Les 5 clés du succès de la gestion de projets

Développer un projet n’est pas de tout repos. Date butoir à respecter, tâches interminables, stress… En plus de vous demander du temps, des imprévus perturberont sûrement votre route.

Mais pas de panique, il existe des méthodes simples pour aborder la gestion de projet de la meilleure des façons possibles pour créer un projet qui vous ressemble et rempli de succès !

1. Qu’est-ce qui doit être fait ? : les tâches à réaliser pour atteindre l’objectif du projet.
2. Quand cela doit-il être fait et dans quel ordre ? : les points de départ et de fin, ainsi que l’ordre dans lequel les différentes tâches doivent être effectuées.
3. Quelle est la vision du projet ? : fixez des étapes-clés, des phases définies de votre projet lié à un budget cible et le résultat attendu pour planifier comme il se doit !

Les grands chefs de projet sont de grands communicants. Ils savent :

• comment définir des objectifs précis,
• expliquer clairement les tâches d’une façon qui permet à tous les membres de l’équipe et leur faire savoir immédiatement ce qu’on attend d’eux,
• satisfaire le client ou le demandeur avec des résultats concrets.

La plupart des projets échouent à cause d’une mauvaise communication. En communiquant promptement et clairement, le chef de projet garde un contrôle étroit sur le projet tout en renforçant sa crédibilité et en favorisant l’engagement.

Les grands chefs de projet sont fermes et sympathiques à la fois. Ils savent :

• comment inspirer,
• définir une vision claire,
• motiver chaque membre de l’équipe à travailler efficacement vers un objectif commun.

Les gens sont des êtres humains après tout, de nombreux projets ont donc leur part de conflits (personnels ou professionnels). Un grand chef de projet sait désamorcer n’importe quel conflit et construire une relation « gagnant-gagnant » avec tout le monde.

La gestion du temps est bien plus que le simple respect d’un calendrier donné. C’est aussi la capacité à respecter votre propre temps tout comme celui de vos coéquipiers. Cela signifie oser dire « non » quand votre emploi du temps ne vous le permet pas, et rendre vos réunions plus productives !

Une autre compétence essentielle de la gestion de projet est la gestion du budget. À moins que vous ne travailliez pour un cheik ou une start-up pleine aux as, il y a de fortes chances que vous devrez rendre compte de chaque centime que vous dépenserez.

« Less is more » est la devise de notre époque, alors assurez-vous de gérer les finances de votre projet intelligemment pour réaliser beaucoup de choses avec peu de ressources.

La capacité à contrôler ou anticiper les risques est un signe que vous êtes au sommet de votre projet. Après tout, tout le monde déteste les surprises.

Faites une liste des choses qui pourraient mal se passer avant qu’elles ne se passent réellement, et trouvez des façons de réagir pour que l’impact soit aussi faible que possible.

Un chef de projet passera probablement beaucoup de temps à organiser des réunions avec des interlocuteurs différents, des membres de l’équipe aux clients en passant par la direction et les autres parties prenantes du projet.

Se préparer pour ces réunions à l’avance peut vous épargner de nombreux problèmes :

• invitez uniquement les personnes qui sont indispensables à la réussite de la réunion,
• envoyez-leur un ordre du jour à l’avance (avec toutes vos questions),
• indiquez clairement les objectifs au début de la réunion et gardez un œil sur l’horloge.

Les chefs de projet qui connaissent le domaine du projet dans ses moindres détails ont un avantage majeur par rapport aux autres. Bien que beaucoup de gens aient tendance à penser que « la planification est plus importante que le plan », ce qui fait qu’un chef de projet n’est pas juste bon, mais excellent est son expertise dans le domaine du projet.

Connaître ses tenants et ses aboutissants vous permet de répondre aux questions difficiles et vous aide à vous adapter plus facilement lorsque c’est nécessaire.

Selon le Project Management Institute, seuls 26 % de tous les projets réussissent. Cela signifie que la plupart des projets échouent : ils ne sont pas finis à temps, dépassent leur budget ou n’obtiennent pas le résultat final escompté. Pour y remédier, évitez ces défauts :

Nous sommes tous d’accord pour dire que partager les informations et les connaissances de façon proactive est essentiel pour n’importe quel projet, n’est-ce pas ? Malgré cela, il s’avère que le manque de communication est la raison principale pour laquelle les projets n’obtiennent pas les résultats espérés ou échouent tout simplement.

Une mauvaise communication peut avoir de nombreuses causes :

• la barrière de la langue,
• des traits de personnalité qui ne collent pas,
• l’environnement de travail,
• des moyens de communication défaillants…

Les conséquences possibles sont tout aussi multiples :

• attentes différentes et par conséquent déception,
• incompréhension,
• problèmes de susceptibilité,
• stress inutile à cause d’un manque de vision d’ensemble,
• requêtes de dernière minute et travail précipité.

Quand un projet important arrive sur la table, votre premier réflexe va être de vous y plonger immédiatement et de commencer à réunir ce dont vous avez besoin. Planifier est souvent vu comme une activité de second plan, comme quelque chose qui doit être fait, mais qui n’apporte pas de valeur ajoutée.

Cependant, ne pas définir correctement le périmètre, les responsabilités et le calendrier d’un projet est un moyen sûr d’avoir de sérieux problèmes par la suite. Sans un bon plan, vous risquez un manque de soutien, de ressources et de temps, ainsi que des délais non respectés et des collègues ou des clients en colère.

Le diable est dans les détails. Quand vous jonglez entre plusieurs projets à la fois, les suivre peut être difficile.

• Combien de budget nous reste-t-il ? 🤯
• Qui est responsable de quoi ? 😫
• Est-ce qu’on est dans les temps ? 😨

Tout le monde redoute les silences gênants dans les réunions de bilan, ou pire, parler du mauvais projet ou du mauvais client. Tout au moins, cela n’inspire pas confiance. Dans le pire des cas, ça peut faire couler tout votre projet.

En tant que chef de projet, vous vous retrouverez à utiliser de multiples outils pour suivre les missions, les membres de l’équipe, les éléments livrables et les statuts du projet.

Dans de nombreux cas, cependant, le logiciel que vous utilisez ne va pas répondre à vos attentes, ne sera pas assez flexible pour le type de projet que vous gérez ou va vous ralentir fortement à cause de sa complexité. Résultat, vous allez patauger.

D’accord, admettons que vous ayez commencé votre projet et créé un calendrier parfaitement organisé… le problème est qu’ensuite, vous ne le mettez jamais à jour ou que très rarement. Pour être sûr que tout se déroule comme prévu, vous aurez besoin de procéder à des vérifications régulières et faire des changements au besoin.

Cela signifie également faire des contrôles systématiques avec votre équipe pour voir comment vous pouvez éviter que les choses ne ralentissent.

Parce que chaque projet est unique, il y a toujours des imprévus. Qualifier et quantifier cette imprévisibilité et anticiper de façon proactive les facteurs qui pourraient mal se passer et comment vous y répondrez le cas échéant se nomme la « gestion des risques ». Et oui, cela fait aussi partie de votre travail quand vous êtes chef de projet.

Voici un scénario classique : un partenaire du projet demande un « petit changement » ou un « petit ajout » au périmètre du projet. Tellement petit, en fait, qu’ils ne s’attendent pas à ce que le budget ou le calendrier en soit affecté. Est-ce vrai ? Pas du tout !

Chaque projet est un équilibre de coût, de temps, de performance, de qualité et de risque. Le perturber est presque toujours néfaste pour le projet et ses résultats. En tant que chef de projet, il est de votre devoir de maintenir cet équilibre et de faire remarquer à vos partenaires quand ils le mettent en danger.

Une des méthodes les plus utilisées pour vous assurer d’avoir défini les bons objectifs est la méthode SMART.

Ce nom mnémotechnique veut dire en général (mais pas toujours) :

• Spécifique,
• Mesurable,
• Atteignable,
• Réaliste
• Temporel.

💡 Certaines sources y ajoutent un E et un R (SMARTER) correspondant à Évalué et Révisé pour souligner l’importance de l’efficacité et des retours.

• Recherchez des personnes qui ont le même état d’esprit, mais des compétences différentes.
• Une « mentalité d’action » est essentielle. Les membres de votre équipe doivent pouvoir dépendre les uns des autres pour rester concentrés. Une équipe où les personnes ont l’impression de devoir finir le travail des autres est vouée à l’échec.
• Encouragez une attitude positive entre les membres de l’équipe. Tout commence par une vision partagée des objectifs du projet. Discutez de pourquoi vous travaillez sur ce projet et comment il va impacter l’entreprise.
• Questionnez chaque membre de l’équipe sur les procédés et les techniques spécifiques qu’ils vont utiliser. Est-ce que les différentes méthodes s’accordent entre elles ?
• Créez un environnement de travail motivant : assurez-vous que tout le monde se sente à l’aise et soyez ouvert aux questions et aux suggestions qui sortent de l’ordinaire.
• Prenez du temps en dehors du bureau et organisez des activités de groupe pour favoriser l’esprit d’équipe tout en faisant redescendre la pression.

Garder un suivi de toutes les ressources, phases, responsabilités et membres d’équipe impliqués dans un seul projet peut être compliqué. Et si vous travaillez sur plusieurs projets à la fois, cela peut devenir complètement insurmontable. 🤯

Heureusement, des outils sont disponibles – de nombreux outils – pour vous aider. Mais quelles fonctionnalités devriez-vous rechercher ?

L’outil de planification est l’essence même de votre logiciel de gestion de projet. Tout au moins, il vous aide à suivre les tâches planifiées et les dates limites.

🗓️ Un calendrier d’équipe partagé peut être également un bon atout, tout comme l’envoi de notifications automatiques à l’approche d’une date limite.

📚Des planificateurs de projet plus sophistiqués vous permettent de distribuer des tâches et des responsabilités pour des membres spécifiques de l’équipe, vous donnant une vision encore plus claire de la distribution de la charge de travail et du calendrier.

La gestion des tâches est une autre fonctionnalité de base de la plupart des outils de gestion de projet. Un bon gestionnaire de tâches vous permet de diviser les projets en plus grandes étapes-clés et en plus petites tâches auxquelles vous pouvez ajouter des dates limites et des budgets.

📈 Des outils plus avancés intègrent même le « chemin critique » : l’ordre précis dans lequel les tâches doivent être effectuées pour que le projet aille de l’avant.

La communication rapide est la clé du succès de n’importe quel projet – elle devrait donc faire aussi partie de votre outil de gestion de projet. Les outils de projet bien conçus fonctionnent comme des plateformes centrales pour les données de base et les informations détaillées.

Cela affecte positivement la collaboration interne. 🥳

Certains outils facilitent aussi le partage des informations d’un projet avec les clients. Cela peut être un moyen simple de tenir informer votre client de la progression du projet sans avoir à planifier une réunion tous les quelques jours.

Les rapports et les statistiques sont d’excellents moyens d’avoir une meilleure compréhension de votre entreprise et d’apprendre des précédents projets.

Pourquoi un projet a-t-il dépassé le budget ? Pourquoi a-t-on manqué une date limite ? Tout est là. 🤓

Certains outils offrent une fonctionnalité spécifique de gestion des ressources. Cela vous donne un aperçu des salles de réunion réservées, des ressources prévues et utilisées et tout ce que tout ceci coûterait. C’est également utile pour éviter les réservations en double et les pénuries de ressources.

Les fonctionnalités de suivi du temps vous indiquent quelles tâches ont mis le plus de temps à être effectuées, vous permettant ainsi de mieux estimer les coûts et les durées à l’avenir.

De nombreux outils proposent un suivi du temps basique, mais l’option pour définir des tarifs horaires différents et ajouter automatiquement les heures facturables à vos factures pourrait vous économiser des heures de travail.

Si vous êtes chef de projet dans une PME, il y a de fortes chances que la facturation fasse aussi partie de votre travail. La manière dont vous facturez un projet est essentielle à sa bonne conclusion et à la satisfaction des clients, sans parler des finances de votre entreprise.

Les projets peuvent être facturés sur la base d’un tarif fixe. Bien que ce soit rarement l’option la plus abordable, elle écarte les mauvaises surprises. C’est pourquoi de nombreux clients préfèrent cette approche.

Pour vous, cependant, cela peut se traduire par un travail supplémentaire, puisque ce n’est pas toujours facile de faire les estimations correctes pour chaque partie du projet.

Idéale pour : les petits projets, les projets bien définis

La tarification variable vous permet d’évaluer le temps et les ressources au fur et à mesure que vous les utilisez. Cette approche permet à votre équipe d’être plus détendue, mais soyez sûr d’être transparent envers vos clients. Dites-leur exactement ce pour quoi ils payent pour éviter d’éventuels conflits par la suite.

Idéale pour : les grands projets, les projets imprévisibles

Mener à bien un projet est une expérience enrichissante et positive pour votre carrière malgré les difficultés que vous pourrez rencontrer. Avec une méthodologie travaillée et les qualités mises en avant dans ce guide, votre projet n’en sera que plus facilité.