Jusqu’à la mise en place d’une nouvelle solution digitale en 2019, l’entreprise fonctionnait de manière traditionnelle c’est-à-dire :
Création hebdomadaire d’un planning papier. Le dirigeant y notait tous les chantiers prévus avec l’adresse de chacun puis affectait les chauffeurs. Ensuite, il transmettait ce planning (en le scannant) à ses chauffeurs avec le maximum d’informations. Cela nécessitait alors de multiples coups de téléphone, des rappels, des envois d’emails…
Pour chaque jour de la semaine à venir, le chauffeur disposait alors, en les réunissant, de toutes les informations sur les chantiers à réaliser. Il pouvait se rendre sur place si l’adresse était suffisamment précise (ce qui n’était pas toujours le cas).
Le dirigeant faisait souvent face à des difficultés de transmission des ordres de mission. Et plus il y avait de chantiers, plus les difficultés augmentaient.
Le chauffeur effectuait sa prestation et remplissait son bon de livraison sur papier et le faisait signer par le client. Les bons de livraison n’étaient pas toujours correctement remplis et souvent les données étaient insuffisantes pour une bonne facturation. Cela nécessitait des compléments d’information à demander au chauffeur (temps passé, volume de béton par exemple…).
Le client conservait son bon de livraison. Le chauffeur remettait le sien à la direction lorsqu’il repassait par l’entreprise, ce qui pouvait prendre parfois plusieurs jours.
Lors de pics d’activité, le dirigeant se retrouvait avec des tas de bons de livraison papier et passait de nombreuses heures à ressaisir les données (en les déchiffrant bien souvent) pour effectuer la facturation. Les données étaient enregistrées dans un logiciel de facturation.
Un process ô combien chronophage !