Comment assurer la cohésion des équipes internationales ?

Lorsque les entreprises se développent, il devient presque inévitable d’ouvrir des bureaux avec des équipes hors du siège social, voire à l’étranger. Selon des études récentes, 63 % des entreprises américaines ont aujourd’hui des salariés en télétravail, qui ne sont quasiment jamais présents physiquement au bureau. Bien que cette tendance soit moins répandue en France, ce chiffre ne cesse de croître et concerne déjà 29 % des salariés français (source : L’Express, 2019).

Cette tendance à disperser des équipes, tant au niveau national qu'international, signifie qu’aujourd’hui il est plus important que jamais d’assurer la cohésion des membres de l'équipe au sein d’une entreprise, de les aligner sur la culture de l'entreprise et de les orienter vers les mêmes objectifs.

Ainsi, les entreprises doivent chercher à créer un environnement transparent, dans lequel les informations sont accessibles par tous les collaborateurs, quel que soit l'endroit où ils se trouvent physiquement. Cette façon de travailler stimule la motivation et la productivité, et garantit un langage et une vision commune à toutes les équipes à travers le monde.

Comment y parvenir ? Découvrez les 5 avantages d’un logiciel de gestion de projet pour les équipes dispersées !

Le nombre de logiciels utilisés pour gérer et organiser notre travail se multiplie chaque année. Plus une entreprise grandit, plus elle utilise de logiciels. Aujourd’hui, une PME utilise en moyenne 20 logiciels SaaS. Les entreprises de 251 à 1 000 salariés en utilisent 124 en moyenne. Chaque équipe ou site se sert de l'outil de son choix, ce qui crée une nouvelle réalité au travail : le travail en silos.

Pour que les équipes internationales travaillent ensemble de manière fluide, il est intéressant d’adopter un seul et même outil pour l'ensemble de l'entreprise. Un logiciel de gestion des tâches est une excellente solution pour centraliser les informations et effacer les frontières physiques. Supposons qu’un collaborateur ait besoin d'une information précise, au lieu d'attendre qu'une personne d'un autre fuseau horaire se réveille et la lui fournisse, il peut la trouver directement dans ce type de logiciel.

La flexibilité de ces outils permet de gérer de façon efficace et visuelle, à partir d'un seul endroit, aussi bien les processus de haut niveau de l'entreprise, comme la planification de votre feuille de route, la définition des politiques de l'entreprise et la formation des nouveaux collaborateurs, que le travail à l’échelle d’une équipe.

monday.com est un exemple d’un de ces logiciels. Grâce aux modules fournis, vous pouvez créer des tableaux pour gérer chaque processus, et même connecter plusieurs tableaux pour créer des flux de travail complets. Vous pouvez considérer un tableau comme une version plus intelligente et plus visuelle qu’une feuille de calcul.

Il existe une infinité de méthodes pour créer des tableaux destinés à suivre n'importe quel processus, projet ou tâche. De la planification d'un calendrier de contenu au suivi des bugs, de la gestion des propriétés aux demandes créatives, le travail de chaque équipe peut être géré sur une seule plateforme !

Comme les forums sont par défaut visibles par chaque utilisateur peu importe où il se trouve, il peut se tenir au courant de l'état actuel de chaque projet ou tâche, voir qui en est responsable et les discussions autour du sujet.

Cette approche centralisée et fluide du partage de l'information est la première étape vers un environnement de travail transparent.

De plus en plus d'équipes abandonnent les emails comme principal moyen de communication interne. Avec tous les problèmes qu'ils attirent (limitation des personnes qui voient les conversations, problèmes de recherche et de partage de fichiers, pour n'en citer que quelques-uns), les équipes cherchent aujourd’hui de nouveaux moyens de communication.

L'utilisation d'une plateforme collaborative pour communiquer à la fois au sein de son équipe et avec le reste de l'entreprise permet d’avoir une communication centralisée. Avec monday.com, lorsque vous cliquez sur chaque élément d'un tableau, le logiciel fait apparaître la section des mises à jour pour la communication. Lorsque vous @mentionnez des personnes, des équipes, ou tout utilisateur du compte, des messages sont envoyés en temps réel. Les conversations prennent forme autour d’un sujet traité, ce qui signifie qu'elles peuvent être facilement retrouvées plus tard.

De plus, il est plus pratique d'utiliser un seul outil pour la communication interne de l'entreprise, que ce soit pour faire le point sur les changements apportés à un produit, pour fournir des mises à jour hebdomadaires de chaque service ou de votre site, ou pour discuter de sujets spécifiques avec tous les utilisateurs. En réalisant des tableaux, chaque utilisateur sera sur la même longueur d'onde, quel que soit son lieu de travail !

Communiquer avec une équipe sur chaque petit changement peut prendre beaucoup de temps et occuper les heures limitées de votre journée. À l’aide d’une plateforme collaborative, vous automatisez la communication au sein de votre entreprise et gagne énormément de temps.

Imaginez que vous changiez la date d'échéance d'un projet ou d'une tâche, vous n’avez pas besoin de le rappeler à chaque collaborateur, présent ou non au bureau avec vous, car un outil automatisé le fait pour vous. Cette façon de communiquer avec les membres de l'équipe est l'avenir du travail productif et assure que les personnes travaillant au niveau international soient toujours bien informées.

L'utilisation d'un logiciel de gestion de projets ne remplacera probablement pas tous les autres logiciels utilisés par les équipes de votre entreprise - et c'est normal.

L'intégration des outils utilisés par chaque équipe avec votre logiciel de gestion de projets centralise les données de tous les autres logiciels. C'est le meilleur moyen de maintenir le lien entre plusieurs équipes et d'éviter des conflits au travail.

Ces données peuvent ensuite être consultées et utilisées par tous les membres de l'entreprise. Cela permet de partager les connaissances et d'aider les membres de votre équipe à comprendre comment leur travail s'inscrit dans un cadre plus large.

Les données peuvent ensuite être analysées et faire l'objet de rapports, en utilisant plusieurs vues.

Donner à tous les membres de votre entreprise, en particulier aux managers, la possibilité de suivre visuellement, en un coup d’oeil, l’avancement des tâches et des projets est essentiel pour une stratégie internationale.

Il est probable que votre outil de gestion de tâches soit rempli de tellement d’informations que les dirigeants ne voudront souvent voir que le résultat final, sans les détails. En rassemblant toutes les données et en obtenant des informations pertinentes, chacun pourra se concentrer sur les objectifs et s'assurer qu'ils sont toujours atteints.

De tels rapports peuvent être réalisés facilement, grâce aux tableaux de bord personnalisables, construits à partir de multiples widgets tels que des graphiques, des chiffres, le suivi des progrès et la répartition de la charge de travail pour montrer les informations importantes en temps réel. Ils offrent un moyen simple et très visuel d’analyser des données complexes et de comprendre d'un seul coup d'œil la situation de l’entreprise.

En conclusion, l'utilisation d'un logiciel de gestion de tâches collaboratif aide les entreprises ayant des équipes internationales à travailler plus intelligemment. Cela signifie qu'il existe une seule source d’informations fiable pour toute une organisation, de sorte que, quel que soit le service dans lequel vous travaillez ou l'endroit où vous vous trouvez, vous pouvez toujours être au fait de ce qu’il se passe.

Les décisions sont prises plus rapidement et les équipes peuvent se déplacer plus vite car les malentendus sont évités. La communication se fait en un seul endroit et les notifications sur les changements et les mises à jour de statut peuvent même être automatisées, de sorte que les personnes concernées soient toujours informées. Ces cinq conseils sont un excellent point de départ pour toute entreprise qui souhaite réussir à travailler avec des équipes internationales.

Article sponsorisé. Les contributeurs experts sont des auteurs indépendants de la rédaction d’appvizer. Leurs propos et positions leur sont personnels.