Les 3 grands défis du télétravail et leurs solutions

Pour les entreprises de toutes tailles et tous les professionnels, l’organisation et la coordination autour de projets communs sont mises à rude épreuve durant cette période de pandémie.

Le travail en équipe a été complètement reconfiguré, notamment à travers la digitalisation accélérée des outils et des processus de travail, sans parler des relations humaines de visu, elles-mêmes fortement impactées.

Assurer une bonne collaboration entre collègues en télétravail est un véritable défi au sein de ce nouvel environnement professionnel ! Le fonctionnement d’une équipe de travail, qui plus est à effectif réduit, repose sur peu de personnes, dont la communication directe entre elles est vitale pour le bon fonctionnement de l’entreprise. Malgré la distance physique, l’équipe de travail doit rester soudée.

Il existe aujourd’hui de nombreuses solutions pour créer un nouvel « open space » virtuel : des plateformes communes de gestion de projets, simples d’utilisation (tous les employés ne deviennent pas un geek en quelques mois de confinement). Chez vcita, nous avions perçu ces nouveaux besoins collaboratifs en termes de management des petites structures bien avant l’explosion de la bombe COVID-19.

Ainsi, nous avons créé il y a quelques années sur notre plateforme de gestion d’entreprise un tableau de bord commun, que tous les collaborateurs de l’entreprise ont la possibilité de mettre à jour automatiquement. Cette vue d’ensemble inclut tous les ajouts d’informations sur les clients (CRM, fiches clients), et sont visibles en temps réel par toute l’équipe : idéal pour être tous en phase et participer à la dynamique commune de l’entreprise ! Elle liste les rendez-vous clients de la journée, de la semaine ou du mois et permet aux collaborateurs de connaître précisément leur planning.

Adopter les bons outils pour assurer une synergie est également essentiel pour fournir un travail de qualité aux clients et éviter les erreurs dues aux décalages d’informations entre collègues.

Assister à des formations en ligne communes entre collègues via les webinars peut également apporter beaucoup de « tips » aux collaborateurs et dirigeants d’entreprise, et souder l’équipe à travers des moments professionnels passés en commun, comme cela aurait été le cas au bureau.

Enfin, distanciation physique ne rime pas nécessairement avec isolement : votre équipe et vous méritez au moins un moment convivial par mois, même pour une courte durée, sans jamais évoquer le travail. Les formats sont nombreux pour créer ce moment de partage et de convivialité.

Disposer d’une solution collaborative efficace n’est pas le seul prérequis pour continuer à travailler dans les meilleures conditions dans ce nouveau contexte professionnel. En effet, nous utilisons naturellement de nombreux logiciels au cours de nos journées de travail. Difficile de regrouper toutes les informations de ces différents outils, sans prendre le risque de disperser ou perdre des données. Heureusement un mot magique permet aujourd’hui de réduire considérablement ce risque : l’intégration !

Par exemple : vous travaillez de concert sur un nouveau projet ? Pas facile lorsqu’on est éloigné physiquement de ses collègues. C’est là qu’intervient le concept d’intégration : il s’agit de réunir, par une manœuvre simple, d’autres outils de travail utilisés quotidiennement dans l’entreprise dans votre plateforme commune de gestion. Réaliser ces assemblages comporte plusieurs objectifs, mais le principal reste celui de regrouper les données collectées sur différents outils de travail, et d’éviter les oublis de synchronisation. On connaît aujourd’hui l’importance d’une bonne gestion des données pour la croissance de petites structures… L’intégration permet de rester connecté et informé des actions provenant de vos différents logiciels nécessaires à votre activité. Et par conséquent, de booster votre coopération entre collègues !

La plateforme vcita peut connecter plus de 3 000 applications à sa plateforme ! Parmi les plus utilisées : Gmail, Google Calendar, Mail Chimp, Active Campaign, Squarespace, Zoho CRM, Shopify, Microsoft Outlook, Zoom, Survey Monkey, Dropbox, Paypal, Monday.com, Wix Automations, Formstack.

L’un des enjeux phares de cette période de crise sanitaire est de trouver un nouvel équilibre professionnel en travaillant de la maison. Pas toujours facile lorsqu’aucune transition physique n’a lieu entre le domicile et le lieu de travail. La transition entre ces deux « mondes » peut alors être difficile à faire.

Ces derniers mois, la presse a fait état de nombreux cas où les employés et dirigeants ne parvenaient pas à couper après leur journée de travail, ou à organiser rationnellement leurs journées. Il s’agit de maintenir un équilibre et de ne pas se laisser déborder par les tâches à accomplir. La solution ? Automatiser certaines tâches de gestion pour gagner du temps, et alléger votre charge mentale !

De nombreuses tâches de gestion chronophages peuvent aujourd’hui être automatisées. Un gain de temps considérable sur les journées de travail. Voici quelques exemples d’activités pouvant être automatisées depuis une seule plateforme de gestion, et qui vous feront oublier votre tableau Excel :

• la prise de rendez-vous en ligne directement par les clients sur un portail clients dédié,
• la facturation,
• et les rappels automatiques avant les rendez-vous clients (qui permettent de réduire les no-show).

Avec ce temps gagné, vous pourrez vous consacrer à votre cœur de métier, et choisir de faire de ce nouveau temps libre ce qu’il vous plaira : prendre davantage de rendez-vous clients, développer vos compétences, ou prendre du temps pour vous-même.

Pour relever les nouveaux défis du télétravail, laissez faire la technologie et intégrez la facilité à ce nouveau quotidien professionnel !

Article sponsorisé. Les contributeurs experts sont des auteurs indépendants de la rédaction d’Appvizer. Leurs propos et positions leur sont personnels. Cet article a été traduit de l’anglais au français.