Comment créer un fichier de prospection de qualité ?

Le fichier de prospection commerciale B to B ou B to C est une base de données de prospects qualifiés ou à qualifier. Cette différence fait toute la qualité d’un fichier prospects pour les entreprises. En effet, bien connaître le prospect est crucial pour détecter les intentions d’achats et ainsi concentrer les efforts commerciaux sur les prospects à fort potentiel de vente. Nous avons réuni tout ce que vous devez savoir pour constituer votre fichier de prospection :

La réponse peut paraître évidente, et pourtant : si la définition de base d’un fichier de prospection est « une liste de clients potentiels », on remarque que la définition peut varier, d’une entreprise à l’autre, et devenir beaucoup plus complète et complexe qu’il n’y paraît. Développons le sujet.

Un fichier de prospection ou fichier de prospect est une liste de personnes susceptibles d’acheter des produits ou des services. Ces personnes sont appelées prospects.

Dans un fichier, on peut trouver à minima une liste de prospects à contacter, ou plusieurs listes de clients potentiels différentes, classées en fonction de critères différents qui varient selon le produit ou service qu’une entreprise vend.

Exemples de critères de qualification d’un prospect dans un fichier B to B :

• nom, prénom,
• âge,
• sexe,
• nom de l’entreprise,
• adresse du site internet de la société,
• adresse postale de l’entreprise,
• intitulé du poste,
• responsabilités dans l’entreprise,
• adresse email professionnelle,
• numéro de téléphone professionnel,
• la situation financière de l’entreprise,
• la position de l’entreprise sur son marché,
• ses concurrents,
• les besoins de l’entreprise, •, etc.

Avant l’arrivée des nouvelles technologies de communication et informatiques, le fichier était constitué à la main, voire tapé sur une machine à écrire et était conservé sur des supports papiers.

Puis est venue la suite bureautique et le tableau de bord de prospection Excel, améliorant la constitution d’une base de données client, mais difficiles à mettre à jour et propices à de nombreuses erreurs.

Aujourd’hui, grâce aux logiciels SaaS (fonctionnement en ligne) et la démocratisation de l’utilisation d’internet, les fichiers de prospection sont créés, loués, achetés, mis à jour, et enrichis de manière informatisée, voire automatisée dans certains cas.

On utilise souvent le terme fichier de prospection commerciale ou fichier client pour exprimer la démarche de vente ; c’est juste, mais incomplet :

• La base de données informatisée de contacts qualifiés sert effectivement aux commerciaux à prospecter, c’est-à-dire à contacter des personnes dont on a identifié un potentiel de vente ;
• Il faut préciser que le besoin auquel correspond le service ou le produit a été exprimé et identifié auprès de ces contacts, soit par une campagne marketing, soit par une prise de contact préalable (appel à froid, formulaire en ligne, SMS, etc.) et c’est ce point qui fait toute la différence.

La règle est de conserver la qualité de votre base de données destinée à la prospection commerciale, notamment sur tous les points suivants :

• des informations de contacts à jour,
• pas de doublons dans le fichier,
• pas de données erronées,
• des sources d’informations fiables où puiser les données,
• des critères de qualification pertinents pour votre activité,
• un suivi et un historique rigoureux des échanges avec chaque contact (appels, rencontres, etc.),
• un fichier accessible à tous les collaborateurs concernés dans l’entreprise, même en déplacement,
• un fichier où les collaborateurs peuvent mettre à jour les données en temps réel,
• la séparation des prospects qualifiés, des leads non qualifiés et des clients dans des fichiers distincts,
• une segmentation en fonction de la situation dans le parcours d’achat.

Pour qu’une liste de prospection soit efficace et licite, elle doit également avoir été constituée en respectant les règles du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) : l’accent est mis sur la protection des données personnelles et le respect de la vie privée des personnes.

Il est tout à fait possible de créer soi-même son fichier de prospection. Selon votre budget et le temps que vous souhaitez y consacrer, vous avez la possibilité d’utiliser les approches suivantes.

La démarche est la suivante : vous attirez des visiteurs sur votre blog en publiant régulièrement du contenu, des articles qui intéressent et qui aident les prospects que vous ciblez.

Votre contenu doit répondre aux questions qu’ils se posent et être optimisé pour le référencement naturel dans les moteurs de recherche de type Google.

Dans chacun de vos articles (ou seulement dans certains), vous pouvez proposer des e-books, des livres blancs, ou d’autres formats de guide à télécharger de manière contextualisée, c’est-à-dire en rapport avec le sujet abordé dans votre article.

Pour le télécharger, le futur client doit remplir un formulaire et laisser ses coordonnées. Ces formulaires en ligne vous permettent de récolter par vous-même des contacts qualifiés. Il faut bien entendu respecter les règles du RGPD et mettre une case non précochée pour obtenir le consentement de la personne.

Cette technique fonctionne vraiment si votre contenu est utile et à une valeur d’usage pour vos lecteurs :

• vos articles permettent d’une part aux lecteurs de répondre à leurs préoccupations,
• d’autre part les font mûrir dans leur parcours d’achat.

Avantage de taille : vous ne récolterez que des contacts qualifiés, en rapport avec les sujets abordés dans vos articles de blog ! Ces informations, utiles à la qualification du prospect, ont pour but de déterminer s’il fait partie de la cible.

Créez votre propre fichier de prospects en faisant jouer votre réseau : vous pouvez informer votre réseau personnel ou professionnel de votre nouvelle activité, sur un réseau comme LinkedIn par exemple.

Les amis de vos amis peuvent devenir facilement vos amis : les gens adorent recommander un professionnel, un produit, un service, une expertise, surtout si la qualité est au rendez-vous, et surtout si c’est pour rendre service à un ami tel que vous.

Faites jouer la bienveillance de vos relations : le bouche-à-oreille marche bien lorsqu’il est propagé par des relations de confiance, comme les membres d’un réseau professionnels notamment.

Les personnes intéressées — car il s’agit bien d’intéresser les prospects faisant partie de votre public cible — pourront revenir vers vous et par exemple visiter votre site et s’inscrire d’elles-mêmes en donnant leur consentement.

Vous pouvez ainsi constituer votre fichier email de particuliers gratuitement, ou une base de prospects B2B.

Avertissement : il est formellement interdit de collecter des adresses email de particuliers sur des forums de discussion ou des sites internet.

Une solution de webtracking B2B vous permet d’identifier les prospects B2B qui visitent les pages web de votre site et de réagir en observant leurs comportements.

Au moyen d’un tracker de site, la solution piste les cookies, l’adresse IP associée à un visiteur professionnel. Vous pouvez ainsi identifier chaque lead B2B : l’intelligence artificielle de la solution effectue des rapprochements en temps réel avec une base de données B2B pour restituer leurs informations de contacts.

En observant le comportement d’un professionnel sur votre site, vous détectez ses centres d’intérêt, mais aussi à quelle étape il se trouve dans le parcours d’achat.

Vous pouvez ainsi lui proposer par email du contenu approprié, du contenu qui va le faire mûrir dans sa réflexion jusqu’à la décision d’achat.

La démarche consiste à proposer un message aux internautes qui ont visité votre site internet puis l’ont quitté pour se rendre sur un autre site ou une plateforme en ligne sans avoir effectué d’action positive pour votre business.

En utilisant des solutions publicitaires de retargeting telles que Google Adwords, Facebook Ads, YouTube, etc., il est possible de cibler les visiteurs de votre site pour leur proposer des messages complémentaires comme un guide, une offre promotionnelle, un webinaire en rapport avec le sujet abordé sur la page web à laquelle ils ont été exposés sur votre site, etc.

En cliquant sur la publicité, l’internaute est redirigé sur une de vos pages web contenant l’offre ou le contenu de votre choix, accompagné d’un formulaire de récolte de données.

À vous d’être créatif pour intéresser votre futur prospect comme il se doit !

L’achat de base de données client, l’achat de fichier entreprise ou la location d’adresses email sont des pratiques pertinentes utilisées depuis un moment.

Aujourd’hui, certaines de ces bases de données en ligne sont devenues des outils performants pour constituer un fichier de prospection ultra ciblé en B2B comme en B2C.

Vous pouvez aujourd’hui utiliser ces outils pour créer votre propre base de données client qualifiée (certains préfèrent utiliser le terme base de données de qualité) avec un nombre de critères incroyables pour :

• la location d’un fichier d’adresse postale concernant une zone géographique précise,
• détecter les signaux d’affaires émis par les entreprises sur le web,
• avoir une vision globale d’un marché en identifiant ses acteurs,
• sélectionner par exemple toutes les ETI, ou uniquement les PME,
• restreindre votre recherche à un secteur en particulier,
• cibler une tranche d’âge précise, dans un corps de métier spécifique,
• s’adresser à des particuliers ayant un animal de compagnie,
• qualifier avec une précision redoutable des comptes clés sur votre marché,
• etc.

Ces bases de données présentent plusieurs avantages :

• les informations sont maintenues à jour,
• les possibilités de croisement entre différents critères sont pratiquement infinies,
• le ciblage est ultra précis,
• vous ne ciblez que des contacts qui ont donné leur consentement (B2C),
• vous gagnez un temps précieux sur la qualification de profils pertinents.

Lorsque vous achetez un fichier client pour constituer votre base de données BtoC ou BtoB, le prix varie en fonction du nombre de critères souhaités.

Nous vous présentons ici une sélection d’outils de prospection et de logiciels performants pour constituer votre fichier de prospection, dont certains sont indispensables pour maintenir la qualité de vos données en permanence.

Voici l’une des références en matière d’intelligence commerciale — qui a déjà séduit plus de 2 000 directeurs marketing et commerciaux de PME et ETI — à découvrir d’urgence dans la vidéo ci-dessous :

La solution Corporama vous permet :

• de qualifier une base de prospects B2B sur 25 critères en croisant les données de 11 millions de contacts professionnels avec 60 000 sources d’informations ;

• de recevoir quotidiennement les prospects les plus chauds. Il s’agit d’une solution de predictive lead scoring : la solution détecte les signaux d’affaires et déclenche automatiquement une alerte qui est envoyée aux commerciaux pour prises de contact personnalisées ;

• de communiquer avec votre CRM, pour importer et exporter les prospects et tenir les informations à jour dans votre solution de gestion de la relation client.

Découvrez Kestio, la plateforme qui vous accompagne dans l’amélioration des performances commerciales et marketing de votre société.

La plateforme Kestio vous permet :

• d’être aidé dans l’élaboration de votre fichier de prospection (critères de données, coordonnées, etc.),
• d’accéder en illimité aux ressources et outils et d'échanger en live avec leur équipe d’experts,
• de profiter d’un accompagnement d’experts dans l’optimisation de votre stratégie commerciale.

Aperçu de la solution en vidéo :

Visiblee est une solution de webtracking B2B qui permet aux PME et ETI :

• d’identifier un visiteur sur votre site internet et d’obtenir ses informations de contacts. Visiblee va chercher les informations dans des sources externes telles que des bases de données B2B ;

• d’observer le comportement de chaque visiteur pour détecter les leads les plus chauds ou les plus froids, et segmenter votre base de prospection ;

• de mettre en place une campagne de prospection adaptée pour éduquer et faire mûrir le prospect froid en poussant des messages et contenus adaptés, appelée campagne de lead nurturing ;

• de vous concentrer sur les leads les plus chauds grâce au ciblage comportemental.

Nous l’avons vu plus haut : pour effectuer une prospection commerciale efficace, il est essentiel de maintenir les données et l’historique lié à un contact à jour.

Ceci permet à l’ensemble des collaborateurs concernés de disposer de la même information liée à un contact, qu’il soit prospect ou client (facturation, support client, étapes dans le parcours d’achat, etc.).

La mise à jour des données sur un fichier Excel est dépassée et source d’erreurs. Les logiciels CRM vous permettent de gérer votre fichier de prospection, d’organiser votre démarchage et de disposer d’un espace de travail collaboratif qui fait gagner du temps et en productivité aux commerciaux, au service marketing, mais également à toute l’entreprise.

Voici quelques solutions CRM (par ordre alphabétique) pour illustrer les capacités d’un tel outil.

Aperçu du logiciel Axonaut en vidéo :

Certaines PME se tournent vers Axonaut, car elles souhaitent disposer d’un outil capable de centraliser toutes les données de l’entreprise tout en étant fonctionnel pour tous les métiers : commerciaux, ressources humaines, gestion administrative, gestion de la trésorerie, et fonctionnalités organisationnelles qui procurent un gain de temps précieux.

Présentation de Sellsy CRM en vidéo :

Les entreprises disposent d’un outil complet pour prospecter et fidéliser leurs clients. 

Grâce à lui vous centralisez l’ensemble de vos interactions avec vos prospects et clients et disposez d’une vue pipeline dynamique pour traiter vos opportunités et maximiser vos chances de conclure des ventes.

Et pour accélérer votre cycle de vente, l’outil vous permet même de créer des devis personnalisés, de les transformer en un clic en factures et d’être directement payé en ligne.

Présentation de Simple CRM en vidéo :

Le point fort de cette solution est son intelligence artificielle HaPPi : la technologie détecte les forces et les faiblesses de votre entreprise, et permet aussi de générer des opportunités d’affaires en piochant sur le web des contacts à fort potentiel, pour les proposer à l’équipe commerciale, qui passe ainsi moins de temps à prospecter.

Mais elle a bien d'autres atouts : approche collaborative, veille commerciale, automatisation des actions marketing et des processus de vente, modules ERP, devis et facturation, gestion documentaire, etc. 

Aperçu du CRM Teamleader en vidéo :

Les TPE et PME en devenir comme les startups et entreprises high-tech apprécient les fonctionnalités collaboratives de la solution comme les agendas partagés, la gestion des tâches et des appels et les outils de planification, qui viennent s’ajouter aux fonctionnalités du module CRM (devis, gestion des opportunités commerciales, tableau de bord, reporting).