects pour les entreprises. En effet, bien connaître le prospect est crucial pour détecter les intentions d’achats et ainsi concentrer les efforts commerciaux sur les prospects à fort potentiel de vente. Nous avons réuni tout ce que vous devez savoir pour constituer votre fichier de prospection :

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Qu’est-ce qu’un fichier de prospection ?

La réponse peut paraître évidente, et pourtant : si la définition de base d’un fichier de prospection est « une liste de clients potentiels », on remarque que la définition peut varier, d’une entreprise à l’autre, et devenir beaucoup plus complète et complexe qu’il n’y paraît. Développons le sujet.

Définition du terme fichier de prospection

Un fichier de prospection est une liste de personnes susceptibles d’acheter des produits ou des services. Ces personnes sont appelées prospects.

Dans un fichier, on peut trouver à minima une liste de prospects à contacter, ou plusieurs listes de prospects différentes, classées en fonction de critères différents qui varient selon le produit ou service qu’une entreprise vend.

Dans une liste de prospects, chaque prospect est associé à des critères de qualification pertinents pour identifier l’intérêt présent, passé ou futur, des personnes concernant le service ou le produit concerné, ainsi que son intention d’achat (proche, lointaine, à court ou à long terme, etc.).

Exemples de critères de qualification d’un prospect dans un fichier B to C :

  • nom, prénom,
  • âge,
  • sexe,
  • profession,
  • adresse postale,
  • adresse email,
  • numéro de téléphone mobile,
  • numéro de téléphone fixe,
  • situation familiale,
  • modèle de voiture préférée,
  • nombre d’enfants à charge,
  • âge des enfants,
  • etc.

Exemples de critères de qualification d’un prospect dans un fichier B to B :

  • nom, prénom,
  • âge,
  • sexe,
  • nom de l’entreprise,
  • adresse du site internet de la société,
  • adresse postale de l’entreprise,
  • intitulé du poste,
  • responsabilités dans l’entreprise,
  • adresse email professionnelle,
  • numéro de téléphone professionnel,
  • la situation financière de l’entreprise,
  • la position de l’entreprise sur son marché,
  • ses concurrents,
  • les besoins de l’entreprise, • etc.

Avant l’arrivée des nouvelles technologies de communication et informatiques, le fichier était constitué à la main, voire tapé sur une machine à écrire et était conservé sur des supports papiers.

Puis est venue la suite bureautique et le tableau de bord de prospection Excel, améliorant la constitution d’une base de données, mais difficiles à mettre à jour et propices à de nombreuses erreurs.

Aujourd’hui, grâce aux logiciels SaaS (fonctionnement en ligne) et la démocratisation de l’utilisation d’internet, les fichiers de prospection sont créés, loués, achetés, mis à jour, et enrichis de manière informatisée, voire automatisée dans certains cas.

Les objectifs d’un fichier de prospects

On utilise souvent le terme fichier de prospection commerciale ou fichier client pour exprimer la démarche de vente ; c’est juste, mais incomplet :

  • La base de données informatisée de contacts qualifiés sert effectivement aux commerciaux à prospecter, c’est-à-dire à contacter des personnes dont on a identifié un potentiel de vente ;
  • Il faut préciser que le besoin auquel correspond le service ou le produit a été exprimé et identifié auprès de ces contacts, soit par une campagne marketing, soit par une prise de contact préalable (appel à froid, formulaire en ligne, SMS, etc.) et c’est ce point qui fait toute la différence.

Alors, à quoi sert un fichier client ? Quels peuvent être tous les objectifs d’un fichier de prospection ?

Une base de données correctement qualifiée est riche d’enseignements sur les prospects :

  • vous pouvez identifier si le contact a l’intention d’acquérir un service ou un produit similaire au vôtre. Vous le qualifiez alors de prospect chaud ;
  • vous avez la possibilité de détecter si son intention d’achat existe, mais que le prospect envisage cet achat plus tard. Vous le qualifiez alors de prospect froid ;
  • en B2B, il est très utile de connaître le degré d’influence du contact sur l’achat : est-il prescripteur, décideur, ou utilisateur ? En fonction de sa position, vous pouvez lui adresser des messages et du contenu personnalisés en fonction de ses attentes, tout cela en servant votre démarche de prospection commerciale ;
  • si votre service marketing est capable de déceler les décideurs-clés qui occupent une position stratégique sur votre marché de prospection, il accordera une attention toute particulière à ces contacts en personnalisant les messages à l’extrême : le commercial aura une excellente connaissance du prospect, il pourra lui proposer une offre commerciale sur mesure et parfaitement adaptée à sa situation ;
  • démarche essentielle, il faut tenir à jour l’historique de la relation avec un prospect : à quelles dates les échanges ont-ils eu lieu ? Par quel canal de communication (téléphone, email ?) ? Quelles informations ont été délivrées ? Quel a été l’intérêt du prospect ? Quelle est la prochaine étape prévue ? Pour quel objectif ? ;
  • si vous utilisez du contenu disponible sur votre blog d’entreprise pour informer et éduquer vos prospects, vous devez être en mesure de déterminer quels contenus ont été vus par quel prospect. Ceci vous permet de comprendre à quelle étape il se trouve dans le parcours d’achat, ou l’entonnoir de vente. Vous pouvez ainsi lui faire franchir l’étape suivante en le « nourrissant » de contenus, jusqu’à l’étape finale où il sera mûr pour recevoir votre proposition commerciale ;
  • en fonction de ces éléments (et bien d’autres) le commercial peut organiser son plan de prospection et concentrer ses efforts en priorité sur les prospects dont l’intention d’achat proche a été identifiée.

Un fichier de prospection permet d’abord d’améliorer la connaissance des contacts à travers d’innombrables données qu’il faut être capable d’analyser, pour identifier les meilleures opportunités commerciales, et ensuite seulement, vendre, mais vendre mieux.

segmenter son fichier de prospection : schéma

Lorsqu’un prospect achète un produit ou un service, il devient client. La fiche prospect devient alors une fiche client. Il convient de créer 2 fichiers : l’un clients, l’autre prospects.

Les critères qui définissent une liste de prospects efficace

La règle est de conserver la qualité de votre base de données destinée à la prospection commerciale, notamment sur tous les points suivants :

  • des informations de contacts à jour,
  • pas de doublons dans le fichier,
  • pas de données erronées,
  • des sources d’informations fiables où puiser les données,
  • des critères de qualification pertinents pour votre activité,
  • un suivi et un historique rigoureux des échanges avec chaque contact (appels, rencontres, etc.),
  • un fichier accessible à tous les collaborateurs concernés dans l’entreprise, même en déplacement,
  • un fichier où les collaborateurs peuvent mettre à jour les données en temps réel,
  • la séparation des prospects qualifiés des leads non qualifiés dans deux fichiers distincts,
  • une segmentation en fonction de la situation dans le parcours d’achat.

Pour qu’une liste de prospection soit efficace et licite, elle doit également avoir été constituée en respectant les règles du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) : l’accent est mis sur la protection des données personnelles et le respect de la vie privée des personnes. Nous précisons ce point dans la deuxième partie de notre article.

Quelles solutions choisir pour constituer un fichier de prospects qualifiés ?

Le choix vous appartient : il devra prendre en compte vos critères de qualification, mais également la stratégie de prospection que vous souhaitez mettre en œuvre. Détaillons le programme des réjouissances.

Prérequis : intégrer les règles du RGPD

Le Règlement Général sur la Protection des Données personnelles impose de nouvelles obligations aux entreprises : toutes les organisations doivent, à partir du 25 mai 2018, respecter un certain nombre de règles pour récolter et traiter des données personnelles.

En tant qu’entreprise, vous devez donc vous conformer à vos nouvelles obligations. Passons en revue les règles à respecter pour récolter les données qui constituent un fichier de prospection.

Comment constituer un fichier de prospection B2C conforme au RGPD ?

Les 4 principales règles à respecter pour constituer un fichier de prospection B2C conforme au RGPD sont :

  • Règle n°1 : au moment où vous souhaitez récolter des données personnelles (comme des informations de contacts), vous devez indiquer au particulier la finalité claire de votre utilisation de ses données personnelles, à savoir que son adresse email, par exemple, sera utilisée à des fins de prospection commerciale ;
  • Règle n°2 : le destinataire doit avoir donné son consentement explicite. Sur une page web, la case de consentement ne doit pas être pré-cochée, ni associée à une condition comme une réduction par exemple : cette pratique est illégale et passible de sanctions ;
  • Règle n°3 : vous devez conserver la preuve du consentement et la fournir sur simple demande de l’autorité de contrôle en France, la CNIL ;
  • Règle n°4 : vous devez fournir au destinataire un accès personnel sécurisé à ses données afin qu’il puisse à tout moment exercer ses droits de modification, suppression ou de portabilité (transmission de ses données à un service tiers) ;
     

Vous pouvez cependant prospecter une personne déjà cliente de votre entreprise en lui proposant des produits ou des services similaires à ceux que vous lui avez déjà proposé. Dans ce cas, vous êtes toujours tenu de fournir au destinataire un accès à ses données personnelles et de le tenir informé que ses coordonnées sont utilisées à des fins de démarchage commercial.

Ces règles s’appliquent à toute forme de récolte de données personnelles, à savoir : géolocalisation, cookies, traceurs divers en ligne, etc.

Comment constituer un fichier de prospection B2B conforme au RGPD ?

Les 3 principales règles à respecter pour constituer un fichier de prospection B2B conforme au RGPD sont :

  • Règle n°1 : le principe de l’intérêt légitime vous autorise à démarcher un professionnel sans avoir obtenu son consentement préalable, en utilisant son adresse email professionnelle notamment ;
  • Règle n°2 : dans vos messages, vous êtes cependant tenu d’informer le destinataire que son adresse est utilisée à des fins de prospection ;
  • Règle n°3 : dans vos messages, vous devez fournir au destinataire un accès sécurisé et personnel à ses données afin qu’il puisse exercer son droit d’opposition et de retrait de votre fichier de prospection.

Ces règles ne s’appliquent pas aux adresses emails professionnelles génériques de type "contact@nomsociete.fr", "commande@nomsociete.fr" : il s’agit ici de données de personnes morales au regard de la loi.

Source : "La prospection commerciale par courrier électronique", site de la CNIL, mars 2018.

Location ou achat de fichiers : la puissance et la précision du Big Data

L’achat de base de données clients, l’achat de fichier entreprise ou la location d’adresse emails sont des pratiques pertinentes utilisées depuis un moment.

Aujourd’hui, certaines de ces bases de données en ligne sont devenues des outils performants pour constituer un fichier de prospection ultra ciblé en B2B comme en B2C.

Vous pouvez aujourd’hui utiliser ces outils pour créer votre propre base de données qualifiée (certains préfèrent utiliser le terme base de données de qualité) avec un nombre de critères incroyables pour :

  • la location d’un fichier d’adresse postale concernant une zone géographique précise,
  • détecter les signaux d’affaires émis par les entreprises sur le web,
  • avoir une vision globale d’un marché en identifiant ses acteurs,
  • sélectionner par exemple toutes les ETI, ou uniquement les PME,
  • restreindre votre recherche à un secteur en particulier,
  • cibler une tranche d’âge précise, dans un corps de métier spécifique,
  • s’adresser à des particuliers ayant un animal de compagnie,
  • qualifier avec une précision redoutable des comptes clés sur votre marché,
  • etc.

Ces bases de données présentent plusieurs avantages :

  • les informations sont maintenues à jour,
  • les possibilités de croisement entre différents critères sont pratiquement infinies,
  • le ciblage est ultra précis,
  • vous ne ciblez que des contacts qui ont donné leur consentement (B2C),
  • vous gagnez un temps précieux sur la qualification de profils pertinents.

Lorsque vous achetez un fichier client pour constituer votre base de données BtoC ou BtoB, le prix varie en fonction du nombre de critères souhaités.

La création de sa propre base de prospects

Il est tout à fait possible de créer soi-même son fichier de prospection. Selon votre budget et le temps que vous souhaitez y consacrer, vous avez la possibilité d’utiliser les approches suivantes.

Récolter les informations de contact sur son site internet

La démarche est la suivante : vous attirez des visiteurs sur votre blog en publiant régulièrement du contenu, des articles qui intéressent et qui aident les prospects que vous ciblez.

Votre contenu doit répondre aux questions qu’ils se posent et être optimisé pour le référencement naturel dans les moteurs de recherche de type Google.

Dans chacun de vos articles (ou seulement dans certains), vous pouvez proposer des e-books, des livres blancs, ou d’autres formats de guide à télécharger de manière contextualisée, c’est-à-dire en rapport avec le sujet abordé dans votre article.

Pour le télécharger, l’internaute doit remplir un formulaire et laisser ses coordonnées. Ces formulaires en ligne vous permettent de récolter par vous-même des contacts qualifiés. Il faut bien entendu respecter les règles du RGPD et mettre une case non pré cochée pour obtenir le consentement de la personne.

Cette technique fonctionne vraiment si votre contenu est utile et à une valeur d’usage pour vos lecteurs :

  • vos articles permettent d’une part aux lecteurs de répondre à leurs préoccupations,
  • d’autre part les font mûrir dans leur parcours d’achat.

Avantage de taille : vous ne récolterez que des contacts qualifiés, en rapport avec les sujets abordés dans vos articles de blog !

Utiliser son réseau personnel ou professionnel

Créez votre propre fichier de prospects en faisant jouer votre réseau : vous pouvez informer votre réseau personnel ou professionnel de votre nouvelle activité, sans intention de vendre, bien entendu.

Les amis de vos amis peuvent devenir facilement vos amis : les gens adorent recommander un professionnel, un produit, un service, une expertise, surtout si la qualité est au rendez-vous, et surtout si c’est pour rendre service à un ami tel que vous.

Faites jouer la bienveillance de vos relations : le bouche-à-oreille marche bien lorsqu’il est propagé par des relations de confiance, comme les membres d’un réseau professionnels notamment.

Les personnes intéressées — car il s’agit bien d’intéresser les prospects faisant partie de votre public cible — pourront revenir vers vous et par exemple visiter votre site et s’inscrire d’elles-mêmes en donnant leur consentement.

Vous pouvez ainsi constituer votre fichier email de particuliers gratuitement, ou une base de prospects B2B.

Avertissement : il est formellement interdit de collecter des adresses emails de particuliers sur des des forums de discussion ou des sites internet.

Constituer son fichier de prospection B2B avec le Webtracking

Une solution de webtracking B2B vous permet d’identifier les prospects B2B qui visitent les pages web de votre site et de réagir en observant leurs comportements.

Au moyen d’un tracker de site, la solution piste les cookies, l’adresse IP associée à un visiteur professionnel. Vous pouvez ainsi identifier chaque lead B2B : l’intelligence artificielle de la solution effectue des rapprochements en temps réel avec une base de données B2B pour restituer leurs informations de contacts.

En observant le comportement d’un professionnel sur votre site, vous détectez ses centres d’intérêt, mais aussi à quelle étape il se trouve dans le parcours d’achat.

Vous pouvez ainsi lui proposer par email du contenu approprié, du contenu qui va le faire mûrir dans sa réflexion jusqu’à la décision d’achat.

Constituer sa liste de prospects B2C avec le Retargeting

La démarche consiste à proposer un message aux internautes qui ont visité votre site internet puis l’ont quitté pour se rendre sur un autre site ou une plateforme en ligne sans avoir effectué d’action positive pour votre business.

En utilisant des solutions publicitaires de retargeting telles que Google Adwords, Facebook Ads, YouTube, etc., il est possible de cibler les visiteurs de votre site pour leur proposer des messages complémentaires comme un guide, une offre promotionnelle, un webinar en rapport avec le sujet abordé sur la page web à laquelle ils ont été exposés sur votre site, etc.

En cliquant sur la publicité, l’internaute est redirigé sur une de vos pages web contenant l’offre ou le contenu de votre choix, accompagné d’un formulaire de récolte de données.

À vous d’être créatif pour intéresser votre futur prospect comme il se doit !

Les différents outils de prospection

Nous vous présentons ici une sélection d’outils et de logiciels performants pour constituer votre fichier de prospection, dont certains sont indispensables pour maintenir la qualité de vos données en permanence.

Les CCI pour cibler les entreprises en France

Les CCI (Chambres de Commerce et d’Industrie), bien connues des créateurs ou repreneurs d’entreprises, constituent un annuaire des entreprises françaises.

C’est une base qualifiée consacrée à l’achat de fichier B to B : 2,5 millions d’entreprises y sont recensées, avec des informations mises à jour régulièrement.

Vous avez la possibilité d’acheter un fichier d’entreprises françaises, puis de le télécharger au format .CSV ou .xls (Excel 97) (informations au 3 mai 2018).

Aperçu de la recherche multicritères du CCI Webstore en image (capture d’écran du 3 mai 2018) :

Achat de fichier b to b avec le CCI webstore

Corporama, la base de données B2B intelligente

Voici l’une des références en matière d’intelligence commerciale — qui a déjà séduit plus de 2 000 directeurs marketing et commerciaux de PME et ETI — à découvrir d’urgence dans la vidéo ci-dessous :
 

La solution Corporama vous permet :

  • de qualifier une base de prospects B2B sur 25 critères en croisant les données de 11 millions de contacts professionnels avec 60 000 sources d’informations ;
  • de recevoir quotidiennement les prospects les plus chauds. Il s’agit d’une solution de predictive lead scoring : la solution détecte les signaux d’affaires et déclenche automatiquement une alerte qui est envoyée aux commerciaux pour prises de contact personnalisées ;
  • de communiquer avec votre CRM, pour importer et exporter les prospects et tenir les informations à jour dans votre solution de gestion de la relation client.

Visiblee, solution de webtracking B2B

Visiblee est une solution de webtracking B2B qui permet aux PME et ETI :

  • d’identifier un visiteur sur votre site internet et d’obtenir ses informations de contacts. Visiblee va chercher les informations dans des sources externes telles que des bases de données B2B ;
  • d’observer le comportement de chaque visiteur pour détecter les leads les plus chauds ou les plus froids, et segmenter votre base de prospection ;
  • de mettre en place une campagne de prospection adaptée pour éduquer et faire mûrir le prospect froid en poussant des messages et contenus adaptés, appelée campagne de lead nurturing ;
  • de vous concentrer sur les leads les plus chauds grâce au ciblage comportemental.

Aperçu de la solution en vidéo :
 

Le logiciel CRM pour gérer son fichier de prospects

Nous l’avons vu plus haut : pour effectuer une prospection commerciale efficace, il est essentiel de maintenir les données et l’historique lié à un contact à jour.

Ceci permet à l’ensemble des collaborateurs concernés de disposer de la même information liée à un contact, qu’il soit prospect ou client (facturation, support client, étapes dans le parcours d’achat, etc.).

La mise à jour des données sur un fichier Excel est dépassée et source d’erreurs. Les logiciels CRM vous permettent de gérer votre fichier de prospection, d’organiser votre démarchage et de disposer d’un espace de travail collaboratif qui fait gagner du temps et en productivité aux commerciaux, au service marketing, mais également à toute l’entreprise.

Voici quelques solutions CRM pour illustrer les capacités d’un tel outil.

Teamleader, CRM intégrant la gestion de projet

Les TPE et PME en devenir comme les startups et entreprises high-tech apprécient les fonctionnalités collaboratives de la solution comme les agendas partagés, la gestion des tâches et des appels et les outils de planification, qui viennent s’ajouter aux fonctionnalités du module CRM (devis, gestion des opportunités commerciales, tableau de bord, reporting).

Aperçu du CRM Teamleader en vidéo :
 

Axonaut, mariage réussi du CRM avec un ERP

Certaines PME se tournent vers Axonaut car elles souhaitent disposer d’un outil capable de centraliser toutes les données de l’entreprise tout en étant fonctionnel pour tous les métiers : commerciaux, ressources humaines, gestion administrative, gestion de la trésorerie, et fonctionnalités organisationnelles qui procurent un gain de temps précieux.

Aperçu du logiciel Axonaut en vidéo :

Sellsy CRM et support client : les ETI lui disent merci

Et il y a de quoi : elles disposent d’un outil 2 en 1 pour prospecter et fidéliser leurs clients. À noter : l’outil de facturation historique de l’éditeur intégré au CRM pour simplifier la gestion commerciale.

Par ailleurs, les fonctionnalités destinées au support client génèrent un gain de productivité immédiat ; on peut par exemple citer un outil de ticketing qui permet de suivre les incidents et les demandes, une gestion fluide et collaborative des tickets, l’automatisation des réponses avec des modèles personnalisables, etc.

Présentation de Sellsy CRM et Support Client en vidéo :

10 conseils pour transformer sa liste de prospects en fichier clients

👉 Conseil n°1 : Soyez intéressant avant d’être intéressé. Parlez de votre prospect, abordez les sujets qui le préoccupent, apportez-lui des réponses concrètes à ses questionnements ;

👉 Conseil n°2 : Mettez-vous à la place de votre prospect. Observez les pages web visitées, les contenus qui suscitent le plus d’engouement, le plus de désintérêt ;

👉 Conseil n°3 : Ajoutez de la chaleur humaine. Une communication réussie est une relation ; faire ressortir les aspects humains permet de tisser une relation plus authentique, donc plus forte et durable ;

👉 Conseil n°4 : Proposez des contenus de qualité, voire des contenus exclusifs réservés à vos abonnés. Suscitez l’envie, les contacts qualifiés viendront vers vous !

👉 Conseil n°5 : Respectez la confiance qu’un prospect vous accorde en laissant ses coordonnées. Attention à ne pas provoquer la déception avec les contenus que vous proposez en téléchargement, restez « focus » sur les centres d’intérêt de vos prospects ; mieux vous donnerez, mieux vous en apprendrez sur vos prospects ;

👉 Conseil n°6 : Segmentez ! Plus vos messages et vos offres sont personnalisés, mieux vous correspondez aux centres d’intérêt et aux attentes de vos différents prospects ;

👉 Conseil n°7 : Questionnez-vos prospects. Demandez-leur à quelle fréquence ils souhaitent recevoir votre newsletter notamment. Autant s’adapter pour mieux leur plaire plutôt que de les bombarder chaque jour, non ?

👉 Conseil n°8 : Offrez des bonus, des petits cadeaux qui entretiennent « l’amitié ». Après tout pourquoi vous « offriraient-ils » leurs données gratuitement ?

👉 Conseil n°9 : Ne présumez pas que vous, humain, puissiez effectuer la même charge de travail qu’un outil informatisé sans effectuer d’erreur ;

👉 Conseil n°10 : Vendez au bon moment, à la bonne personne avec la bonne offre. Détectez le degré de maturité du prospect et saisissez le moment où il est mûr pour l’achat, pas avant, vous le feriez fuir.

 

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