BTP : construisez un rapport de chantier en béton et éviter les imprévus

Les imprévus font partie intégrante du monde de la construction. Un retard dans la livraison des matières premières, des intempéries ou encore des périodes de sous-effectif sont autant d’aléas qui peuvent perturber le bon déroulement d’un chantier 🤷‍♂️.

Pour éviter les litiges lors de la livraison, l’ensemble des parties prenantes doit être tenu au courant de l’avancement des travaux. Voilà le rôle du rapport du chantier 👌.

Mais à quoi ressemble le compte rendu de chantier ? Quels éléments indispensables le composent ? Quels sont les bons réflexes à adopter lors de sa rédaction? Sortez votre plus beau gilet fluo et en avant pour les travaux ! 🚧👷‍♀

Le rapport de chantier (également appelé compte rendu, suivi ou PV de chantier) est un document qui atteste de l’évolution des travaux. Régulièrement, des visites sont organisées pour juger de l’état d’avancement. Le compte rendu du chantier permet de tenir informer l’ensemble des acteurs concernés.

👉On peut par exemple y trouver des remarques sur :

• le respect des délais annoncés ;
• des réparations imprévues à réaliser ;
• des travaux supplémentaires à engager;
• un retard dans la livraison de matières premières nécessaire à l’avancement des travaux ;
• etc.

Pour garder la même cohérence d’un rapport de chantier à un autre, il existe une structure à respecter lors de la rédaction .Le but est d’assurer un suivi clair et détaillé à l’ensemble des lecteurs 🙌.

Pour identifier facilement un compte rendu, le plus simple reste de lui attribuer un numéro unique. On retrouve ce système de classification au sein de nombreux autres documents administratifs (factures, devis, etc.).

☝️De manière générale, ce numéro est associé à la dénomination du projet. On peut par exemple imaginer « PM-3 » pour le troisième rapport de chantier d’un projet de construction de piscine municipale.

Ici aussi, l’objectif est clair : identifier immédiatement la teneur du PV de chantier. Pas de place pour l'exubérance donc. Un bon vieux « Rapport de chantier piscine municipale n°3 » fera largement l’affaire 😁.

Toujours dans le but d’identifier rapidement le chantier, il est recommandé de mentionner :

• l’adresse où ont lieu les travaux,
• le nom du client,
• ainsi qu’une brève description des tenants et aboutissants du projet.

Renseigner la date, mais aussi l’heure de la visite des travaux permet de garder le fil de l’avancement du chantier au fur et à mesure des rapports 📅.

D’une visite à une autre, les acteurs présents sur le chantier ne sont pas forcément les mêmes. Indiquer qui était sur place au cours de chaque visite permet de donner davantage de contexte au rapport rédigé 🙋‍♀️🙋‍♂️.

Afin d’entamer la nouvelle visite et de rédiger le rapport de chantier, un petit tour de table est généralement prévu avant de s’assurer que tout le monde est en phase avec le compte rendu précédent.

☝️Si un membre du projet n’était pas présent à la dernière visite, il peut par exemple formuler une remarque à propos du rapport connexe. Cette remarque sera consignée dans le nouveau PV de chantier ✍️.

Un chantier suit un ordre chronologique bien précis. Pour s’assurer du bon déroulement des étapes, il est important de suivre la planification établie. Ainsi, cette partie indique les opérations :

• achevées,
• en cours,
• et à débuter ✅

Le cœur du rapport de chantier.

C’est ici que l’on mentionne l’état d'avancement des travaux. Cela comprend donc les tâches en cours, tout comme celles qui peuvent avoir pris du retard. Tout problème repéré doit être inscrit dans cette partie du compte rendu de chantier ⚠. Ces derniers doivent être décrits avec précision. De la même manière, les solutions à entreprendre pour les résoudre doivent figurer au sein du rapport.

☝️Pour mieux s’y retrouver, l’avancement des travaux est réparti en différentes catégories. On peut par exemple y retrouver une rubrique consacrée à

• l'électricité,
• à la toiture,
• ou encore à la plomberie.

Pour tenir informé l’ensemble des parties prenantes du projet, la date et l’ordre du jour de la prochaine réunion sont indiqués à la fin de chaque rapport de chantier ⏰.

Cette ultime partie a une grande importance. Pour assurer vos arrières d’un point de vue juridique, il est d’usage de faire apparaître un paragraphe qui stipule votre non-responsabilité, conformément au contrat de construction signé.

☝️Même si le PV de chantier n’a pas réellement de valeur juridique en soi, il s’agit tout de même d’une précaution supplémentaire.

Pour faire simple, au plus vous serez précis dans votre rapport, au mieux ce sera.

Dans cette optique, vous pouvez déjà penser à agrémenter le PV de chantier de photos le cas échéant. Pour constater et illustrer un problème, y apposer un visuel est très utile. Qui plus est, la présence de photos rend le rapport bien plus agréable à lire ! 📸

Dans une même logique, évitez de vous lancer dans de grandes tirades explicatives. Soyez certes précis, mais restez concis. La lecture du compte rendu doit pouvoir se faire rapidement.

En vrac, voici quelques conseils supplémentaires à retenir :

• ajoutez un plan du chantier au sein du rapport ;
• numérotez vos remarques en fonction de l’annotation du plan pour gagner en clarté ;
• complétez vos remarques par des commentaires utiles (« à faire d’urgence », « faire appel à un expert », etc.) ;
• personnalisez le rapport aux couleurs de votre entreprise / cabinet pour soigner votre image de marque ;
• pensez à mentionner les coordonnées de chaque acteur du projet pour faciliter la communication.

L’utilisation d’un logiciel BTP va considérablement vous aider à gérer l’ensemble de vos activités de chantier. Très modulaires et intuitifs, ils s’adaptent aux besoins spécifiques de chaque artisan afin qu’il gère les différents aspects de son activité :

• devis,
• factures,
• comptabilité,
• ressources humaines, etc.

☝️Néanmoins, ces logiciels restent assez généraux. Les logiciels de suivi de chantier sont quant à eux, plus ciblés et spécialisés dans la génération de rapports de chantier et de gestion d’avancement de chantiers.

🛠 Exemples de solutions :

Kizeo Forms est une solution mobile qui facilite vos interventions terrain. Vous accédez à des formulaires et une base de données spécialisés dans votre secteur afin de gagner en rapidité. Vous rédigez donc vos rapports de chantier beaucoup plus simplement et rapidement ! Et en plus, l’application mobile centralise tout ce dont vous avez besoin pour vos tournées. 

Avec plus de 2 532 utilisateurs et 91,45 % de clients satisfaits, Vertuoza est une solution de gestion complète et modulaire qui vous bénéficier d’une vue globale et actualisée en temps réel sur l’état d’avancement de chacun de vos projets de construction (état des factures, marges provisoires, commandes…). Le tout, via des informations centralisées directement sur la plateforme pour encore plus d'efficacité !

Indispensable pour assurer le suivi des travaux, le compte rendu de chantier est un document précieux qui doit être rédigé avec soin. Concis, mais précis, il doit permettre à l’ensemble des acteurs du projet de se retrouver facilement dans l’avancement du chantier et d’intervenir le cas échéant.

En effet, assurer la liaison entre ce qui se passe sur le chantier et les bureaux est parfois compliqué. En parallèle du PV de chantier, d’autres solutions existent. Pourquoi ne pas jeter un œil du côté des logiciels qui fluidifient la remontée d’informations terrain ? 👀