ERP négoce : quel logiciel choisir pour votre gestion d’entreprise ?

Dirigeant.e d’entreprise dans le secteur du commerce et de la distribution, vous souhaitez acquérir un logiciel ERP négoce ? Autrement dit, vous avez le projet d’implémenter un ERP spécialisé pour combler les besoins de votre métier et vous cherchez des clés pour prendre votre décision ? 

Un ERP (enterprise resource planning en anglais) est un outil informatisé destiné à gérer l’ensemble des processus opérationnels d’une entreprise. Également appelé progiciel de gestion intégrée (ou PGI), un ERP regroupe au sein d’une même application différents modules de gestion. De la gestion commerciale et relation client (CRM) à la gestion de stocks, en passant par la gestion des achats et la gestion des ventes, sans oublier la comptabilité et la production, il est conçu pour couvrir la totalité de vos besoins métiers.

Comment choisir le meilleur outil pour optimiser votre gestion d’entreprise ? Dans cet article, appvizer vous donne des éléments de réponse, en détaillant les critères de choix d’un ERP en ligne dédié aux métiers du négoce et en soulignant les intérêts son utilisation. Enfin, ne manquez pas notre sélection de logiciels en fin d'article pour vous guider dans le choix de la solution la plus adaptée à vos problématiques !

Véritable environnement de travail complet, l’outil vous permet de centraliser les informations en une plateforme unique. Les données sont gérées de manière centralisée dans une seule et même base de données, et les informations sont stockées en temps réel. Grâce à une vision à 360° de l’ensemble des flux (achats, ventes, comptabilité, production, stocks, etc.), vous pouvez superviser votre activité en un coup d’œil et faciliter votre prise de décision (CA, marges, trésorerie, etc.).

Un ERP propose généralement un vaste menu de modules, au choix, autour desquels vous pouvez structurer votre activité selon vos besoins spécifiques. Il est courant que ce logiciel intègre au minimum trois grandes fonctions, telles que les finances, la gestion commerciale ou la gestion de la production, mais le reste des modules essentiels sera à définir plus précisément autour de vos processus et problématiques.

Finie la complexité liée aux multiples parties prenantes ! Grâce à des processus simplifiés et plus directs, la perte d’informations est limitée :

• moins de risques de doublons ou d’erreurs,
• partage de données,
• agilité,
• meilleure communication interne,
• échanges fluidifiés entre clients et partenaires, etc.

Voilà autant d’avantages permis par un ERP qui permettent, au bout du compte, de gagner en productivité. Optimiser les processus, signifie également plus de temps à consacrer aux décisions stratégiques.

Non seulement un ERP vous fera gagner en temps et en productivité, mais il le fera sur la durée. Cette solution est pérenne, car elle offre des modules interconnectés et exactement adaptés à vos besoins, contrairement à l’utilisation de plusieurs outils inadaptés pouvant empêcher la bonne communication et la coordination entre les différents services. Le retour sur investissement de votre projet ERP pourra ainsi se traduire sur le long terme par des économies considérables.

Les éditeurs de logiciels SaaS vous permettent de sauvegarder vos données dans le cloud, à des niveaux de sécurité très élevés. Pas de risque de perte et sécurisation assurée : vous gagnez ainsi en sérénité et pouvez vous concentrer sur votre activité.

Le marché du négoce est vaste, avec une multitude d’acteurs et des activités différentes. L’intérêt que présente une solution dédiée au commerce/à la distribution est qu’elle est conçue spécialement pour les impératifs et les besoins de cette branche.

Destiné à maintenir la compétitivité de l’entreprise, l’outil possède notamment des fonctionnalités pour :

• optimiser les stocks,
• inventorier les articles,
• gérer l’ensemble des canaux de vente (point de vente, e-commerce, etc.),
• accélérer la gestion des règlements et des relances clients, etc.

B-appli synthétise les multiples avantages d’un ERP pour les métiers du négoce dans l’infographie ci-dessous :

Finalement, l’ERP adapté au secteur du négoce offre aux directions d’entreprise une vision claire et simple des éléments déterminants pour des prises de décision visant à la rentabilité de l’organisation.

Avec des activités variées (négoce de gros, négoce industriel, coopératives agricoles et vinicoles, etc.) et une pluralité de filières (bois, ameublement, matériaux de construction, combustibles, céréales, oléagineux, huiles, etc.), toutes les entreprises du négoce n’ont pas les mêmes attentes envers leur logiciel de gestion.

Quelles fonctionnalités privilégier ? Parmi les nombreux modules existants, il s’agira pour le dirigeant d’entreprise de veiller à s’équiper des éléments qui sont essentiels au bon fonctionnement de son organisation. Voici quelques exemples, à choisir et à adapter selon le type de votre activité :

• Gestion des achats : pour automatiser, planifier, et gérer les appels d’offre fournisseurs, les commandes et les achats ;
• Gestion des ventes : pour traiter toutes les informations relatives aux clients, de la création de son profil à la facturation : devis, commandes, bons de livraison et factures ;
• Outils de pilotage et d’analyse : pour comparer le chiffre d’affaires réel avec l’objectif défini, calculer les marges réalisées et les marges prévisionnelles ;
• Système de gestion d’entrepôt (WMS ou Warehouse Management System en anglais) : pour gérer l’ensemble des opérations d’un entrepôt de stockage, et notamment optimiser la préparation des commandes et leur expédition ;
• Gestion multidevise : pour booster ses opportunités à l’international grâce à une gestion flexible et simplifiée de plusieurs devises, des taux de change et des fluctuations monétaires. Les comptes bancaires peuvent également être gérés dans une monnaie étrangère ;
• Gestion de la traçabilité des lots et SSCC (numéro séquentiel de colis ou Serial Shipping Container Code en anglais) : pour suivre efficacement les numéros de lots dans les opérations d’expédition, de distribution et de réception ;
• Gestion des échanges EDI (échange de données informatisées ou Electronic Data Interchange en anglais) : pour faire communiquer les systèmes informatiques de différents partenaires commerciaux de manière automatisée et finalement améliorer les performances ;
• Solution disponible en mobilité : l’une des fonctionnalités les plus recherchées par les utilisateurs, pour utiliser l’outil n’importe où, et immédiatement.

Comment choisir son ERP ? Les piliers de la croissance des entreprises de négoce sont la vente, l’achat et la réalisation de bénéfices. Afin de leur donner la priorité et maximiser leur efficacité, ces entreprises ont tout intérêt à choisir une solution intégrée adaptée à leurs besoins, en incluant les caractéristiques détaillées ci-dessous.

L’outil choisi doit être ergonomique, afin d’offrir une grande facilité de prise en main : grâce à une interface fluide et intuitive, le temps de mise en œuvre dans les processus de travail existants sera optimisé. Ses utilisateurs doivent être opérationnels en peu de temps pour gagner en productivité rapidement.

Avec les nombreuses possibilités de modules à votre disposition, vous avez toutes les cartes en main pour créer une solution exhaustive, construite à l’image de vos processus. Veillez à ce que l’ensemble des modules répondent à vos besoins propres. Pour aller plus loin, vous pouvez également prendre en compte les intégrations proposées avec d’autres logiciels.

Solution à la carte, votre ERP doit être ajusté à vos propres processus (et non pas l’inverse). Il doit être paramétrable et modulable, afin de s’adapter au mieux à votre taille et à votre organisation, tout en reflétant ses workflows spécifiques.

L’ERP devra s’adapter à toutes les situations de mobilité. Avec une connexion internet et des identifiants utilisateurs, les données sont accessibles instantanément. L’accès doit être permis à partir de n’importe quel endroit et sans contrainte.

Déployé sur un serveur distant par l’éditeur, le logiciel est 100 % en ligne, c’est-à-dire qu’il est mis à disposition de l’utilisateur par le moyen d’une simple connexion internet. Fiable et performante, cette solution est également mise à jour régulièrement par les équipes techniques et offre une assistance technique pour répondre à toute problématique rencontrée par le client. Le mode SaaS permet de réduire significativement le budget de tout projet d’implémentation d’un ERP par rapport à un ERP on-premise (sur site).

© archipelia

Pour vous aiguiller dans votre choix, nous vous présentons ci-dessous notre sélection d’ERP parmi les plus performantes du marché. 

Conçu pour les commerçants, les e-commerçants, et les acteurs du négoce et de l’industrie, Archipelia est un logiciel ERP en mode SaaS qui offre aux petites et moyennes entreprises (de 10 à 500 utilisateurs) un large périmètre fonctionnel. Spécialisé notamment dans les métiers du négoce, il simplifie la circulation des flux d’informations entre les différents services de l’entreprise de façon automatisée et en temps réel. La gestion des données est intégrée afin que les informations soient consultables par tous les services selon des droits propres à chaque profil, sans ressaisies. Avec plus de 15 ans d’expertise, Archipelia édite, intègre et héberge son ERP SaaS en France.

Parmi ses nombreux avantages, on peut retenir :

• la gestion efficace des achats : génération automatique des commandes d’achat, contrôle de la conformité et de la qualité des réceptions fournisseurs, traçabilité des achats réceptionnés, etc. ;
• la simplification des process commerciaux : centralisation en temps réel des flux issus et à destination des canaux de vente, définition de règles tarifaires de vos catalogues d’articles, etc. ;
• l’optimisation de la logistique et des stocks : suivi des niveaux de stocks, limitation des risques de surstockage, transferts de stocks inter-entrepôts, etc. ;
• une connexion en temps réel avec des sites marchands, des marketplaces, des caisses mobiles ou tactiles ;
• un accompagnement complet : de la définition du besoin à la maintenance de l’outil, toutes les mises à jour, les nouvelles fonctionnalités et le support sont compris dans l’abonnement, et ne sont pas à ajouter en option. Le logiciel étant « multitenant » depuis l’origine, il est mis à jour gratuitement et très régulièrement chez tous les clients (de 12 à 20 fois par an).

En prime, deux outils sont connectés au socle en temps réel : POSia, une caisse tactile et mobile pour gérer les points de vente, et TCBia, une application de Terminal Code Barre compatible avec tous les périphériques pour la gestion des stocks, inventaires, réception, picking, etc., le tout « zéro papier ».

Logiciel de gestion en ligne destiné aux TPE et aux PME, Exact pour Commerce & Négoce interconnecte toutes les fonctions de votre activité de négoce et permet d’automatiser vos processus : gestion commerciale, gestion des commandes et des stocks, comptabilité, facturation, CRM, etc. Il offre un très haut niveau d’ergonomie et des fonctionnalités avancées pour un prix compétitif.

Les fonctionnalités d’Exact pour Commerce & Négoce comprennent, entre autres :

• des indicateurs clés et des tableaux de bord actualisés en temps réel : achats et ventes en cours, résultats, contrôle du chiffre d’affaires et des marges, etc. Vous pouvez personnaliser et définir les KPI que vous souhaitez contrôler et vous gagnez une vue d’ensemble sur votre activité ;
• la connexion de votre boutique en ligne : intégration avec d’autres applications comme la solution e-commerce Prestashop ;
• le suivi des stocks : définition des niveaux de stocks et d’alertes, définition de points de commande, envoi direct d’une marchandise du fabricant au client final ;
• une solution multisupport : un accès à tout moment, partout et depuis votre ordinateur, votre tablette ou votre smartphone à l’ensemble de vos données.

Plateforme de gestion en ligne, idylis.com permet aux TPE et aux PME de gérer l’ensemble de leur entreprise dans un environnement unique. Simple et personnalisable, elle propose des modules disponibles à la demande : comptabilité, CRM, gestion commerciale, etc. selon les besoins inhérents à leur activité. idylis.com répond intégralement aux besoins de gestion des sociétés de négoce et permet également l’intégration avec d’autres plateformes, notamment pour l’e-commerce et les points de vente.

Parmi les atouts du logiciel idylis.com, on peut souligner :

• un gain en efficacité dans votre gestion commerciale : devis, facturation, règlements clients, stocks en multi-dépôts, achats, gestion des déclinaisons d’articles (telles que les tailles et les couleurs), etc. ;
• la gestion de la comptabilité : déclaration TVA, immobilisations, partage des données avec votre expert-comptable, génération de la liasse fiscale, télédéclarations, etc. ;
• l’amélioration de la relation client : du suivi de la prospection à la conclusion de la vente, conservation de l’historique complet de vos échanges dans un seul outil ;
• le suivi de l’activité : statistiques et tableaux de bord graphiques accessibles en un clic.

Silog ERP est un ERP complet et modulaire qui couvre toutes les chaînes fonctionnelles d’une entreprise dans les secteurs de l’industrie et du négoce. Avec plus de 40 modules à votre disposition, le logiciel gère toutes les fonctions centrales de la PME : gestion des ventes, des achats, des stocks, de la production, comptabilité, maintenance, etc. Pour le pilotage stratégique de votre activité, Silog ERP comporte des outils de reporting et des fonctionnalités d’échange de données informatisées (EDI), facilitant la communication avec votre environnement informatique.

La couverture fonctionnelle de Silog ERP comporte notamment les catégories de modules suivants :

• la planification : planification des ressources, pilotage d’atelier et suivi de production automatisé ;
• la GPAO (gestion de la production assistée par ordinateur) : conception, planification des ressources, ordonnancement, enregistrement, traçabilité et contrôle des activités de production, etc. ;
• les finances : comptabilité générale ou analytique rapports financiers, tableaux de bord, etc. ;
• les métiers : gestion par affaire, plan directeur de production (PDP), gestion des devis techniques, traçabilité et gestion par lots des articles, etc. ;
• la communication : gestion documentaire, relation client (CRM), business intelligence, gestion des workflows, etc.

TRADE.EASY est un logiciel de gestion commerciale en ligne qui couvre tous les besoins des sociétés de négoce et de trading international. Il permet d’automatiser les processus tout en offrant un service de qualité aux clients : gestion commerciale, gestion des commandes, contrôle de la trésorerie, définition d’indicateurs de gestion, archivage de documents, etc. Grâce à une vue d’ensemble, le pilotage de votre activité est centralisé et optimisé. Outil multilingue et multidevise, il convient parfaitement aux entreprises travaillant à l'international.

TRADE.EASY est fondé sur 5 grands piliers :

• l’aide au commerce : une pro forma peut être établie en 3 minutes, ce qui dégage du temps aux commerciaux pour leurs négociations. Lorsqu’un deal est confirmé, des règles de gestion permettent de vérifier que tout est prêt pour son exécution ;
• le suivi logistique pour économiser 30 % du temps et gagner en rigueur d’exécution grâce à un tableau de suivi des commandes qui permet la mise à jour des ETD, ETA, numéro de BL, licences d’import, etc., la possibilité de notifier ses clients par email et un suivi automatisé des tâches ;
• la gestion de la trésorerie pour anticiper et gérer les pics et les creux de trésorerie : avec les soldes des comptes aspirés et les lignes de trésorerie calculées dans les commandes, vous disposez d’un estimatif pour les semaines à venir ;
• la préparation de la comptabilité : libérez du temps pour votre comptable et minimisez le risque d’erreur, notamment grâce au rapprochement des lignes de trésorerie avec les lignes de banques dans l’interface ;
• l’analyse, la business intelligence et le management : des indicateurs calculés en temps réel vous permettent de superviser l’activité de votre entreprise et de disposer de tableaux de reporting exportables pour réaliser des analyses précises.

Les entreprises de négoce ont des besoins différents des autres entreprises, alors pourquoi utiliser un ERP classique ?

Acquérir un ERP spécialisé et dédié à vos besoins métiers présente, nous l’avons vu, de nombreux avantages pour votre entreprise :

• vous bénéficiez d’indicateurs stratégiques (tableaux de bord, indicateurs, etc.) pour une vision 360° et un pilotage en temps réel de votre activité ;
• vous maîtrisez mieux vos coûts (notamment grâce à des besoins réduits en formation pour la prise en main d’un outil central plutôt que plusieurs) ;
• vous optimisez vos processus, notamment en fluidifiant les échanges ;
• vous réduisez vos temps de déploiement avec un ERP en mode SaaS : les paramétrages sont facilités et modifiables et la solution est évolutive.

En définitive, la solution intégrée et adaptée aux métiers du négoce que vous choisirez devra gérer toutes les fonctions, et exclusivement celles, dont vous avez besoin. Elle devra également proposer une simplification des flux d’informations entre les différents services, afin d’assurer la rentabilité et la pérennité de votre entreprise.

Vous disposez désormais des meilleures pistes pour orienter votre choix : à vous de tester pour finalement sélectionner l’outil qui vous conviendra le mieux ! 

Que pensez-vous de l’utilisation d’un ERP spécialisé dans la gestion quotidienne de votre entreprise ? Apporte-t-elle, selon vous, une réelle valeur ajoutée à votre business ?