[Étude de cas] Comment digitaliser la gestion de ses prestations terrain ?

La digitalisation n’est pas un vain mot, mais une opportunité à saisir.

Dans cette étude de cas, Jorge Andrade, dirigeant de la société Pompage de l’Atlantique, nous explique en quoi Kizeo Forms a révolutionné le processus de remontée d’informations de son entreprise. Un changement qui a porté ses fruits en l’espace de quelques semaines.

Découverte de ce logiciel de gestion des interventions :

Crée en 2009, l’entreprise Pompage de l’Atlantique effectue des prestations de location de véhicules équipés de pompes à béton.

Tous les jours, l’entreprise réalise de 5 à 10 chantiers dans la Région France Ouest.

Il s’agit d’une prestation de service qui nécessite une extrême rigueur. Les enjeux sont importants. Toute défaillance est fortement préjudiciable, car sans béton déposé à l’endroit voulu les chantiers sont à l’arrêt.

Le process de production de l’entreprise est le suivant :

1— Prise en compte de la demande du client :

• Lieu du chantier
• Longueur de la flèche (pour la distance jusqu’au point de versement du béton)
• Volume de béton à pomper
• Date et heure précise de livraison

2— Enregistrement sur un planning de toutes les interventions. Ce planning peut régulièrement changer (décalage dans le temps de certaines interventions, intégration au dernier moment de nouvelles missions…).

3— Affectation des missions aux chauffeurs avec le bon véhicule (disposant de la flèche souhaitée par le client), en fonction du lieu du chantier.

4— Rédaction du compte rendu d’intervention (copie transmise au client)

5— Remontée des informations (Volume de béton déposé, temps passé…) à l’entreprise pour facturation.

Jusqu’à la mise en place d’une nouvelle solution digitale en 2019, l’entreprise fonctionnait de manière traditionnelle c’est-à-dire :

Création hebdomadaire d’un planning papier. Le dirigeant y notait tous les chantiers prévus avec l’adresse de chacun puis affectait les chauffeurs. Ensuite, il transmettait ce planning (en le scannant) à ses chauffeurs avec le maximum d’informations. Cela nécessitait alors de multiples coups de téléphone, des rappels, des envois d’emails…

Pour chaque jour de la semaine à venir, le chauffeur disposait alors, en les réunissant, de toutes les informations sur les chantiers à réaliser. Il pouvait se rendre sur place si l’adresse était suffisamment précise (ce qui n’était pas toujours le cas).

Le dirigeant faisait souvent face à des difficultés de transmission des ordres de mission. Et plus il y avait de chantiers, plus les difficultés augmentaient.

Le chauffeur effectuait sa prestation et remplissait son bon de livraison sur papier et le faisait signer par le client. Les bons de livraison n’étaient pas toujours correctement remplis et souvent les données étaient insuffisantes pour une bonne facturation. Cela nécessitait des compléments d’information à demander au chauffeur (temps passé, volume de béton par exemple…).

Le client conservait son bon de livraison. Le chauffeur remettait le sien à la direction lorsqu’il repassait par l’entreprise, ce qui pouvait prendre parfois plusieurs jours.

Lors de pics d’activité, le dirigeant se retrouvait avec des tas de bons de livraison papier et passait de nombreuses heures à ressaisir les données (en les déchiffrant bien souvent) pour effectuer la facturation. Les données étaient enregistrées dans un logiciel de facturation.

Un process ô combien chronophage !

Le dirigeant a souhaité digitaliser toute la chaine de production. Il a commencé par adopter un nouveau logiciel de gestion associé à un planning développé sur mesure et accessible sur le Web.

Dorénavant, le dirigeant, sur un grand écran, sélectionne ses clients et vient les positionner sur un planning généré par leur outil interne. Il complète les informations utiles (lieu du chantier, etc.), affecte le chauffeur.

Grâce aux API Kizeo, un lien a pu être établi entre le planning et Kizeo Forms. En cliquant sur « Envoyer à Kizeo Forms », toutes les informations sur les chantiers du lendemain sont transférées à chaque chauffeur sur son smartphone qui intègre dans l’application Kizeo Forms le formulaire « Bon de livraison ». Ils reçoivent autant de notifications que de chantiers à réaliser. En parallèle, un email très précis et personnalisé leur est envoyé automatiquement par Kizeo Forms.

Le jour J, le chauffeur ouvre son application. Dans l’onglet « Réception » de l’application il visualise tous ses chantiers sur une carte (une petite épingle représente chaque chantier) puis clique sur le premier à opérer. Le formulaire s’ouvre avec toutes les données préremplies. Le chauffeur complète, prend éventuellement des photos (preuves) et fait signer les clients. L’information est exhaustive, rien n’est oublié grâce aux champs obligatoires de Kizeo Forms. Dès l’enregistrement du formulaire, le client reçoit par mail le bon de livraison parfaitement renseigné.

Puis le dirigeant récupère automatiquement toutes les données terrain dans son logiciel de gestion et peut contrôler et effectuer la facturation.

Globalement le projet a mis environ 3 mois pour aboutir. Le démarrage a nécessité quelques adaptations et corrections. Kizeo Forms est maintenant parfaitement adopté par les chauffeurs et le dirigeant apprécie l’ensemble de la solution particulièrement innovante.

La mise en place de l’application a été assez simple. Il a fallu quelques heures de formation au dirigeant pour maîtriser l’application. Il a rapidement vu ce que pouvait lui apporter l’application Kizeo Forms : un gain de temps considérable.

Quant aux collaborateurs, ils ont particulièrement été séduits par l’intuitivité de l’application.

Pour toutes nos interventions, nous utilisons des appareils Apple ou Android sur lesquels nous avons installé notre application Kizeo Forms.

Ils sont multiples…

Un incroyable gain de temps pour le Dirigeant Jorge Andrade (gain de 50 % du temps administratif soit plusieurs dizaines d’heures par semaine). « Je ne fais plus que du contrôle et plus aucune saisie ou ressaisie d’informations. Tous les bons de livraison sont traités dès qu’ils sont reçus. Je n’ai plus aucun retard dans ma facturation, ce qui ne m’était jamais arrivé ! »

L’information est bien transmise, complète. L’utilisation de Kizeo Forms est très appréciée, elle est valorisante auprès des clients qui s’intéressent et questionnent les chauffeurs sur ce nouveau formulaire numérique. Il n’y a pas d’oublis et il est plus commode de manipuler un mobile que de transporter des multiples blocs de papier (ce qui n’est pas facile sur un chantier).

Le client apprécie de recevoir par mail le bon de livraison. Ainsi digitalisé il est facile à stocker et à transmettre dans l’entreprise.

Grâce à Kizeo Forms et au lien établi avec le planning et le logiciel de gestion interne, l’entreprise a effectué un immense bon en avant. La digitalisation est source de gain de temps, de fortes économies et permet une meilleure communication entre tous les acteurs dans l’entreprise en accroissant la satisfaction des clients ce qui est source de fidélité… !
 

Article sponsorisé. Les contributeurs experts sont des auteurs indépendants de la rédaction d’appvizer. Leurs propos et positions leur sont personnels.