Quelles solutions pour le partage de fichier en ligne ?

Le partage de fichiers en ligne est essentiel dans le cadre professionnel. Qu’il s’agisse de transmettre un devis à un prospect, d’échanger avec un collègue ou partenaire via la messagerie, de partager des fichiers volumineux, ou encore de soumettre un cahier des charges à un fournisseur, chaque professionnel est confronté aux problématiques de stockage en ligne pour ses fichiers. Pour fluidifier vos processus et optimiser la productivité de votre activité, vous avez besoin d’un partage de documents facile, instantané et sans limite. Découvrez comment bien utiliser le partage de fichiers au sein de votre équipe.

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Comment partager des fichiers efficacement ?

La nécessité d’un espace de stockage gratuit et accessible

Ces attentes, légitimes d’un point de vue usages, induisent différents paramètres au niveau technique. Quel type d’accessibilité souhaitez-vous ? Un programme installé on premise (sur site), accessible "seulement au bureau", vous suffira-t-il ? Pour envoyer un fichier sur les heures de présence des collaborateurs sur place, c’est bien. Par contre, dès lors qu’ils seront hors site, en déplacement, en réunion à l’extérieur ou en télétravail, le service ne leur sera plus accessible.

Le partage de fichiers en ligne

Les méthodes de travail ont évolué et l’envoi de fichiers avec. Au point qu’aujourd’hui, la mobilité est devenue partie intégrante du quotidien de bon nombre de personnes. Le travail à distance, encouragé par le BYOD (Bring Your Own Device), est de plus en plus fréquent. Si bien que les outils de travail utilisés par l’entreprise doivent s’adapter, se synchroniser et permettre aux collaborateurs de n’avoir besoin que d’une connexion internet pour travailler. 

Aussi, les éditeurs logiciels offrent à présent des versions en ligne de leur produit pour renforcer le travail collaboratif. Avec le SaaS (Software as a Service), vous accédez à vos outils de travail où que vous soyez et à n’importe quel moment, seulement avec votre navigateur internet (et d’autant plus avec les applications mobiles).

Partager des fichiers : un enjeu de sécurité

Opter pour un outil logiciel SaaS pour votre entreprise revient à stocker la majorité de vos données sur le cloud, et non sur un disque dur. Bien que cette bascule soit bientôt incontournable, elle n’en implique pas moins un cadre spécifique.

Seulement 23 % des dirigeants d’entreprise américains s’estiment confiants quant à la gestion sécurisée de leurs données. 

Source : Etude ZL Technologies and Osterman Research, 2017

Certaines données sont sensibles, et la plupart confidentielles. Vous ne souhaitez pas les voir entre les mains d’inconnus, ou revendues à des concurrents ou à la presse. D’où l’enjeu de la sauvegarde en ligne et de la sécurité du dispositif cloud pour la sécurité des données. Certaines solutions cryptent totalement vos informations, avec un accès renforcé par mots de passe pour un stockage cloud en toute sécurité, et en toute quiétude.

Quelle solution de stockage gratuite choisir ?

Les solutions cloud gratuites

Différentes solutions de partage de fichiers en ligne sont proposées gratuitement. C’est le cas de Dropbox avec 2 Go de stockage, de Google Drive avec 15 Go, ou de celle d’OVH lancée en 2011 : hubiC, avec 25 Go sans frais. Cependant, elles posent un certain nombre de questions :

  • Ces interfaces web offrent-elles un seuil de sécurité suffisant pour vos données ?
  • Vous donnent-elles des garanties quant à leur récupération ?
  • Dans quelle mesure pouvez-vous définir les droits d'accès ?
  • Et comment évaluer les risques associés dans le cloud en ligne gratuit ?

Les limites des espaces de stockages gratuits

Pour commencer, l’information sur la localisation des data centers ouvre une première piste. Vos données, physiquement stockées sur ces serveurs externes, tombent sous le coup de la loi du pays où ils se trouvent. Aux Etats-Unis, le Patriot Act par exemple peut représenter un risque pour votre entreprise. Un paramètre à garder à l’esprit, et que les éditeurs ne manquent pas de mettre en avant lorsque leurs data centers se situent en France en l’occurrence.

Par ailleurs, les espaces de stockage gratuits n’offrent qu’une capacité limitée. Dans un contexte professionnel, l’espace proposé est très rapidement occupé et devient insuffisant, vous obligeant à passer sur une version payante de l’outil afin de gagner de l’espace.

Misez sur la sécurité avec les solutions en ligne payantes

Les solutions de partage de fichiers payantes sont nombreuses. On peut citer Netexplorer ou Sugarsync. Elles fonctionnent généralement sur le modèle de l’abonnement, avec des tarifs proportionnels en fonction de l’espace de stockage (qui est notamment proposé). appvizer fait ici un focus ici sur trois solutions particulièrement intéressantes :

ShareFile, l'alternative à Dropbox

ShareFile partage de fichiers en ligne
Cette application, éditée par Virtuel Bureau, est l’alternative à Dropbox pour un usage offrant des garanties plus professionnelles. Les fichiers s’y partagent par un simple lien de téléchargement. Ce qui évite entre autre de saturer les boîtes mails de gros fichiers en pièces jointes. La synchronisation des fichiers se fait en temps réel sur tous les appareils disposant de l’application. Des sauvegardes incrémentales se font automatiquement, et une récupération de version antérieure reste possible.

DilRoom pour partager vos document sensibles

Il s’agit d’un programme proposé par Oodrive reprenant la configuration du data room physique, longtemps obligatoire pour les transactions sensibles. Que ce soit pour une procédure collective, une cession ou une acquisition d’actifs, une transaction immobilière ou encore une levée de fonds, la data room virtuel stocke et assure la diffusion d'informations ultra confidentielles aux différentes parties concernées.

DilRoom s’adresse à toutes les entreprises, y compris les startups et TPE. Elle stocke vos données en France pour une sécurité maximale, notamment grâce à la technologie SSL et à un standard d'encodage avancé (AES).

BoardNox, la solution dédiée aux comités de direction et conseils d'administration

Autre application d’Oodrive, dédiée cette fois au Top Management. Les Codir (Comités de Direction), Copil (Comités de Pilotage) et autres réunions stratégiques concernent un ensemble d’acteurs, aux agendas bien remplis, souvent dispersés géographiquement. Pour le bon déroulé de l’ordre du jour, il faut s’assurer qu’en amont chacun ait eu les informations requises. Lesquelles, ici encore, revêtent un caractère stratégique justifiant la plus haute confidentialité.

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Stockez vos fichiers en ligne !

Pour le partage de fichiers, certaines applications proposent des formules gratuites. Cependant, étant donné l’importance et l’enjeu de sécurité environnant vos données, les engagements pris par un éditeur dont vous aurez payé les services justifient largement le choix d’une solution réellement professionnelle.

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