3 solutions pour la gestion de la paie

3 solutions pour la gestion de la paie

La gestion de la paie pour le salarié : c’est un bulletin de salaire reçu tous les mois et surtout un virement sur le compte bancaire. Pour l’entreprise, cela peut vite devenir un casse-tête chinois ! Il ne s’agit pas seulement d’établir le document, il faut faire les calculs préalables dans le respect de la législation, puis déclarer et payer les charges correspondantes. D'autant plus que le bulletin de paie simplifié arrive dès 2018 pour toutes les entreprises. Rien de très fun, mais il faut le faire... et bien !

Il existe aujourd’hui trois principales options pour gérer les payes : en interne, en ligne ou externalisé.

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Gestion de la paie en interne

Dans le cas de cette gestion, vous disposez des compétences en interne pour réaliser vos paies et toutes les activités attachées à cette activité : préparation, veille sociale et fiscale, calcul et contrôle du bulletin, déclarations sociales…

En fonction de l’effectif dans votre entreprise et de votre activité, il est fort probable que la personne qui réalise les paies ne fasse pas que ça. Elle a d'autres tâches, même à temps partiel. Donc pour le calcul du coût de cette activité au bulletin de paie, on ne compte pas une personne à temps plein. D'ailleurs pour ce calcul de charges, il faut penser à ajouter le coût fixe d'utilisation et de paramétrage du logiciel !

L'un des avantages du logiciel installé sur votre ordinateur est que vous êtes alors assuré d'avoir une base de données accessible en permanence. Vous faites ce que vous souhaitez sans avoir à attendre un mail de votre prestataire de service. Quand un collaborateur viendra vous voir car il a perdu son bulletin de salaire de juin 2013, vous serez autonome pour lui imprimer à nouveau. Vous pourrez également réaliser vous-même vos extractions de données, la réalisation d'attestations…

Malgré tout, il ne faut pas plaisanter avec la législation en cours : le salaire reste un leitmotiv pour une majorité de collaborateurs ! Une veille juridique est nécessaire (surtout au lendemain des jours fériés ensoleillés !) pour s’assurer que tout soit correct sur le papier. Cela prend du temps mais cette tâche est incontournable à moins de faire appel à une société juridique extérieure.

Gestion de la paie avec un logiciel en ligne

La paie en ligne, appelée également en “ASP” (Application Service Provider) est un mix entre la gestion de l’activité en interne et celle totalement externalisée. Le plus gros avantage de ce mode de fonctionnement est que vous n’avez pas à payer pour installer l’application. Il s’agit plus simplement d’un abonnement avec, comme pour toute gestion de la paie, un coût au bulletin.

Dans la pratique, cette gestion des salaires est la plus populaire pour les TPE/PME. Elle apparaît simple et peu chère avec un coût au bulletin assez faible. Les logiciels en ligne proposent en plus les services associés avec la déclaration des charges sociales, la mise à jour juridique, les paramétrages, les conseils… D'un mois sur l'autre, vous n'avez pas de surprise !

Dans l’entreprise, la charge sur la gestion de la paie est allégée. Seules les saisies et la distribution des bulletins restent à faire. Le poids de la responsabilité de l’exactitude des paies est réparti avec la solution en ligne. Voilà qui va permettre à vous, chef d’entreprise, de dormir sur vos 2 oreilles ! Enfin… pour ce dossier Ressources Humaines sur la paie au moins !

Bien sûr, la base de données est en ligne avec les informations de tous vos salariés : dans le monde merveilleux du Cloud ! Fini la nécessité d'avoir l'ordinateur puissant dernière génération, le tout est d’avoir une bonne connexion internet. Les données sont stockées et hébergées par le prestataire. Et la base de données, comme avec la gestion en interne, est disponible à tout moment en visuel et pour des extractions.

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Externalisation de la gestion de la paie

Terminés ces soucis avec l'externalisation de la paie : vous faites un chèque à la fin du mois et tous les bulletins sont établis pour vous ! C’est une alternative qui a ses avantages et inconvénients, comme celles présentées avant.

Vous allez dépendre d’un cabinet comptable ou d’une société spécialisée dans la gestion de la paie. C’est une solution simple car vous n’avez presque plus rien à faire : juste envoyer les données tous les mois avec les informations sur la présence et l’absence des salariés.

Cela implique donc que vous n’avez plus besoin de personnel compétent pour cette activité. Le prestataire gère tout : le légal, le paiement, les charges… et tout doit être correct ! Si jamais il y a un retard de paiement ou une amende, vous n’avez plus qu’à vous retourner contre votre “expert”.

Jusqu’à maintenant, cette solution ne fait que vous enlever l’épine du pied, et pourtant… Vous perdez en autonomie sur les données relatives à vos employés. L’accès aux informations de vos salariés n’est plus possible, donc plus d’extractions et plus de contrôles… Vous faites confiance les yeux fermés sur ce dossier !

Quant au coût au bulletin, l’économie peut être relative. En fait, dans ce cadre, le coût au bulletin sera impacté de tous les aller-retours et modifications faites sur les productions : les salariés entrants, les documents pour les sortants, les changements de situations, les déclarations de charges sociales…

 

Avant de vous décidez pour un logiciel de gestion de la paie plutôt qu’une autre, il est pertinent de s’interroger sur les compétences en interne et la volonté de passer du temps sur cette activité. Indépendamment de l’effectif de l’entreprise, elle peut être simple comme parfois devenir compliquée pour des domaines spécifiques d’activités (horaires en équipe avec les primes associées, calculs de majorations ou absences alambiquées…).

Dans tous les cas, n’hésitez pas à comparer les offres de plusieurs spécialistes de la gestion de la paie. Nous nous chargeons ensuite de vous rappeler pour vous conseiller !

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